Уведомления о проверке достоверности юридического адреса, требования представить документы, результаты регистрационных действий: все это ФНС отправляет на email, указанный в ЕГРЮЛ. Когда почтовый ящик устарел или доступ к нему потерян, компания может не заметить письмо, на которое нужно ответить точно в срок. Результат: в реестре появляется запись о недостоверности сведений, банк ограничивает операции по счету, а провести любые регистрационные действия становится невозможно.
Расскажем, как изменить электронную почту в ЕГРЮЛ и каких ошибок следует избегать в процессе.
Что такое ЕГРЮЛ и где указана электронная почта
Единый государственный реестр юридических лиц или ЕГРЮЛ хранит основные данные обо всех зарегистрированных организациях: наименование, адрес, сведения об учредителях, руководителе, коды ОКВЭД. Начиная с 2020 года в реестр также можно внести адрес электронной почты юридического лица. Правовое основание для этого закреплено в ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ.
Email виден в публичной выписке из ЕГРЮЛ. Актуальные сведения доступны бесплатно через сервис ФНС «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП»: достаточно ввести ИНН или ОГРН компании.
Адрес электронной почты в ЕГРЮЛ и email, привязанный к личному кабинету юридического лица на сайте ФНС или к учетной записи на Госуслугах, не связаны между собой. Изменение электронной почты в реестре никак не затрагивает настройки личного кабинета, и наоборот.
Изменение электронной почты в ЕГРЮЛ: почему это важно
На email из реестра налоговая направляет несколько категорий корреспонденции, и для каждой установлен ограниченный срок реакции.
Практические последствия записи о недостоверности выходят за рамки формальности: банки ограничивают операции по расчетному счету, контрагенты отказываются заключать договоры. Если отметка сохраняется более 6 месяцев, регистрирующий орган получает право исключить организацию из ЕГРЮЛ без проведения ликвидации (п. 5 ст. 21.1 Закона № 129-ФЗ). Помимо этого, руководитель и участники компании, в отношении которой запись не устранена, на протяжении 3 лет лишены возможности зарегистрировать новое юридическое лицо либо войти в состав участников или занять должность руководителя другой организации (пп. «ф» п. 1 ст. 23 Закона № 129-ФЗ).
Письмо об изменении реквизитов организации: образец и правила
Сергей Феоктистов
Пошаговая инструкция: как изменить почту в ЕГРЮЛ
Подготовка решения о внесении изменений
Компетенция общего собрания участников ООО здесь не затрагивается, правки в устав вносить не нужно. Руководитель (генеральный директор) издает приказ с формулировкой: «Внести в ЕГРЮЛ адрес электронной почты организации: новый@домен.ru» или «Изменить адрес электронной почты в ЕГРЮЛ на: новый@домен.ru». Приказ остается на хранении в компании, подавать его в налоговую инспекцию не требуется.
Когда email обновляется одновременно с другими данными (смена директора, адреса, кодов ОКВЭД), все сведения включаются в одно заявление Р13014.
Заполнение заявления по форме Р13014
Форма утверждена Приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@, требования к оформлению содержатся в Приложении № 13 к тому же приказу. Заполнять нужно только три блока; остальные листы в пакет не включаются.
- Титульный лист, страница 1. В соответствующих полях указываются ОГРН и ИНН организации. Раздел 2 «Причина представления заявления» заполняется значением «2» (изменения в сведения, не связанные с изменением учредительного документа). Прочие поля остаются пустыми, прочерки не проставляются.
- Титульный лист, страница 2. Здесь заполняется раздел 8 «Адрес электронной почты юридического лица». Для внесения нового адреса или замены существующего ставится цифра «1», ниже в клеточках вписывается новый email. Если задача состоит в удалении адреса из реестра без замены, проставляется цифра «2».
- Лист П (сведения о заявителе). На странице 1 в поле «Заявителем является» указывается значение «1» (лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности). Далее вносятся ФИО руководителя, ИНН, дата и место рождения, реквизиты паспорта. На странице 2 указываются контактный телефон и email заявителя, на который ФНС направит результат регистрации. Для получения документов на бумаге в соответствующей клетке ставится «1». Руководитель собственноручно вписывает ФИО и ставит подпись.
Бланк Р13014 - Скачать
Как заполнить форму Р 13014 при внесении изменений в устав
Александра Кадынцева
Способы подачи заявления
- Электронно через личный кабинет с КЭП. Наиболее быстрый путь. Заявление подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя и направляется через сервис «Государственная онлайн-регистрация бизнеса» на сайте ФНС. Заверять подпись у нотариуса не нужно, госпошлина не уплачивается.
