Вы можете заказать ведение кадрового учета в нашей компании.
Получите консультацию по телефону в Москве: +7 (499) 110-50-45.
Подробно о перечне работ узнайте на сайте https://efix-group.com/vedenie-kadrovogo-ucheta
Кадровое делопроизводство — одна из тех областей, где ошибки обходятся дорого. Штрафы от трудовой инспекции, судебные споры с сотрудниками, проблемы при налоговых проверках — всё это прямые последствия неправильно организованного учёта. В 2026 году требования к кадровым документам продолжают усложняться: расширяется практика электронного документооборота, обновляются формы отчётности, ужесточается контроль за соблюдением трудового законодательства. Самое время провести полноценный аудит кадровой системы и привести её в порядок.
Зачем проводить аудит кадрового учёта
Многие компании годами работают с документами, которые были разработаны «под первого HR-специалиста» и с тех пор не обновлялись. Трудовое законодательство между тем менялось неоднократно: появились новые требования к трудовым договорам, расширился список обязательных локальных нормативных актов, изменились правила ведения трудовых книжек и сдачи отчётности.
Аудит позволяет выявить три ключевые группы проблем. Первая — документарные нарушения: отсутствие обязательных документов, устаревшие формы, неправильно оформленные приказы. Вторая — процессные сбои: долгое оформление приёма и увольнения, потеря документов, дублирование информации в разных системах. Третья — риски ответственности: ситуации, при которых компания уязвима в случае трудового спора или проверки ГИТ.
Шаг 1. Инвентаризация документов
Начните с полного перечня того, что должно быть в кадровой службе, и сверьте его с тем, что есть на самом деле.
Обязательные локальные нормативные акты:
— Правила внутреннего трудового распорядка.
— Положение об оплате труда и премировании.
— Положение о защите персональных данных.
— График отпусков.
— Штатное расписание.
Обязательные документы по каждому сотруднику:
— Трудовой договор и все дополнительные соглашения к нему.
— Приказы о приёме, переводах, поощрениях, дисциплинарных взысканиях.
— Личная карточка (для тех, кто ведёт бумажный учёт).
— Согласие на обработку персональных данных.
— Должностная инструкция или включённый в договор функционал.
Проверьте каждый документ на предмет актуальности: соответствует ли он действующей редакции ТК РФ, содержит ли все обязательные реквизиты, подписан ли надлежащим образом.
Шаг 2. Проверка трудовых договоров
Трудовой договор — центральный документ кадрового учёта. Судебная практика показывает, что большинство трудовых споров выигрывается или проигрывается именно на основании его содержания и оформления.
На что обратить внимание:
— Условия об оплате труда. Должны быть указаны конкретный размер оклада или тарифной ставки. Формулировка «согласно штатному расписанию» без указания суммы — нарушение.
— Место работы. Если сотрудник работает дистанционно или в обособленном подразделении, это должно быть зафиксировано.
— Режим рабочего времени. Если режим отличается от общепринятого в компании, его необходимо прописать непосредственно в договоре.
— Дополнительные соглашения. Каждое изменение условий — перевод, изменение оклада, смена должности — должно быть оформлено допсоглашением, подписанным до вступления изменений в силу.
Особое внимание уделите договорам с дистанционными работниками: законодательство об удалённой работе содержит ряд специфических требований, которые нередко игнорируются.
Шаг 3. Оценка системы электронного документооборота
В 2022 году вступили в силу поправки в ТК РФ, закрепившие правила ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО). К 2026 году большинство средних и крупных компаний уже перешли на КЭДО или находятся в процессе перехода.
Если вы используете КЭДО, проверьте:
1. Принято ли локальное нормативное соглашение о введении КЭДО и ознакомлены ли с ним сотрудники?
2. Используется ли система, интегрированная с платформой «Работа в России», либо корпоративная система с поддержкой усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи?
3. Соблюдается ли право сотрудника отказаться от КЭДО и работать в бумажном формате?
Если вы ещё не перешли на КЭДО, оцените, насколько это актуально для вашей организации. В ряде случаев — особенно для небольших компаний с низкой текучестью — переход может не оправдать затрат.
Шаг 4. Анализ отчётности
Кадровая отчётность в 2026 году включает несколько ключевых форм:
— ЕФС-1 (Единая форма сведений) — подаётся в СФР при приёме, увольнении, переводе, а также ежегодно по стажу.
— Персонифицированные сведения о физических лицах — ежемесячно в налоговую.
— Отчёт в центр занятости — при наличии вакансий или сокращениях.
Проверьте, своевременно ли сдаётся отчётность, нет ли расхождений между данными в кадровой системе и в бухгалтерии. Частая ошибка — несоответствие дат приёма/увольнения в трудовых договорах и в данных, переданных в СФР.
Шаг 5. Оптимизация процессов
После того, как выявлены нарушения и уязвимые места, можно переходить к оптимизации. Вот несколько направлений:
Автоматизация рутинных задач. Современные HRM-системы позволяют автоматизировать формирование приказов, контроль сроков испытательного срока и отпусков, напоминания о необходимости подписания документов. Это снижает человеческий фактор и ускоряет процессы.
Стандартизация шаблонов. Разработайте единый комплект актуальных шаблонов всех кадровых документов. Это исключает ситуации, когда разные сотрудники используют разные версии одного и того же приказа.
Регламент кадровых процедур. Пропишите пошагово, как оформляются приём, перевод, отпуск, увольнение. Это особенно важно в компаниях, где кадровое делопроизводство ведётся несколькими сотрудниками или передано на аутсорсинг.
Обучение HR-специалистов. Трудовое законодательство меняется регулярно. Запланируйте регулярное обучение — хотя бы раз в год — для сотрудников кадровой службы.
Итог
Кадровый аудит — не разовая акция, а регулярная практика. Оптимально проводить его раз в год или при существенных изменениях в компании: расширении штата, реорганизации, смене руководства. Организованная, актуальная кадровая система — это не только защита от штрафов, но и инструмент управления: она даёт точные данные для принятия решений о персонале и формирует культуру порядка внутри компании.
Закажите услуги по ведению кадрового учета в компании Efix-Group.
Получите бесплатную консультацию у наших экспертов на сайте: https://efix-group.com/vedenie-kadrovogo-ucheta