Как работодателю сэкономить на фонде оплаты труда: законные способы и их сравнение в цифрах

Способы уменьшить НДФЛ и страховые взносы с зарплаты сотрудников, не получив претензии проверяющих органов, а также их сравнение по нескольким признакам: выгода, сложность, безопасность.

После того, как ограничили применение льготы для субъектов малого и среднего предпринимательства по уплате страховых взносов по пониженной ставке (30% до полуторного МРОТ, 15% свыше полуторного МРОТ) с 01.01.2026г. перечнем отраслей, вопрос экономии на фонде оплаты труда (далее – ФОТ) стал еще актуальнее. Рассмотрим все данные нам законом способы, которые с большой долей вероятности не повлекут доначисления налогов и взносов, с учетом того, что для «упрощенцев» перечень затрат с 01.01.2026г. стал открытый, а это добавляет им возможностей для оптимизации ФОТ. О том, как не надо экономить на сотрудниках, в частности, платить ниже МРОТ, я говорила в этой статье.

1. ИП или самозанятый

Начнем, конечно же, с самого выгодного, но и самого опасного способа: привлечение самозанятого или индивидуального предпринимателя для выполнения работ или оказания услуг для организации вместо найма по трудовому договору.

• НДФЛ – нет,
• Страх.взносы – нет,
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет,

т.к. данные категории лиц сами уплачивают за себя налог (Письма Минфина РФ от 13.03.2026 N 03-04-06/20231, № 03-04-05/80357 от 14.09.2020).

• Включить в затраты по УСН или ОСН – да, при наличии деловой цели и подтверждающих документов: договор, акт, чек (пп.5 п.1, п.2 ст.346.16, пп.6 п.1 ст.254 НК РФ, п.1 ст.252 НК РФ).
• Сложности в применении: необходимо соблюдать правила безопасности, чтобы не дать проверяющим в руки доказательства того, что вы маскируете трудовые отношения под гражданско-правовые. Признаки подмены трудового договора перечислены в письме ФНС от 16.09.2021г. № АБ-4 20/13183@, а критерии для того, чтобы проверяющие обратили на вас внимание, перечислены в приказах Минтруда России от 02.02.2024 № 40н, от 08.12.2025 № 685н.
• Ограничение по сумме: нет, но желательно соответствовать уровню рыночных цен на аналогичные работы/услуги плюс-минус обоснованные отклонения.
• Налоговые риски: пристальное внимание проверяющих органов к договорам с самозанятыми, большой риск переквалификации ДГПХ в трудовой с последующим доначислением НДФЛ, страховых взносов, штрафа и пеней от суммы выплат договорникам.
• Экономия в цифрах:

Здесь и далее возьмем для примера, что сумма выплаты сотруднику должна получиться = 30 тыс. руб. «на руки». Рассмотрим оформление выплаты разными способами, и посчитаем выгоду по сравнению с обычной зарплатой для разных налоговых режимов:

Варианты экономии ФОТ при оформлении договора с ИП / самозанятым

2. ДГПХ с физлицом

Если физлицо, с которым заключается договор гражданско-правового характера (далее – ДГПХ) на выполнение работ или оказание услуг, не является ни самозанятым, ни индивидуальным предпринимателем, то экономия здесь мизерная – только на взносах от несчастных случаев. Выгода для работодателя здесь в том, что не нужно платить отпускные, больничные и прочие сохраняемые заработки на время отсутствия работника, а также легко расстаться с работником по окончании срока договора.

