Добрый день! Меня зовут Ольга. Я бухгалтер в компании OSMINOG. Уже больше 12 лет мы занимаемся бухгалтерским сопровождением бизнеса и ВЭД, в том числе сопровождением экспортеров при подтверждении нулевой ставки.
В 2026 году подтверждение 0% НДС стало значительно сложнее. Формально правила остались в рамках ст. 165 НК РФ, но фактически бизнес перешел в цифровую модель взаимодействия с ФНС, где бумажные документы постепенно теряют значение.
В этой статье разберем, что необходимо, чтобы налоговики не сняли ваши вычеты и не доначислили 22% НДС на всю экспортную выручку из вашего же кармана.
Что такое подтверждение 0% НДС и почему это критично
Нулевая ставка НДС при экспорте — это не льгота, а право, которое нужно подтвердить документально. Если документы не собраны или оформлены неправильно:
- ставка 0% снимается;
- начисляется НДС по общей ставке;
- возникают пени и доначисления;
- возможны претензии по ст. 54.1 НК РФ.
С 1 января 2024 года вступили в силу поправки в ст. 165 Налогового кодекса РФ, внесенные Законом от 19.12.2023 № 549-ФЗ.
Теперь для подтверждения ставки 0% экспортеры обязаны представлять в налоговые органы исключительно электронные реестры.
Сколько и каких реестров нужно подать
Налоговая утвердила формы электронных реестров приказом от 19.12.2023 № ЕД-7-15/1003@. Форматов несколько — в зависимости от того, что именно вы экспортируете и на каких условиях.
Реестр таможенных деклараций для подтверждения вывоза товаров за пределы ЕАЭС. В него включаются сведения о всех декларациях на товары, по которым вы хотите подтвердить ставку 0% за конкретный квартал. Сам контракт, таможенная декларация и транспортные документы отдельно не прикладываются. Для большинства экспортеров товаров за пределы ЕАЭС нужен только этот реестр.
Для экспорта в страны ЕАЭС необходим реестр заявлений о ввозе, с подтверждением уплаты косвенных налогов от покупателя. Реестр транспортных документов если перевозка не отражена в таможенной декларации. И реестр документов об оказании услуг для экспорта услуг, работ, прав на интеллектуальную собственность. Если экспорт производится через посредника дополнительно потребуется Реестр документов по договору комиссии/агентскому договору.
Если ваш бухгалтер допустит малейшую техническую ошибку при формировании XML-файла реестра, система риск-анализа ФНС его просто отклонит.
Чтобы ваш электронный реестр сведений прошел автоматическую проверку в ФНС с первого раза, в нем должны быть безупречно заполнены следующие поля:
- Регистрационный номер таможенной декларации. Полный номер, включающий код таможенного поста, дату и порядковый номер.
- Реквизиты внешнеторгового контракта, включая дату, номер базового договора и все актуальные спецификации или дополнительные соглашения, влияющие на финальную сумму.
- Сведения о нерезиденте, с которым заключен контракт. Официальное наименование на латинице и цифровой код страны регистрации иностранного покупателя.
- Транспортные реквизиты, подтверждающие фактический вывоз заявленного объема груза за пределы территории Российской Федерации.
На подтверждение заявленного экспорта закон выделяет вам ровно 180 календарных дней с даты помещения товара под таможенную процедуру.
180 дней на размышление: три варианта развития событий
От того, уложитесь ли вы в отведенный срок, зависит не только размер налога, но и последовательность ваших действий. Рассмотрим три жизненных сценария.
Сценарий 1. Успели: экспорт подтвержден вовремя
Ваши шаги:
- Включаете реестр в декларацию по НДС за тот квартал, когда уложились в 180 дней.
- В декларации заполняете раздел 4 — он предназначен для операций по ставке 0% с подтвержденным правом на вычет.
- Принимаете к вычету «входящий» НДС по расходам, которые понесли в связи с экспортом.
Результат: НДС к уплате по экспортной сделке — ноль рублей. Входящий НДС вы либо возмещаете из бюджета живыми деньгами, либо засчитываете в счет других налоговых обязательств.
Сценарий 2. Опоздали: 180 дней прошли, а документов нет
Срок истек. Реестр не сдан. Документы не собраны. Что теперь?
Экстренный алгоритм действий:
- Определить налоговую базу. Берите курс ЦБ на дату отгрузки товара.
- Исчислить НДС по ставке 22%, если экспорт был в 2026 году или 20% для поставок 2025 года.
- Сдать уточненную декларацию по НДС за тот период, в котором произошла отгрузка.
- Уплатить налог и пени в бюджет.
Но это еще не приговор. Если позже вы все-таки соберете документы, право на вычет входящего НДС у вас сохраняется — но только после того, как ставка 0% будет официально подтверждена.
Как действовать в этом случае:
- Сформируйте реестр и подайте его в составе декларации за тот квартал, когда документы наконец собраны.
- В разделе 4 декларации укажите специальный код для «опоздавших» — 1011611.
- Примите входящий НДС к вычету.
Налог по ставке 22%, который вы уже уплатили после просрочки, можно вернуть после подтверждения ставки 0%. А вот пени, начисленные за дни просрочки не возвращаются.
Сценарий 3. Частичный успех: по одним декларациям подтвердили, по другим — нет
Работаете по смешанной схеме. По подтвержденным позициям — ставка 0% и вычеты. По тем, по которым не уложились — начисляете НДС 22% и подаете уточненку.
