Доброго дня, системные бухгалтеры! ☀️
Мы продолжаем разбирать базовые ценности бухгалтерского аутсорсинга, и сегодня — про скорость ⚡️
Скорость бухгалтерии в первую очередь должна защищать наших заказчиков и клиентов.
И начнем с понимания: что такое быстро и что такое медленно 👇
👉 Быстро — это выполнять задачи быстрее, чем ожидает клиент
👉 Медленно — выполнять задачи дольше, чем ожидает клиент
Отсюда вывод: чтобы заявлять о высокой скорости работы бухгалтерии, необходимо выполнить три пункта 📌
1. Выяснить ожидания заказчика.
Что для вашей целевой аудитории быстро, а что медленно
2. Установить норму скорости внутри компании.
3. Приучить команду работать быстрее этой нормы.
То есть изначально норма устанавливается с учетом того, что фактически вы будете делать быстрее ⚡️
Как узнать ожидания заказчика?
При анкетировании и встречах с клиентами важно задавать вопрос: что для них является нормальной скоростью. 🤔
Причём не в общем, а с разбивкой по бизнес-процессам:
— скорость ответа в чате 💬
— ответы на информационные вопросы
— подготовка первички 📄
— подготовка платежек 💳
— скорость уведомления о сумме налога
— сроки проведения экспресс-аудита
— подготовка договоров
То есть вы берете свой перечень процессов и уточняете у клиента, какие сроки для него являются нормой.
Далее эти нормы фиксируются внутри компании:
— по ответам клиентам
— по выполнению задач
И дополнительно во внутренних процессах закладывается срок быстрее установленной нормы ⚙️
Когда вы начинаете выполнять задачи быстрее, важно об этом не молчать 📢
На встречах по рекомендательному отчету это обязательно озвучивается.
Например:
“За прошедший квартал от вас поступило 30 запросов. Все они были обработаны быстрее установленного срока и без просрочек.”
Как это выглядит на практике 👇
Клиент пишет: “Нужно оформить сотрудника”
В течение установленного времени вы даёте ответ. Например, норма — 30 минут, значит отвечаете за 20 минут ⏱️
“Запрос принят, документы будут готовы завтра в 16:00.”
И дальше задача — выполнить быстрее заявленного срока. Например, отправить документы в 14:00 ⚡️
Если возникает ситуация, что срок сдвигается, важно заранее сообщить новый срок. 📩
Например, в 14:00 написать, что документы будут готовы в 17:00 или перенести на следующий день.
Это не считается просрочкой, потому что клиент был предупреждён.
Но если срок был заявлен до 16:00, а отправка произошла в 16:30 без предупреждения — это уже формирует ощущение, что работа ведется медленно и сроки нарушаются. ❌
Для того чтобы обеспечить высокую скорость работы, команду необходимо приучить работать в задачнике и планировать своё время 🧠
Рекомендуется делать это минимум три раза в день:
— утром проверять задачи на день 🌅
— после обеда корректировать план с учётом новых запросов
— перед завершением дня проверять выполнение задач и планировать следующий день 🌙
При планировании важно учитывать возможные срочные задачи ⚠️
Если сотрудник загружен полностью, он не сможет оперативно реагировать на новые запросы, и это приведёт к сбоям в работе.
Поэтому либо закладываются свободные окна, либо в команде есть сотрудник с частичной загрузкой под срочные задачи.
Для формирования дисциплины помогает регулярный контроль .📊
Например:
🕘 9:15 — сотрудники пишут, что день распланирован и просрочек не ожидается
🕠 17:30 — что задачи выполнены без просрочек
Если кто-то не отписался, это сразу контролируется
В течение месяца формируется привычка, и команда начинает стабильно работать по задачнику ✔️
Таким образом выстраивается система, которая позволяет в публичном поле заявлять: все запросы клиентов обрабатываются быстрее установленных сроков ⚡️
Приглашаю в клуб «Системный бухгалтер», где собрано 400+ инструментов для развития бухкомпаний: https://sistembuh.ru/?utm_source=dzen&utm_campaign=paper17052026
Цель клуба — поддержать экспертов в сфере бухгалтерского учёта, где мы помогаем навести порядок, привлечь платежеспособных клиентов, увеличить доходы, а также обрести гармонию в жизни и найти время для заботы о себе!