• НДФЛ – да (п.1 ст.226 НК РФ).
• Страх.взносы – да (пп.1.1 п.1 ст.420 НК РФ).
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (п.1 ст.20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да, при наличии деловой цели и подтверждающих документов: договор, акт (пп.5 п.1, п.2 ст.346.16, пп.6 п.1 ст.254, п.1 ст.252 НК РФ).
• Сложности в применении: в договоре должен быть прописан конкретный объем работ и его стоимость, а не непрерывная трудовая функция. В целом признаки подмены трудового договора такие же, как в предыдущем пункте.
• Ограничение по сумме: нет, но желательно соответствовать уровню рыночных цен на аналогичные работы/услуги плюс-минус обоснованные отклонения.
• Налоговые риски: внимание налоговой к таким договорам гораздо меньше, т.к. налоги платятся почти в полном объеме. Здесь скорее риски в признании договора трудовым с выплатой сотруднику всех причитающихся по трудовому кодексу гарантий, но это ситуация достаточно редкая, и должна быть инициирована самим работником.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при оформлении ДГПХ с физлицом

3. Договор аренды авто сотрудника (без экипажа)

Я считаю это одним из наиболее выгодных для предприятия способов экономии, т.к. здесь помимо экономии на страховых взносах есть возможность включать в затраты, кроме аренды, и все сопутствующие эксплуатации автомобиля траты: ГСМ, ремонт, обслуживание, страхование.

• НДФЛ – да (пп.4 п.1 ст.208, п.1 ст.226 НК РФ).
• Страх.взносы – нет, т.к. предметом договора аренды авто без экипажа является переход права собственности, а не выполнение работ или оказание услуг (п.4 ст.420 НК РФ, ст.642 ГК РФ). Если же вы заключили договор аренды с экипажем, на сумму вознаграждения экипажа страховые взносы начисляются в общем порядке.
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (п.1 ст.20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да. Причем не только сумму арендной платы, включая НДФЛ (пп.4 п.1 ст.346.16, пп.10 п.1 ст.264 НК РФ), но и затраты на содержание, эксплуатацию, текущий и капитальный ремонт, страхование автомобиля, которые, согласно ст.644-646 ГК РФ, обязан нести арендатор или их можно возложить на него условиями договора (пп.3,12 п.1 ст.346.16, пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).
• Сложности в применении: в организации должны быть должности, которые подразумевают служебные поездки: директор, менеджер, инженер, техник, ремонтник, да даже бухгалтер, если развозит документы клиентам или ездит в госучреждения (про курьеров и водителей, работающих на своем авто, отдельная история). Автомобиль должен быть в собственности физлица. Необходимо оформить должным образом передачу авто, закрепление за сотрудником, порядок содержания транспорта, учесть суммы понесенных затрат и т.п., выплаты по договору производить в дни, отличные от выплаты зарплаты. Сотрудникам необходимо составлять путевые листы или иные документы, подтверждающие служебный характер поездок. Предрейсовые медосмотры проходить таким сотрудникам не требуется (разъяснения на сайте Онлайнинспекция: Вопрос № 140035 от 17.11.2020), в отличие от водителей.
• Ограничение по сумме: нет, но желательно соответствовать уровню рыночных цен на аналогичные работы/услуги плюс-минус обоснованные отклонения. Т.е. в нашем случае, в зависимости от интенсивности эксплуатации авто, сравнить с каршерингом или такси сроком на месяц или по частоте поездок.
• Налоговые риски: при отсутствии правильно оформленных документов (договор, акт приема-передачи, подробно заполненные путевые листы и т.п.) возможна переквалификация выплат по договору аренды в трудовые. Но в целом проверяющие, в т. ч. из фондов, достаточно спокойно относятся к таким договорам, хотя нельзя дать гарантии, что все не изменится.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при заключении договора аренды авто без экипажа

4. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Это другой вариант оформления использования сотрудником собственного авто в служебных целях, но менее выгодный. Дело в том, что такая компенсация может быть включена в затраты для целей налогообложения только в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации, а норма эта составляет 2400 руб. в месяц для легкового авто. Компенсация сверх нормы может выплачиваться по соглашению сторон по ст.188 ТК РФ с предоставлением подтверждающих затраты документов, но за счет прибыли предприятия.

