С 1 сентября 2026 года рынок перевозок переходит на обязательные электронные перевозочные документы. В электронном виде должны оформляться транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные и авиагрузовые накладные. Изменения связаны с Федеральным законом №140-ФЗ от 07.06.2025.
Для государства такой переход понятен - цифровизация повысит прозрачность и минимизирует «серый» бизнес. Для клиента – это означает повышенную безопасность при выборе подрядчика. Однако для экспедитора - это ещё один обязательный процесс, который нужно встроить в ежедневную работу.
При этом нельзя не согласиться с идеей: бумажные документы действительно создают много ручной работы: оригиналы теряются или долго доставляются, водители забывают передать накладные, бухгалтерия ждёт закрывающие, перевозчик ждёт оплату.
Но на практике переход не произойдёт сам собой. Большое количество сделок во имя избежания бюрократии происходят в разных системах: мессенджеры, почта, CRM, эксель. И нововведение – это, по сути, еще одна задача, для которой будет требоваться исполнительность менеджера, сбор данных со всех источников и дополнительный контроль со стороны руководителя
Что стоит сделать экспедитору заранее?
Первое - собрать список документов. Нужно понять, какие документы компания реально использует: заявка, поручение экспедитору, транспортная накладная, экспедиторская расписка, складская расписка, акты, дополнительные формы клиента. Так же следует проанализировать не только «как это работает сейчас», но и «как должно быть на самом деле»
Второе - описать маршрут документа. Кто создаёт документ? Кто проверяет вес, адрес, машину, данные перевозчика и грузополучателя? Кто подписывает? Кто исправляет ошибку? В бумажной схеме многое держалось на ручном контроле менеджера. В электронной схеме такой подход быстро начнёт давать сбои.
Третье - выбрать оператора ЭПД. Работать с ГИС ЭПД компании будут через операторов информационных систем ЭПД: через них документы формируются, подписываются, передаются другим участникам и направляются в государственную систему. На текущий момент основные подрядчики – это Контур Диадок и СБИС.
Четвёртое - проверить электронные подписи и права. У кого есть право подписывать документы? Что делать, если ответственный сотрудник в отпуске? Кто имеет резервный доступ?
Пятое - заранее договориться с клиентами и перевозчиками. Если одна сторона готова к ЭПД, а другая продолжает работать “по старинке”, перевозка будет буксовать.
Главный вывод простой: Нововведения с 1 сентября 2026 года на первый взгляд выглядят как "еще одно правило в документообороте", но на деле - это проверка порядка внутри логистической компании. Кто заранее разложит процесс по полочкам, тот спокойно войдёт в новые правила. Кто отложит до августа, рискует получить не цифровизацию, а дополнительный источник хаоса.
Если дочитали и было полезно - ставьте лайк, а в следующем материале разберем все материалы и зоны ответственности между клиентом, экспедитором и перевозчиком
Материал подготовлен экспертами ООО "Юни Вэй Логистик" (UNIWAY LOGISTIC)
Подробнее о компании: https://uwayl.ru