Имея большой опыт работы по профессии ассистент руководителя, я вывела 5 важных навыков, которыми должен обладать ассистент, чтобы качественно выполнять свои обязанности.
1. Оперативные навыки.
В этот пункт я включила базовые навыки, чтобы быстро выполнять текучку:
- проверка и сортировка почты проекта и руководителя
- поиск нужной информации и исполнителей
- выложить пост в соцсеть
- обработать фото, видео по простой инструкции
- напоминание клиентам о курсах, встречах
- поиск и заказ билетов, гостиниц
- и др.
Это простые навыки, которые многие уже умеют делать. Их не придется выполнять в каждом проекте - везде будет свой пул обязанностей. Но именно с этого набора легко стартовать в профессии. Жаль - на большую оплату с ними рассчитывать не приходится.
2. Навыки управления временем и информацией.
Это следующая ступень - не только собрать или минимально обработать, но и систематизировать, проанализировать:
- создание документов и таблиц с данными
- анализ собранных показателей
- ведение календаря самого руководителя, расстановка приоритетов, напоминания
- знание сервисов для тайм-менеджмента
- еще и знание сервисов для сбора и анализа информации
- ведение библиотеки или базы знаний проекта, чтобы в любой момент найти нужный документ
- и др.
Эти навыки тоже не сложные, но требуют уже дополнительных знаний, умений и основ коммуникации. Ведь не так просто сделать неприятное напоминание руководителю так, чтобы оно казалось приятным 😉
3. Профессиональные технические навыки
Не обязательные навыки, но они очень ценятся руководителями. И повышают оплату 😉 Ведь ни один онлайн-проект не обходится без удобных онлайн-сервисов.
- отправить рассылку
- помочь на вебинаре
- создать опрос
- создать простую страницу для регистрации
- и др.
Сразу скажу, что ассистент не должен владеть этими инструментами также глубоко, как технический специалист. Но умение сделать простые вещи быстро и качественно - очень ценятся в онлайн-проектах.
4. Управление командой.
Начиная вести календарь своего руководителя, вы постепенно будете вовлекаться в общение с командой проекта. Ваш руководитель будет часто просить вас что-то передать, попросить сделать определенного члена команды.
Если вы будете не просто передавать поручения, а и контролировать их выполнение, следить за сроками, передавать следующим исполнителям - это будет очень ценно в глазах предпринимателя. Ведь вы снимите с его плеч большой груз рутины.
Вот несколько примерных работ:
- ведение проектного задачника с техническим назначением сроков и исполнителей
- составление диаграммы Ганта по каждому направлению, курсу
- отслеживание сроков, напоминание
- оплата работ
- найм сторонних специалистов
- заключение договоров (по шаблонам) и договоренностей
- раздача доступов
- и др.
В онлайн-школах иногда также выполняются работы по организации тренингов и курсов - сбор учащихся в чатах и на учебной платформе, назначение кураторов, отслеживание прогресса, сбор отзывов.
Конечно это оплачивается отдельно и очень хорошо 🙂
5. Стильный внешний вид, спорт, здоровый образ жизни.
Да, я не ошиблась - это тоже очень важно для ассистента.
Ассистент довольно часто созваниется с руководителем, партнерами, коллегами. Приятный внешний вид будет играть только в плюс. У нас так и осталось, что «встречают по одежке». Сальные волосы и вытянутые треники - не прибавят вам вес в глазах руководителя.
Также ценятся энергичные, активные по жизни люди. Такого эффекта не добьешься, сидя по 8 часов за компом и питаясь макаронами с майонезом. Спортзал, йога, вкусное питание - добавят вам энергии и интереса к жизни 💪
Успешные люди хотят видеть рядом с собой активных красивых людей.
Я сама считаю это очень большим жирным плюсом этой профессии.
---------
В итоге могу сказать, что в данной специальности нет предела совершенству. Нужно постоянно развиваться, набираться опыта, профессионализма, следить за собой и личной жизнью. Оплата будет только увеличиваться.
Хорошие специалисты в этой сфере на вес золота.
Интересно, сколько граммов я уже вешу 😀