Почему после бронирования тура туриста ведёт не один менеджер, а целый Отдел сопровождения.
Вроде бы тур выбрали, договор оформили, деньги внесли — дальше остаётся только ждать вылета. Но в реальности всё сложнее.
После бронирования у туриста часто появляется ещё больше вопросов, чем до покупки: за тур нужно доплатить, получить документы, отследить изменения рейсов. Либо турист не может лететь, и нужно решать вопрос по замене человека, аннуляции или перебронировании.
И самое неприятное — не сам вопрос.
А ситуация, когда вопрос срочный, до вылета осталось несколько дней, а менеджер - на выходном или в отпуске. И непонятно, как и когда он сможет ответить и помочь.
Почему схема “один менеджер ведёт всё” не всегда работает
Во многих агентствах туриста после бронирования продолжает вести тот же менеджер, который продал тур.
На первый взгляд это удобно: один человек всё знает, вся история у него. Но у этой схемы есть слабое место.
У менеджера бывают выходные, отпуск, больничный, загруженность, другие клиенты, встречи, подборы, бронирования.
А в туризме многие вопросы нельзя отложить до завтра.
Если изменилось время рейса, пришли документы, нужно проверить данные, заполнить анкету, уточнить трансфер или быстро связаться с туроператором — туристу важно получить ответ вовремя. Тогда, когда это действительно нужно.
Именно поэтому у нас в агентстве после бронирования туриста ведёт не только менеджер, который продал тур, а отдельный Отдел сопровождения. Который работает ежедневно с 9 до 21.
По заявке есть процесс, ответственные люди и понятная передача информации.
Отдел сопровождения — не дополнительная платная услуга, а часть нашего сервиса.
Что такое отдел сопровождения
Отдел сопровождения подключается после бронирования тура.
Его задача — помочь туристу спокойно пройти путь от оплаты до возвращения домой.
Следим за рейсами и изменениями
Рейс может измениться в самый неудобный момент.
Турист уже настроился на одно время вылета, спланировал дорогу в аэропорт, договорился с работой, продумал сборы — и вдруг приходит изменение.
Особенно в последнее время, из-за политической ситуации такое бывает очень часто.
Меняется время вылета. Иногда корректируется аэропорт, номер рейса или расписание. Иногда туроператор присылает обновлённую информацию ближе к дате поездки.
Отдел сопровождения отслеживает такие изменения и объясняет туристу, что произошло.
Например:
— изменилось время вылета
— поменялась полётная программа
— пришла новая информация от туроператора
— нужно уточнить детали по трансферу или документам
Наша задача — чтобы турист не узнавал важные вещи случайно и не пытался сам разобраться в переписках с туроператором.
Помогаем с документами, анкетами и данными
По некоторым странам перед поездкой могут быть анкеты, формы, уточнения по документам или дополнительные требования.
И даже если всё кажется несложным, туристу часто спокойнее, когда рядом есть человек, который подскажет, что именно нужно заполнить и на что обратить внимание.
Особенно это важно, когда летит семья: несколько паспортов, дети, разные сроки действия документов, разные фамилии, данные для билетов.
Отдел сопровождения помогает разобраться с такими вопросами и проверяет, чтобы важные данные не были упущены. И там, где это возможно - заполняет анкеты за туриста. Например по Мальдивам, Таиланду, Бали.
Передаём пожелания и важные нюансы в отель
Есть вещи, которые нельзя гарантировать, но можно заранее правильно запросить.
Например:
— номер повыше
— по возможности тихий корпус
— кровать определённого типа
— размещение рядом, если летят несколько семей
— отметка о важной дате или событии
Конечно, отель не обязан выполнять все пожелания.
Но если их правильно передать заранее, шанс получить более комфортное размещение выше, чем если вообще ничего не сообщать.
Когда до вылета несколько дней — скорость ответа особенно важна
Перед поездкой почти всегда появляются дополнительные вопросы.
Что брать с собой?
Когда приезжать в аэропорт?
Где искать трансфер?
Что делать, если документы ещё не пришли?
Как понять, включён ли багаж?
Можно ли поменять данные?
Что делать, если возник вопрос по страховке?
Часто это не сложные проблемы, но именно такие мелочи создают ощущение тревоги перед отдыхом.
И здесь важна не только правильность ответа, но и скорость.
Когда до вылета остаётся несколько дней, туристу не хочется ждать, пока менеджер выйдет с выходного или освободится после других клиентов.
Поэтому Отдел сопровождения помогает закрывать такие вопросы максимально оперативно.
Помогаем, если вопрос возник уже на отдыхе
Иногда вопросы появляются не до поездки, а уже на месте.
Например:
— туристы не могут найти трансфер
— возник вопрос по заселению
— не нравится номер
— отель что-то объясняет непонятно
— появились вопросы по страховке
В другой стране даже небольшой вопрос может ощущаться серьёзнее.
Особенно если турист не понимает, куда обращаться. Отдел сопровождения помогает разобраться, подсказывает порядок действий и при необходимости связывается с туроператором.
Например, турист приехал в отель, а номер не нравится.
Это не всегда значит, что отель плохой. Иногда нужно правильно обратиться на ресепшен, иногда подключить гида или туроператора, в том числе через Московский офис.
Что важно понимать
Отдел сопровождения — это не волшебная кнопка, которая отменяет любые сложности.
Мы не можем отменить задержку рейса, заставить отель гарантированно дать номер выше категории или изменить правила туроператора.
В туризме есть ситуации, которые зависят от авиакомпании, отеля, принимающей стороны или туроператора.
Но мы можем сделать другое:
— объяснить, что происходит
— подсказать порядок действий
— связаться с туроператором
— помочь правильно зафиксировать проблему
— напомнить, какие есть варианты решения
— не оставить вопрос без внимания
И часто именно это сильнее всего снижает стресс.
Потому что турист понимает: рядом есть команда, которая поможет разобраться.
Почему туристы особенно ценят сопровождение
Отпуск начинается не в день заселения в отель.
Он начинается гораздо раньше — с документов, рейсов, сборов, ожидания вылета и десятка мелочей, которые либо проходят спокойно, либо начинают портить настроение ещё до поездки.
Когда этим занимается отдельный отдел, туристу спокойнее.
Не нужно самому отслеживать каждую деталь, искать информацию в разных источниках и переживать, правильно ли всё понял.
Именно поэтому многие туристы особенно ценят сопровождение уже после бронирования.
Потому что купить тур — важно.
Но не менее важно, чтобы после покупки о Вас не забыли.
Этот сервис бесплатный для наших туристов
Отдел сопровождения — это часть работы «Прованса».
Мы не берём за него отдельную оплату. Если Вы бронируете тур у нас, сопровождение после бронирования уже входит в наш сервис.
Для нас важно, чтобы турист чувствовал поддержку не только в момент выбора отеля, но и до возвращения домой.
Как оставить заявку
Если вы планируете поездку, напишите нам — подберём тур под ваши даты, бюджет и формат отдыха.
А после бронирования наш отдел сопровождения поможет с документами, рейсами, важными нюансами и вопросами перед вылетом.
В этом канале мы также регулярно разбираем цены, направления, отели и выгодные предложения, чтобы туристам было проще ориентироваться и не переплачивать за отдых.
Наш сайт: https://tour-provans.ru/