• НДФЛ – нет (абз.2 п.1 ст.217 НК РФ),
• Страх.взносы – нет (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ),

даже с суммы сверх нормы, если это закреплено соглашением с работником (Письма Минфина РФ от 12.09.2018 N 03-04-06/65168, N 03-04-06/65170, от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (пп.2 п.1 ст.20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письма СФР от 26.09.2025 № 19-02/93619л, от 26.09.2025 № 19-02/93633л, от 26.09.2025 № 19-02/93615л).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да в пределах нормы, нет свыше нормы (пп.11 п.1 ст.264, п.38 ст.270 НК РФ, пп.12 п.1 ст.346.16 НК РФ), норма составляет 2400 руб. для легкового авто с объемом двигателя до 2000 см3, и 3000 руб. для двигателя свыше 2000 см3, в месяц (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92).
• Сложности в применении: должность сотрудника должна подразумевать служебные поездки, авто должно быть в собственности работника, необходимо оформить приказ или соглашение о компенсации, на сумму компенсации сверх нормы нужно собирать подтверждающие затратные документы и оформлять путевые листы, подтверждая служебный характер поездок (Письмо ФНС РФ от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
• Ограничение по сумме: нет для НДФЛ и страховых взносов, да (2400 руб.) для включения в затраты.
• Налоговые риски: в пределах нормы не привлекает внимание проверяющих. Возможна попытка начислить налоги с компенсации сверх нормы, но судебная практика и разъяснения органов сейчас в пользу налогоплательщиков, при оформлении полного комплекта документов риски практически отсутствуют.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при выплате компенсации за использование авто в служебных целях

5. Возмещение иных расходов работника в служебных целях

Возможные виды компенсаций: за разъездной характер работы, за сотовую связь, за использование в служебных целях иного личного имущества работника, кроме транспорта, например: своих инструментов, компьютера и другого оборудования дистанционным работником и т.п. (ст.168.1, ст.188 ТК РФ).

• НДФЛ – нет (абз.2, абз.12 п.1 ст.217 НК РФ).
• Страх.взносы – нет (пп.2 п.1 ст.422 НК РФ).
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (пп.2 п.1 ст.20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да, по УСН перечень затрат с 2026 года стал открытый (пп.45 п.1 ст.346.16 НК РФ, абз.1 ст.255 НК РФ, отсутствие в ст.270 НК РФ).
• Сложности в применении: необходимо заключить соглашение с работником, собирать подтверждающие затратные документы для компенсации понесенных затрат, если делать выплату фиксированной суммой, нужно корректно оформить документы: экономически оправданный расчет компенсации, утверждение его в ЛНА (Письма Минфина от 23 марта 2021 г. N 03-04-06/20746, от 24 февраля 2021 г. N 03-04-06/12696; Письмо Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672; п.4 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 21.10.2015 г.).
• Ограничение по сумме: нет.
• Налоговые риски: При наличии полного комплекта документов практически отсутствуют.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при компенсации служебных расходов работнику

6. Материальная помощь и подарки до 4 тыс. руб. в год

Материальная помощь и подарки вне зависимости от повода не облагаются НДФЛ и страх.взносами по каждому основанию в сумме не более 4 тыс. руб., т.е. можно одному сотруднику выплатить в течение года и то, и другое, на общую сумму 8 тыс. руб. Недостаток - не включаются в затраты в целях налогообложения.

• НДФЛ – нет (п.28 ст.217 НК РФ).
• Страх.взносы – нет (пп.11 п.1 ст.422 НК РФ – матпомощь, п.4 ст.420 НК РФ, п.1 ст.572 ГК РФ – подарки).
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (пп.12 п.1 ст.20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ – матпомощь, п.1 ст.20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ – подарки).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – нет (ст.346.16, п.23 ст.270 НК РФ – матпомощь, п.16 ст.270 НК РФ – подарки).
• НДС – да, если подарок вещественный, т.е. товар или продукция. Если вы являетесь плательщиком НДС, не забывайте, что при безвозмездной передаче имущества, которым и является подарок в неденежной форме, необходимо начислить НДС (п.1 ст.146 НК РФ).
• Сложности в применении: По части документального оформления для матпомощи несложно: типовое заявление и приказ, можно коллективный. Для подарков посложнее: также коллективный приказ и ведомость получения подарков, плюс для подарка суммой свыше 3 тыс. руб. обязательна письменная форма договора (п.2 ст.574 ГК РФ, Письмо Минфина РФ от 15.10.2021 N 03-01-10/83519). Нужно контролировать периодичность обоих выплат – не более одного раза в год, иначе с превышения все налоги и взносы платятся в обычном порядке.
• Ограничение по сумме: 4 тыс. руб. в год по каждому основанию.
• Налоговые риски: При наличии полного комплекта документов практически отсутствуют, внимания контролирующих органов не привлекают ввиду мизерной суммы.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при выплате мат.помощи и подарка по 4 тыс. раз в год