Главное — четко разделить «чистые» и «проблемные» поставки и не перепутать их в отчетности.
Как доказать логистику без синих печатей
Вторая огромная зона риска — это товаросопроводительные документы. В классической схеме инспектор всегда видел международную автонакладную (CMR), морской коносамент или авианакладную со штампом пограничной инспекции «Товар вывезен».
Сегодня государство активно внедряет электронные перевозочные документы (ЭПД).
Но как быть, если ваш российский логист использует электронную транспортную накладную (ЭТрН), а иностранный покупатель не подключен к российскому ЭДО?
Физически он не может подписать ваш файл своей криптографической электронной подписью. Именно здесь возникает жесточайший конфликт форматов. Минфин в письмах пытается объяснить, что алгоритмы работают, но на практике инспектору нужны бумажные дубли логистики.
Если вы уже перешли на цифровой документооборот в логистике, страхуйте свои риски и обязательно собирайте для налоговой следующий гибридный пакет транспортных доказательств:
- Электронный XML-файл ЭТрН, подписанный грузоотправителем и экспедитором в момент погрузки товара в фуру на территории РФ.
- Скан-копию классической международной CMR-накладной, распечатанной непосредственно на границе и содержащей физические отметки иностранных таможенных органов.
- Детализированные распечатки из систем GPS-трекинга перевозчика, доказывающие фактическое пересечение границы конкретным автомобилем в указанную дату.
- Документы складского учета: электронные инвойсы приемки, подтверждающие поступление товара на транзитные склады европейских или азиатских контрагентов.
Два ведомства — одна проблема: сбои в связке ФТС и ФНС
Подтверждение 0% НДС строится на взаимном цифровом доверии баз данных. Вы подаете электронный реестр в ФНС, а налоговая сама алгоритмически запрашивает у таможни (ФТС) информацию о том, действительно ли партия товара была задекларирована, выпущена и вывезена.
Здесь и начинается самая неприятная часть работы бухгалтера. Налогоплательщик абсолютно слеп — он не видит, как общаются сервера двух ведомств. Вы отправили идеальный реестр, но программа ФНС вдруг выдает ошибку: «Сведения не подтверждены ФТС России». Начинается паника. Почему это происходит?
Иногда таможня задерживает обновление базы из-за регламентных работ, иногда инспектор на посту допустил опечатку в весе на 10 грамм, и алгоритм не смог сопоставить данные. И доказывать свою правоту приходится именно вам.
Как оперативно действовать бизнесу, если ФНС прислала грозное автотребование из-за отсутствия данных от таможенных органов:
- В течение 5 дней сформировать мотивированное письменное пояснение (по ст. 88 НК РФ) о том, что обязанность по представлению реестра выполнена вами без ошибок.
- Приложить к пояснению визуальную PDF-выгрузку электронной декларации из таможенной программы, с зеленой отметкой «Выпуск разрешен».
- Приложить официальные письменные ответы от вашего таможенного брокера, содержащие точную дату фактического убытия груза с территории страны.
- Запросить у иностранного партнера письмо-подтверждение получения груза с приложением инвойса и банковского SWIFT-перевода за валютную выручку, чтобы доказать экономическую суть сделки.
Экспорт в страны ЕАЭС: заявление о ввозе и косвенных налогах
Главным связующим звеном и пропуском к нулевой ставке является Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов. По задумке, покупатель платит НДС у себя в Казахстане и передает это заявление вам.
Сейчас этот процесс переведен в цифру. Покупатель подает заявление в свою национальную налоговую, данные улетают в единую транзитную систему ЕАЭС, и наша ФНС автоматически видит этот файл.
Но если контрагент ошибся в номере вашего договора хотя бы на один символ или вовремя не заплатил свой НДС в свой бюджет — система даст сбой, и вы лишитесь своей ставки 0%.
Чтобы не потерять миллионы рублей на доначислениях налогов при работе с контрагентами из ЕАЭС, внедрите в ваш экспортный контракт следующие защитные пункты:
- Жесткие нормативные сроки предоставления вам номера зарегистрированного Заявления о ввозе товаров.Например, строго не позднее 60 дней с даты отгрузки со склада.
- Зеркальную финансовую ответственность: если зарубежный покупатель не зарегистрировал заявление и вы из-за этого потеряли 0% НДС, он обязан полностью компенсировать вам этот убыток, 22% сверху.
- Обязанность партнера отправлять вам квитанцию об уплате ввозного налога по электронной почте в виде цветной скан-копии строго в день оплаты.
- Ограничение работы только через электронные Универсальные передаточные документы (УПД) со статусом «1» и правильным кодом вида операции для стран ЕАЭС.
«Офис экспортера» снижает риск ошибок
ФНС создала бесплатный сервис «Офис экспортера», который доступен в личном кабинете налогоплательщика. Он позволяет:
- Формировать реестры в интерактивном режиме
- Проверять их на форматно-логические ошибки
- Отправлять в налоговую прямо из сервиса
Работа экспортера в 2026 году напоминает движение по минному полю в очках виртуальной реальности, которые периодически теряют стабильный сигнал с сервером.
Любая опечатка в XML-реестре, сбой синхронизации государственных серверов или банальная халатность иностранного логиста мгновенно трансформируется в доначисления из вашей прибыли.
В OSMINOG Project мы помогаем бизнесу выстраивать безопасный экспорт: от проверки контрактов и ТН ВЭД до формирования электронных реестров и сопровождения камеральных проверок.
Подробнее: https://osminog.biz/