Каждый день подписываются договоры, отправляются счета, УПД и др. Многие пользователи выбирают перейти на электронный документооборот в сервис 1С-ЭДО.
Но в работе возникают вопросы. Как отправить договор в 1С-ЭДО? Что необходимо настраивать для подключения обмена? Что нажимать, чтобы отправить пакет документов, а не один? Разберём несколько способов, как отправлять контрагентам электронные документы через систему ЭДО и получать максимальную оптимизацию.
1С-ЭДО - помощник для электронного документооборота
1С-ЭДО – это сервис электронного документооборота, встроенный в 1С. Если пользователь работает в 1С, у него есть настройки для подключения документооборота. Не надо переходить с привычного интерфейса для отправки документа (например, договора). Обмен происходит в одном пространстве, что исключает разные ошибки.
Преимущество сервиса – бесшовная интеграция. Не надо: ставить дополнительное ПО, оплачивать настройку интеграции с учётной системой и думать о совместимости. Сервис обновляется вместе с платформой и решением. Так пользователь получает работу в актуальной и защищённой среде, соответствующей закону.
Способы и этапы отправки электронного документа
В 1С-ЭДО есть несколько сценариев для отправки документов контрагентам, что позволяет пользователю выбрать способ обмена.
Отправка из списка. Можно инициировать процесс из журнала документов. Откройте справочник, например, «Реализации (акты, накладные)», и в панели или разделе «ЭДО» выберите «Отправить электронный документ».
Отправка из карточки документа. Если документ открыт, перейдите в настройку «ЭДО» и нажмите «Отправить электронный документ».
Подписание и отправка из карточки – основной способ. Перейдите в карточку и нажмите «Подписать и отправить». Система применит подпись и отправит файл.
Работа через «Текущие дела ЭДО» – метод массового обмена. Перейдите в раздел «Текущие дела ЭДО» («Покупки»/«Продажи»). В папке «Исходящие» есть список. Выделите документ и нажмите «Подписать и отправить».
Пакетная отправка
Одна из функций сервиса – отправка пакетом. Это незаменимо, когда необходимо передать несколько документов, а не один. Способ позволяет объединить все в одну транзакцию. Объединение происходит перед отправкой. Откройте форму (раздел «ЭДО – Просмотреть электронный документ») и нажмите «Добавить в пакет». Выберите источник для добавления файлов. Есть несколько настроек обмена:
- Файл с компьютера. Позволяет прикрепить файл из ПК. Он будет добавлен как вложение к произвольному документу в пакете.
- Файл из хранилища. Если ранее загружали файлы, можно выбрать их из внутреннего хранилища, не обращаясь к локальным дискам.
- Документ базы – частый случай. Можно добавить документ на основании связанных документов системы. Если для документа нет эквивалента, система предложит пользователю сформировать на основе данных учёта.
После добавления документа подключится вкладка. Для добавления новых нажмите «Добавить в пакет». Документы открываются на своей вкладке, что позволяет переключаться для проверки. Если добавлен лишний документ, закройте его вкладку. Число документов в пакете не ограничено. Когда все собрано и проверено, нажмите «Подписать и отправить пакет». Система подпишет документы электронной подписью и отправит контрагенту.
Важно: в пакет можно добавить как формализованные документы, так и обычные, например, печатную форму PDF. Это удобно для передачи сопроводительных писем.
Заключение
Электронный документооборот – не просто один модный тренд, а реальный способ повышения эффективности. Подключение сервиса 1С-ЭДО и вовсе позволит пользователю получить возможность обмена с контрагентами документами (например, договорами), не переходя с 1С. Благодаря интеграции, настройкам отправки и поддержке пакетной обработки, работа с документами становится проще.