7. Выплаты социального характера

Организация, помимо оплаты за труд, может производить выплаты, направленные на улучшение качества жизни работников, такие, как питание, оплата проезда к месту работы в черте города, фитнес/спорт, аренда квартиры (не связанная с требованием работодателя о переезде), путевки, медицинские расходы, лекарства и т.п. К сожалению, инструментом экономии ФОТ данные выплаты являться не могут, т.к. Минфин и ФНС стабильно дают разъяснения, что на такие поощрения нужно все налоги и взносы начислять, но в затраты для налогообложения не включать (письма Минфина России от 14.08.2023 № 03-03-06/3/75969, от 08.10.2024 № 03-03-06/3/97206). Сюда же отнесем премии к праздничным, юбилейным датам свыше 4 тыс. руб. в год, так как по ним позиция аналогичная. Суды более справедливо подходят к этому вопросу, и считают, что выплаты, не связанные с результатами труда, т.е. социальной направленности, не должны облагаться страх.взносами (Определении ВС РФ от 19 мая 2021 года №302-ЭС21-2582), но и не включаться в затраты. Если же предприятие доказывает, что данные выплаты являются частью системы оплаты труда, то появляются страх.взносы.

Из этого замкнутого круга есть пара исключений, которые работодателю можно использовать как инструмент экономии ФОТ, т.к. льготы по ним четко прописаны в законодательстве:

- возмещение затрат работнику по уплате ипотечных процентов (далее сокращенно – ипот.%);

- добровольное медицинское страхование, оплаченное работодателем (далее сокращенно – ДМС):

• НДФЛ – нет (п.40 ст.217 НК РФ – ипот.%; п.3 ст.213 НК РФ – ДМС), исключение: ипот.% облагаются НДФЛ при УСН «Доходы» (Письмо Минфина России от 04.03.2016 N 03-04-05/12746).
• Страх.взносы – нет (пп.13 п.1 ст.422 НК РФ – ипот.%; пп.5 п.1 ст.422 НК РФ – ДМС).
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (пп.14 п.1 ст.20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ – ипот.%; пп.5 п.1 ст.20.2 Закона № 125-ФЗ – ДМС).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да, по УСН перечень затрат с 2026 года стал открытый (пп.45 п.1 ст.346.16 НК РФ, п.24.1 ст.255 НК РФ – ипот.%; п.16 ст.255 НК РФ – ДМС).
• Сложности в применении: необходимо корректное документальное оформление оснований и самих выплат, чтобы их невозможно было признать частью оплаты труда, а также дословно соблюсти требования законодательства по данным льготам.
• Ограничение по сумме – да: в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда всех работников (п.24.1 ст.255 НК РФ) – для ипот.%, и 6 процентов от суммы расходов на оплату труда (абз.9 п.16 ст.255 НК РФ) – для ДМС.
• Налоговые риски: если проверяющими данные выплаты будут признаны частью оплаты труда, последует доначисление НДФЛ и страх.взносов.
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при выплате компенсации ипотечных процентов

