Когда перед агентством стоит задача провести деловую поездку для 380 человек, стандартная логистика уже не работает. Нужен системный MICE-подход, где каждая деталь — от синхронного перевода до immersive-гала-ужина — работает на бизнес-цели клиента.
В этом кейсе мы подробно разбираем, как мы реализовали 5-дневную цикловую конференцию, превратив сложный event в безупречный майс-проект.
💬 А вы сталкивались с ситуацией, когда логистика «съедала» весь контент программы? Делитесь в комментариях — обсудим, как избежать таких сценариев.
Контент и вовлечение: как удержать внимание на 5 дней подряд
Главная задача любой деловой программы — не дать участникам «выгореть» к третьему дню. Мы ушли от формата «лекция → кофе-брейк → лекция» и выстроили сценарий вокруг интерактива:
- Тематическая игра под бизнес-цели: механики были адаптированы под KPI клиента. Участники решали рабочие кейсы в игровом формате, что повысило усвоение материала на 40% по итогам пост-опроса.
- Гала-ужин в формате immersive-интерактива: ноль предварительной подготовки со стороны гостей. Свет, звук, сценарные ходы и модераторы «подхватывали» зал, превращая ужин в живое бизнес-шоу с элементами нетворкинга.
- Брендированная сувенирная продукция: производство, контроль качества и доставка мерча точно к дате события. Каждый элемент работал на узнаваемость бренда и эмоциональный якорь.
Цифровая инфраструктура: единый контур управления event
Бумажные списки и разрозненные чаты — главный враг масштабируемых проектов. Мы внедлили платформу Puls, которая стала цифровым ядром всей программы:
- Онлайн-регистрация, персональное расписание, загрузка документов и push-уведомления в одном интерфейсе.
- Мгновенная фотопечать и 3 сменяемые фотозоны: контент генерировался участниками в реальном времени, создавая органичный UGC-поток для соцсетей.
- Хелп-деск на площадке все дни мероприятия: техническая и организационная поддержка 24/7. Ни один запрос не оставался без ответа дольше 7 минут.
Полная логистика «под ключ»: один отель, ноль простоев
Организация деловых поездок международного уровня начинается не с бронирования залов, а с синхронизации перемещений:
- Координация перелётов и трансферов из 15+ стран с учётом визовых окон и часовых поясов.
- Размещение в одном отеле с точным распределением категорий номеров (VIP, спикеры, делегаты, организаторы).
- Жёсткая синхронизация прилётов с началом программы: участники попадали на регистрацию или welcome-кофе сразу после заселения. Простоев и «ожиданий в холле» — 0 часов.
Этот проект показал, что майс (MICE) сегодня — это не просто «перевозка + зал». Это экосистема, где контент, логистика, технологии и продакшн работают как единый механизм. Upjet закрывает полный цикл: от разработки сценария до пост-аналитики после возвращения участников.