🔔 Есть минутка?

(продолжительность минутки после такого вопроса - случайное значение от 5 до 60 минут)

Ситуация: Вам приходит сообщение в мессенджер.

Вы отвлекаетесь от текущей задачи и переключаете внимание на него. Открываете сообщение, загружаете в голову контекст. Отвечаете. Кладете телефон. Возвращаетесь в контекст своей изначальной задачи, вновь приступаете к работе.

Что происходит дальше?

Правильно: приходит ответ. И снова нужно реагировать.

Целая цепочка переключений и букет потерь. О потерях от переключений я писал недавно отдельным постом.

А если таких коммуникаций несколько?

Было такое, что вы решили быстренько ответить, а в итоге оказывались втянуты сразу в несколько переписок и вместо своих задач занимались исключительно ими?

Есть еще отягчающие обстоятельства. Например, когда кто-то формулирует одну мысль в шести коротких сообщениях, и мы покорно ждем, пока "Имя печатает...", чтобы узнать суть вопроса. Или этот вопрос упакован в пятиминутный голосовой монолог (слушать на х1,5 - это смягчение приговора, но не его отмена).

⠀

📌 Что с этим делать на личном уровне?

Решение на поверхности: не бросаться отвечать сразу, если мы заняты чем-то другим.

☑️ Посмотреть, кто пишет. Если от адресата явно не стоит ждать ничего хорошего - отложить прочтение.

Входящие сообщения - это очередь, а не пожарная сирена.

☑️ Если это человек, от которого может прийти что-то действительно срочное - прочитать. Понять, требует ли это немедленного ответа. Если не требует - также не отвечать сразу.

☑️ Выделить себе специальные интервалы времени для ответов на все накопленные сообщения. Например, при разборе папки "входящие" в таск-менеджере. Или во время обеда, пока готовят заказ. Или во время другого вынужденного ожидания. И отвечать сразу всем, по мере приоритета.

⠀

🎯 Что это дает?

✅ Меньше переключений между контекстами, а следовательно, меньше потерь времени и энергии.

✅ Собеседники приучаются формулировать мысли лаконично и вмещать все смыслы в одно сообщение. Знают, что есть одна попытка, а следующую придется еще подождать.

✅ Иногда это снимает не только переключение, но и саму новую задачу. Кому-то было удобно через вас, за счет вашего времени, решить быстро свою задачу. Не получив ответ сразу, человек решает ее без вас, за счет своего времени или времени кого-то другого.

Как показывает практика, деловые люди относятся к такому с пониманием. У них самих дефицит времени, и они уважают время других. Отложенный ответ в течение дня вполне вписывается в рамки деловой этики.

Разумеется, это не железное правило. Есть исключения, когда ценность от входящей коммуникации превышает ущерб от переключения. Самый простой пример - входящий звонок от важного клиента. Но в обычном рабочем потоке, когда входящие сообщения мешают делать важные задачи, это простое решение работает максимально эффективно.

⠀

📊 А что на уровне компании?

Культура мгновенных ответов сильно подрывает продуктивность всей команды. Если каждый сотрудник, когда ему удобно, может дергать и отвлекать от работы любого другого, это огромные потери для всех, а особенно для собственника.

Внутренние коммуникации в компании можно выстроить так, чтобы они работали на компромисс по удобству среди всех сотрудников.

Это отдельная большая тема, которой я занимаюсь в работе с командами в рамках тайм-инжиниринга. Когда-нибудь расскажу о ней подробнее.