8. Ученический договор

По такому договору работодатель может обучать соискателей или уже имеющихся сотрудников как с привлечением образовательной организации, так и самостоятельно (ст.198, 203 ТК РФ). На период обучения слушателям выплачивается не зарплата, а стипендия (ст.204 ТК РФ), которая не облагается страховыми взносами. И здесь возникает соблазн вместо испытательного срока принимать новых сотрудников по ученическому договору для обучения «в стенах» предприятия. Но на практике обычному малому предприятию очень сложно применить данный способ так, чтобы это не обернулось переквалификацией в трудовой, из-за чего я первоначально даже не включила в статью этот вид выплат. Итак, подробнее о стипендии по ученическому договору:

• НДФЛ – да (п.1 ст.210, п.11 ст.217 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 13.11.2020 № 03-04-06/99393).
• Страх.взносы – нет (п.1 ст.420, Письмо Минфина РФ от 21.06.2019 № 03-15-06/45624).
• Страх.взносы от НСиПЗ – нет (п.1 ст.20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
• Включить в затраты по УСН или ОСН – да (пп.33, 45 п.1 ст.346.16, пп.23 п.1, п.3 ст.264 НК РФ).
• Сложности в применении:

- Хоть работодателю и не нужна образовательная лицензия (разъяснения на сайте Онлайнинспекция: Вопрос № 138644 от 16.10.2020), им должна быть разработана реальная программа профессионального обучения с чёткими целями и контрольными точками (учебный план, расписание занятий, экзамены) для каждой работы/должности, закреплен наставник, не предприятии должен быть оборудован учебный класс с методическими пособиями;

- Срок обучения не прописан конкретно в законодательстве, но должен быть разумным, нельзя затягивать. Обычно речь идет о 1–3–6 месяцах (по аналогии с испытательным), но в показательном деле № А76-4285/2021 проверяющие сочли признаком вины работодателя то, что срок ученического договора совпадал с испытательным в трудовых договорах;

- Если соискатель не подпишет трудовой договор или отработает менее года, выплаченные ему суммы (если ранее они отнесены в затраты) необходимо включить в доходы организации (пп.2 п.3 ст.264 НК РФ).

• Ограничение по сумме: сумма стипендии должна быть не ниже МРОТ (ст.204 ТК РФ).
• Налоговые риски: достаточно высокие, при массовости заключения таких договоров и, самое главное, при реальной подмене трудовых отношений обучением, вероятна переквалификация и доначисления (Определение Верховного Суда РФ от 31.03.2022 № 309-ЭС22-2353 по делу № А76-4285/2021).
• Экономия в цифрах:

Варианты экономии ФОТ при выплатах соискателям.

9. АУСН

О том, когда имеет смысл переходить на АУСН с целью сэкономить на страховых взносах, я подробно говорила в статье «А вам точно нужна АУСН?». Вкратце: если организация попадает под критерии для применения режима, в т. ч. численность персонала не более 5 человек, и у них достаточно высокие зарплаты.

Топ способов экономии ФОТ

(субъективный, исходя из моей практики):

1 место. ИП или самозанятый из-за величины экономии и простоты оформления отношений, при соблюдении всех требований безопасности, конечно.

2 место. Аренда авто без экипажа из-за возможностей по включению в расходы организации еще и сопутствующих затрат на содержание авто, и невысокого (пока) внимания проверяющих к данному типу договора.

3 место: Матпомощь до 4 тыс. руб. – простое оформление, подходит всем, но маленькая экономия.

Остальные варианты нужно рассматривать индивидуально для каждой организации, в т. ч. в зависимости от системы налогообложения: для УСН «доходы» и «УСН доходы – расходы» экономия от одного и того же способа разная, как видно из примеров.

Ну и конечно, нужно понимать, что все варианты выплат, отличающиеся от обычной заработной платы с полным комплектом налогов и взносов, будут привлекать внимание проверяющих органов, и возможность доначисления полностью исключить нельзя. Главное правило безопасности – все рассмотренные выплаты не должны выглядеть как часть заработной платы.

О том, как можно сэкономить на выплатах учредителям (т.е. про вывод денег с юрлица на физлицо), поговорим в следующей статье.