Удобным инструментом, который облегчает жизнь исследователю, выступают архивные картотеки. Картотека — это упорядоченное собрание данных на карточках, объединённых общим содержанием. Каждая карточка представляет собой информационную единицу и дает сведения о каком-либо хранимом объекте. Упорядочение осуществляется по различным логическим критериям. Вот так выглядят картотеки научно-отраслевого архива Институт археологии РАН.
Сам картотечный шкаф окрашен и стилизован под скалу с нанесенными на неё петроглифами. Если присмотритесь, то увидите на некоторых ячейках изображения животных. Представлены именная картотека и географическая картотека. В именной информация систематизирована по авторам археологических отчетов. В географической систематизация построена на административно-территориальном делении. Вот, например, карточки о раскопках и археологической разведке в Новохоперском районе Воронежской области.
В левом верхнем углу указан номер архивного дела, регион проведения исследований. Ниже приводятся ФИО исследователя и название архивного дела. В своем роде эта картотека уже раритет – велась до 2009 года. Сейчас рабочим инструментом выступает электронный каталог, который наиболее полно отражает информацию об археологических отчетах, хранящихся в стенах Институт археологии РАН.