«Дружите.ру» — это сеть развлекательных детских лагерей в Москве и Московской области. Компания организует творческие, языковые и фэнтези смены, рассчитанные на детей с разными интересами и темпераментами. Заезды выстраивают таким образом, чтобы сочетать активный отдых, командное взаимодействие и вовлеченность в сюжетную игровую среду. Во время смен дети погружаются в тематический «волшебный мир» с костюмированными персонажами, декорациями и реквизитом.
Почему компания «Дружите.ру» решила перейти на ЭДО
На смены сети лагерей «Дружите.ру» ежегодно приезжают более 5 000 детей. С родителем каждого ребенка нужно оформить обязательный пакет документов. Без него компания имеет право не допустить ребенка к смене. Поэтому легитимность и своевременность оформления — не просто вопрос удобства, а обязательное требование.
Изначально в компании документы подписывались на бумаге. Для этого родителям нужно было заранее приехать в офис. Когда количество смен и детей выросло, такая схема работы стала неудобной. Родители тратили время на дорогу, а сотрудники обрабатывали большой объем бумажных договоров. В результате оформление пакета документов на одного ребенка могло занимать до 6 часов.
Чтобы упростить процесс, компания начала высылать документы по электронной почте. Процесс стал дистанционным, но остался трудоемким и все еще требовал много времени. Родители получали файлы, распечатывали их, заполняли, подписывали, сканировали и отправляли обратно. Менеджерам приходилось:
- проверять, отправили ли сканы родители;
- контролировать, полный ли комплект документов был получен;
- напоминать родителям о сроках.
С 1 июля 2025 года в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» обработка и хранение персональных данных граждан РФ должны осуществляться на территории Российской Федерации. Использование для этих целей информационных систем и сервисов, включая электронную почту, зарегистрированных на зарубежных серверах, может привести к нарушению требований законодательства.
Следующим шагом стало внедрение решения по генерации документов через виджет в системе amoCRM. Виджет позволял автоматически заполнять поля в договорах на основе данных из CRM. Это ускорило подготовку документов к смене, но не решило вопрос их подписания и юридической значимости — менеджеры по-прежнему вручную контролировали эти процессы.
Стало понятно, что эти изменения не дают нужного результата. Переход на электронный документооборот (ЭДО) с помощью F.Doc стал логичным шагом в развитии компании.
Как внедряли ЭДО с клиентами в бизнес-процессы компании
Внедрение электронного документооборота с клиентами в компании «Дружите.ру» проходило поэтапно:
Выбор решения
Компания искала решение, которое:
- обеспечит юридически значимое подписание документов с физическими лицами;
- легко интегрируется в существующие процессы;
- позволит сократить время оформления документов и видеть статус подписания в режиме реального времени;
- исключит задержки и потери документов.
F.Doc полностью отвечал этим требованиям:
- Сервис работает в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Документы, подписанные с помощью F.Doc, имеют юридическую силу и равнозначны подписанным от руки.
- Компания «Дружите.ру» уже использовала отраслевую систему amoCRM. Для нее у команды F.Doc уже было разработано готовое интеграционное решение. Чтобы начать работу, потребовалось лишь установить приложение (виджет) из маркетплейса amoCRM.
- Вся процедура для родителей проходит в их смартфонах. Не нужно ждать, пока они приедут в офис или распечатают, подпишут документ, сделают скан и отправят его на электронную почту. Статус подписания отображается в CRM.
- Все документы автоматически сохраняются в системе. Их можно быстро найти по номеру телефона или ФИО родителя.
Тестирование
После выбора F.Doc был запущен процесс тестирования электронного подписания. Начали с постоянных клиентов, которые уже доверяли компании и были готовы к новым форматам взаимодействия. Сначала в электронный формат перевели договоры на оказание услуг, затем — дополнительные соглашения к договору, заявления и согласия на фото- и видеосъемку.
Масштабирование
После успешного тестирования электронное подписание было масштабировано на всех клиентов.
Как теперь организован процесс подписания документов с родителями
- Менеджер формирует документ в учетной системе amoCRM.
- Из карточки клиента с помощью виджета F.Doc менеджер отправляет на номер телефона родителя СМС со ссылкой на документы.
- Родитель переходит по ссылке, вводит проверочный код, читает документы и подписывает их одной кнопкой в своем смартфоне.
- Статус документа в системе автоматически меняется на «Подписан».
Менеджеры в режиме реального времени видят, получен документ или нет, могут отслеживать его статус и при необходимости повторно отправить ссылку.
Результаты внедрения F.Doc
- Переход на юридически значимый электронный формат. Все договоры и другие документы с родителями подписываются онлайн и имеют правовую силу. Бумага, сканы и пересылка файлов по почте больше не нужны. С момента подключения сервиса компания «Дружите.ру» оформила более 6 000 документов.
- Время оформления сократилось в 6 раз. Раньше оформление документов на одного ребенка могло занимать до 6 часов. Теперь — не более 1 часа. Менеджерам больше не нужно вручную проверять сканы, искать документы в письмах и напоминать родителям о подписании.
- Дети приезжают на смену с полным пакетом документов. Документы и их статус всегда доступны для просмотра в CRM-системе. Сотрудники всегда понимают, какие документы подписаны, а какие — нет. Риск отправки ребенка на смену без документов минимизирован.
Отзыв клиента
Мы начинаем продажи путевок минимум за полгода до смены. За это время родителям часто требовались повторные напоминания об оформлении документов — менеджеры регулярно звонили клиентам, пересылали им письма с договором и уточняли детали.
После внедрения F.Doc процесс сократился до одного СМС со ссылкой на документы. Это снизило количество действий со стороны менеджеров как минимум в шесть раз и существенно сократило затраты времени на сопровождение клиентов.
Руководитель технического отдела компании «Дружите.ру»