В работе любой организации есть документы и документооборот — от корректности оформления и хранения документов зависят и внутренние процессы, и взаимодействие с партнёрами, и соответствие законам. Но как понять, что система документооборота действительно эффективна? Ответ — через внутренний аудит.
Аудит документооборота — это проверка системы работы с документами в организации.
Цель аудита — не найти виновных, а улучшить систему.
Например, в ООО "РОМАШКА" есть некий Вася Иванкров и он передает важную информацию другим специалистам только во вторник и четверг. Он так решил, чтобы облегчить работу другим, потому что другие выдают или согласуют определенные документы по вторникам и четвергам. Но Вася Иванкров не знает, что большая подготовка документов ведется по понедельникам и средам. И не понимает этого из хороших побуждений. А специалисты зашиваются от графика Васи Иванкрова. Как быть – провести аудит.
Или же другая ситуация, в организации подключили ЭДО, но все процессы замедлились и в коллективе сократилось количество стрессоустойчивых. Как быть – провести аудит. Может просто в настройках новой системы не хватает парочки галочек на нужных функциях.
Получается, что аудит документов и состояния документооборота актуален в разных ситуациях:
· при подготовке к переходу на электронный документооборот;
· после кадровых изменений;
· при выявлении частых ошибок в оформлении документов;
· перед проверками контролирующих органов;
· при реорганизации компании или изменении бизнес‑процессов;
А ТАКЖЕ для регулярной профилактики — даже если явных проблем нет!
Проводить аудит можете и вы, не важно специалист какого вы отдела, сотрудник отдела делопроизводства, юрист, менеджеры по качеству, кадровик. Важно, чтобы вы понимали, как работать с документами и/или знали ключевых сотрудников в документообороте.
Начинающие аудиторы часто сталкиваются с типичными проблемами, среди которых потеря данных, сопротивление сотрудников, динамичность нормативной базы, технические ограничения.
Если вы никогда не проводили аудит, но хотите разобраться в теме, начните с изучения основ.
У меня есть отдельный практикум по проведению аудита документов и состояния документооборота организации, где я покажу этапы аудита, нюансы, ошибки, решение разных задач на примерах проведенных аудитов, а также как вносить изменения в систему документооборота – потому что качественный аудит – тот который можно завершить только после оценки внесенных изменений. Для этого создан мой практикум. Переходите по ссылке: https://stepik.org/285848 - Аудит документов и состояния документооборота организации