Командировочное удостоверение используют с советских времён. Несмотря на то что сейчас это не обязательный документ, организации могут продолжать его выдавать для командировок. У такого шага есть свои причины, да и работнику это тоже может быть полезно.
Объясняю, для чего требуется данное удостоверение, каким образом его следует правильно заполнять и что с ним делать во время и после поездки.
Зачем нужно командировочное удостоверение
Это официальный документ. Он подтверждает, что работник организации выехал в командировку, прибыл на место назначения, выполнил свои задачи и вернулся обратно в установленный срок. Также это удостоверение называется командировочным листом.
На основании этого документа бухгалтерия имеет право списывать командировочные расходы и снижать налогооблагаемую базу при расчёте налога на прибыль. Работник же может подтверждать не только расходы, но и цель визита в другую организацию.
Важно: командировочное удостоверение — не обязательный отчётный документ. Правительство исключило его из этого списка в постановлении от 29 декабря 2014 года № 1595. Теперь подтверждать факт командировки можно с помощью приказа и служебной записки, а расходы — с помощью договора найма жилья и билетов.
Кто занимается оформлением
Если компания продолжает использовать командировочные удостоверения, их должна оформлять кадровая служба или бухгалтерия — на основании приказа. В некоторых случаях право оформления документа может быть передано другому сотруднику, но сам работник никогда не занимается этим самостоятельно.
Есть ли правила оформления
Образец утвердил Госкомстат в постановлении от 5 января 2004 года № 1. Однако организация может использовать и свой бланк командировочного удостоверения, от Госкомстата — только рекомендации.
Стандартный бланк состоит из двух сторон: лицевая сторона предназначена для заполнения до начала командировки, а оборотная — для заполнения в процессе и после завершения поездки.
Как заполнить лицевую сторону
В начале указываются данные о компании:
● наименование и правовая форма;
● код ОКПО — из регистрационных документов;
● номер и дата удостоверения.
Далее приводятся данные о сотруднике и условиях командировки:
● фамилия, имя и отчество сотрудника;
● табельный номер;
● отделение и место работы;
● данные паспорта;
● место и цель командировки;
● время и даты.
На лицевой стороне цель указывается в свободной форме, к формулировке предъявляются определенные требования.
Затем документ передаётся на подпись руководителю и передаётся работнику. В течение командировки работник обязан иметь его при себе.
Как заполнить оборотную сторону
В верхнем левом углу следует указать:
● название организации сотрудника;
● дата отправления в командировку;
● наименование должности и подпись уполномоченного лица с расшифровкой;
● печать предприятия.
Остальная часть бланка предназначена для отметки принимающей стороны. После визита сотрудника в другую организацию на документе должны появиться:
● название организации;
● даты приезда и отъезда сотрудника;
● Должность и подпись ответственного лица с расшифровкой;
● штамп компании.
Оборотную сторону заполняет отдел кадров или бухгалтерия принимающей стороны.
Если сотрудник направляется не в организацию, а для проведения переговоров с другим человеком, даты приезда и отъезда можно указать в отеле или местной администрации.
Стандартный бланк также известен как форма № Т-10, и его можно легко скачать.
Что делать после командировки
После возвращения из поездки работник передаёт командировочное удостоверение ответственному лицу для отметки о прибытии. Вместе с приказом и всеми платёжными документами удостоверение передаётся бухгалтерии. Она подсчитывает расходы и либо возмещает работнику всё, что он потратил сверх аванса, либо принимает в кассу излишек. На основании этих же документов бухгалтерия снижает налогооблагаемую базу.
Где можно найти отели для командировки
Ещё раз самое важное
- Командировочное удостоверение подтверждает, что работник был в служебной поездке, а не просто потратил выданный аванс на путешествие.
- Это не обязательный документ. Его могут заменять приказ, служебная записка и платёжные документы вроде договора найма жилья и билетов.
- Обычно заполнение командировочного удостоверения берёт на себя кадровая служба или бухгалтерия, иногда оформление делегируют кому-то ещё, но не работнику.
- Есть образец бланка, его используют с 2004 года. Однако это только пример, организация вправе использовать свой.
- Перед командировкой заполняется лицевая сторона. На ней указываются сведения об организации, работнике и командировке.
- Во время командировки принимающая сторона заполняет оборотную сторону: указывает сведения о себе, а также даты приезда и отъезда работника.
- В конце документ передают бухгалтерии, чтобы она сверила расходы на командировку и учла при расчёте налога на прибыль.
Автор обложки: Marten Bjork.
Часто задаваемые вопросы
Что такое командировочное удостоверение?
Командировочное удостоверение — это документ, который подтверждает, что работник организации отправился в служебную поездку. Он фиксирует сведения о работнике, дате командировки и её цели. Хотя это удостоверение не является обязательным, многие организации по-прежнему используют его для учета расходов.
Нужно ли оформлять командировочное удостоверение?
Оформление командировочного удостоверения не является обязательным, поскольку с 2014 года его исключили из списка необходимых документов. Тем не менее, работодатели могут выдать его для упрощения учета командировочных расходов и подтверждения цели поездки работника.
Кто отвечает за оформление командировочного удостоверения?
Оформление командировочного удостоверения, как правило, лежит на кадровой службе или бухгалтерии компании. Иногда права на оформление могут передаваться другим сотрудникам, но сам работник не может оформить данный документ.
Как правильно заполнить командировочное удостоверение?
Заполнение командировочного удостоверения состоит из нескольких этапов: сначала указываются данные об организации и работнике, а затем цели и сроки поездки. Данные о прибывшей и убывшей дате заполняются принимающей стороной и подписываются ответственным лицом. Обязательно внести печать организации.
Как воспользоваться командировочным удостоверением после поездки?
После завершения командировки работник возвращает удостоверение ответственному лицу для отметки о прибытии. Затем документ передается в бухгалтерию вместе с приказом и платёжными документами для возмещения расходов и учета налогооблагаемой базы.