В рамках данной статьи разберём вопрос, который не редко могут встретить аналитики по регламентированному учёту на собеседовании, а именно:
Как добавить новый счёт в план счетов бухгалтерского учёта и что следует настроить при добавлении?
Добавление нового счёта — это не сложная, но ответственная задача. Каждая выбранная настройка будет влиять на процесс ведение учёта и итоговый результат, соответственно мало знать только функционал системы, важно ориентироваться в основах бухгалтерского учёта.
Пример рассмотрим на базе конфигурации 1С:ERP Управление предприятием 2 (2.5.26.106), но описание вполне подойдёт и для конфигурации, где поддерживается ведение регламентированного учёта.
Перейти в план счетов можно по пути: «Регламентированный учет» → «Настройки и справочники» → «План счетов бухгалтерского учета"
Пару вводных прежде чем идти дальше:
- План счетов - это самостоятельный объект конфигурации. Есть сходства со справочником, но всё же это самостоятельный объект с одноименным названием;
- План счетов единый для бухгалтерского и налогового учёта. В конфигурациях более раннего выпуска использовали два отдельных плана счетов для этих целей, но в современных решениях объединили и добавили к счёту признак "Налоговый (по налогу на прибыль)"
- План счетов единый для балансовых и забалансовых счетов. Для разделения счетов добавлен признак "Забалансовый" при активации которого система понимает, что при работе с таким счётом принцип двойной записи не обязателен.
Переходя в план счетов, пользователь попадает на форму списка, где отображаются все предопределённые счета, которые заложены в логику программы разработчиками. Для добавления нового счёта, пользователю доступна команда "Создать".
Допустим к предопределённому счёту 10.01 "Сырьё и материалы" бухгалтер просит добавить два субсчета:
- 10.01.1 "Материалы производственные"
- 10.01.2 "Материалы не производственные"
При создании открывается форма счёта, где в первую очередь задаётся код счёта, подчинение при необходимости и текстовое наименование счёта. При этом, если создать субсчёт к уже действующему счёту, то система автоматически определит подчинение (см. Рисунок 1).
Прежде чем идти дальше и настраивать добавленные счета необходимо решить методологический вопрос, который может возникнуть если в базе уже ведётся учёт. Вопрос в том, что делать с теми оборотами, где использовался счёт 10.01. Посмотреть эти обороты можно по команде "Журнал проводок" на форме списка плана счетов или непосредственно перейдя в сам счёт. Как только этот вопрос будет решён, для счёта 10.01. необходимо активировать настройку "Счет является группой и не выбирается в проводках" тем самым счёт перейдёт из аналитического в синтетический.
Теперь можно перейти непосредственно к настройкам добавленного счета и активировать нужные флажки (см. Рисунок 2):
1. Определяем вид счёта. Счет может быть "Активный" или "Пассивный" или "Активный/Пассивный";
2. Если счёт планируется использовать для забалансового учёта, то необходимо активировать настройку "Забалансовый";
3. Для синтетических счетов, которые напрямую в проводках не используются, а являются группами, необходимо активировать настройку "Счет является группой и не выбирается в проводках"
4. Если счёт используется к примеру для отражения кредитов полученных на срок более 12 месяцев, то включите настройку "Предназначен для учета долгосрочных активов/обязательств"
Далее выполняются настройки видов учёта по счету (см. Рисунок 3), а именно:
1. Если по счёту предполагается вести учёт не только сумм, но и количества, то необходимо активировать настройку "Количественный";
2. Если счет используется в алгоритмах для последующего расчёта налога на прибыль, то необходимо активировать настройку "Налоговый (по налогу на прибыль)";
3. Если требуется вести учет по счёту и далее анализировать счёт с детализацией по подразделениям, то необходимо активировать настройку "Учет по подразделениям". Это не является субконто счёта, а является дополнительной сквозной аналитикой;
4. Если требуется вести учет по счёту и далее анализировать счёт с детализацией по направлениям деятельности, то необходимо активировать настройку "Учет по направлениям деятельности". Это тоже не является субконто счёта, а является дополнительной сквозной аналитикой;
5. Если по счёту планируется вести учёт в валюте отличной от валюты регламентированного учета, то необходимо активировать настройку "Валютный"
И в завершение настроек, для счёта необходимо указать виды субконто. Т.е. аналитические разрезы детализирующие информацию по счёту.
Что однозначно надо знать про виды субконто:
- Виды субконто хранятся в ПВХ "ВидыСубконтоХозрасчетны" связанного со справочником "Субконто". У пользователя есть возможность выбирать предопределённые значения или создать своё значение. При этом при создании нового значения выбор типа данных ограничен предопределённым списком;
- Максимальное количество субконто задаётся в конфигураторе у объекта "План счетов" и для хозрасчетного плана счетов не превышает 3 субконто ( не забываем про дополнительные аналитические разрезы к счёту, а именно: Организация, подразделение и направление деятельности");
- Всегда для субконто доступны настройки "Только обороты" и "Суммовой". Если в настройках видов учета по счету активированы настройки "Количественный" и "Валютный", то настройки субконто расширяются одноименными настройками (см. Рисунок 4)
Разберёмся подробнее что значат настройки у субконто:
1. Только обороты - означает, что по данному виду аналитики в стандартных отчётах (например, ОСВ, анализе счёта, карточке счёта) можно анализировать только обороты (дебетовые и кредитовые движения за период), но не остатки (сальдо) на начало и конец этого периода. Остатки при этом хранятся в целом по счёту без привязки к аналитике. Такие субконто называются оборотными и в плане счетов имеют в названии пометку (об). Примеры:
- Субконто «Прочие доходы и расходы (об)» (это статьи расходов и статьи доходов) на счёте 91.01. Данная аналитика нужна для отражения оборотов внутри месяца, например, «Проценты к получению», «Доходы от продажи ОС», но остатка на конец месяца или года по этой статье быть не может.
- Субконто «Статьи движения денежных средств» к счёту 51. При поступлении поступление денежных средств выбирается статья «Поступление от покупателей» и в рамках данной статьи можно посмотреть оборот, т.е. сколько к нам поступило по этой статье, но не остаток.
2. Суммовой - означает то, что по данному виду аналитики ведётся суммовой учёт, т.е. учёт стоимостной оценки. Этот признак вы встретите у большинства видов субконто, но есть исключения, например, номера ГТД, страны происхождения и прочее.
3. Количественный - означает то, что по данному виду аналитики ведётся учёт в натуральных показателях (штуках, килограммах, метрах и т. д.). Применяется, как правило, для обеспечения сохранности имущества, в том числе денежных документов и ценных бумаг. Практически всегда количественный учёт применяется одновременно с суммовым, хотя бывают и исключения. Например, забалансовый счёт ГТД «Учёт импортных товаров по номерам ГТД» поддерживает количественный учёт в отсутствии суммового.
4. Валютный - означает то, что по данному виду аналитики ведётся учёт операций в иностранной валюте или условных единицах (у. е.). Такой субконто активирует режим валютного учёта для конкретного вида аналитики, что означает возможность отражения сумм, обязательств или требований, выраженных в иностранной валюте, а также их пересчёт в рубли.
Просто создать и настроить счёт — полдела. Необходимо «подружить» его с ERP-механизмами, иначе он не будет использоваться. Т.е. для автоматического отражения операций счёт необходимо привязать к конкретным справочникам (кассам, банковским счетам, номенклатуре, ГФУ и пр.).