- Через нотариуса. Нотариус удостоверяет подпись руководителя на заявлении Р13014, а затем самостоятельно направляет документы в регистрирующий орган в электронном виде, заверив пакет собственной КЭП. Поскольку подача происходит в электронной форме, госпошлина также не взимается. Оплатить потребуется только нотариальные услуги.
- Лично или по почте. Руководитель подает заявление Р13014 непосредственно в регистрирующую налоговую инспекцию. При личном визите заверять подпись у нотариуса не нужно: заявитель предъявляет паспорт и подписывает документ в присутствии сотрудника инспекции (п. 1.2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). При почтовом отправлении подпись заявителя предварительно заверяется нотариально.
Госпошлина за внесение изменений в сведения ЕГРЮЛ, не связанное с правкой учредительных документов, не предусмотрена. Налоговый кодекс устанавливает пошлину 800 руб. исключительно за государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы (пп. 3 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Для обновления email, кодов ОКВЭД или данных о руководителе соответствующий вид пошлины в законодательстве отсутствует.
Внесение изменений в учредительные документы юридического лица
Сергей Феоктистов
Электронная подпись для подачи Р13014
Подайте заявление об изменении сведений в ЕГРЮЛ онлайн — без визита к нотариусу. Услуга КЭП ФНС «под ключ» позволит получить КЭП руководителя без личного визита в налоговую. Оформить электронную подпись
Сроки рассмотрения
Запись в ЕГРЮЛ вносится не позднее 5 рабочих дней с момента получения документов регистрирующим органом (п. 1 ст. 8 Закона № 129-ФЗ). Лист записи ЕГРЮЛ направляется в электронном виде на email, указанный заявителем в листе П формы Р13014.
Как проверить внесенные изменения
Получив лист записи ЕГРЮЛ, убедитесь, что новый email корректно отражен в реестре. Сделать это можно тремя способами.
- Бесплатная выписка на сайте ФНС: откройте сервис egrul.nalog.ru, введите ИНН или ОГРН, скачайте PDF-выписку. В разделе «Сведения об адресе электронной почты» должен фигурировать обновленный адрес.
- Личный кабинет юридического лица на сайте налоговой: раздел «Сведения о юридическом лице» отображает актуальные данные ЕГРЮЛ, включая email.
- Бумажная выписка: запрашивается в любой налоговой инспекции. Срок выдачи составляет не более 5 рабочих дней, стоимость: 200 руб. (срочная, на следующий рабочий день: 400 руб.).
Совет: отправьте тестовое письмо на новый адрес сразу после получения листа записи. Если при настройке ящика допущена опечатка в домене или аккаунт неактивен, вы обнаружите проблему до того, как ФНС начнет использовать этот адрес для корреспонденции.
Возможные ошибки и как их избежать
Когда ошибка обнаружена уже после регистрации, подается повторное заявление Р13014 с исправленными данными. Процедура и сроки совпадают с первичным внесением изменений.
Сэкономьте время на оформлении документов
Воспользуйтесь сервисом Внесение изменений: он автоматически формирует корректно заполненную форму Р13014 и при наличии КЭП позволяет сразу направить документ в ФНС. Подробнее
Популярные вопросы
Обязательно ли менять электронную почту в ЕГРЮЛ, если она устарела?
Обязанности вносить email в ЕГРЮЛ закон не устанавливает: сведения размещаются добровольно (пп. «о.1» п. 1 ст. 5 Закона № 129-ФЗ). Но если адрес уже внесен и перестал быть актуальным, ФНС продолжит направлять на него корреспонденцию. Пропущенное уведомление о проверке достоверности адреса способно привести к записи о недостоверности. На практике лучше либо обновить электронную почту, либо полностью удалить ее из реестра (значение «2» в разделе 8 формы Р13014).
Можно ли указать в ЕГРЮЛ общий корпоративный ящик (например, info@company.ru) вместо личного email директора?
Можно. Закон не ограничивает выбор адреса. Корпоративный ящик удобнее тем, что при смене руководителя не потребуется подавать отдельное заявление на изменение электронной почты в ЕГРЮЛ. Единственное условие: ящик должен быть рабочим и регулярно проверяться.
Что делать, если утрачен доступ и к старой почте, и к электронной подписи?
Доступ к прежнему email для подачи заявления Р13014 не нужен. Получите новую КЭП в удостоверяющем центре ФНС (для руководителя ООО выпуск бесплатный, необходим личный визит с паспортом) и подайте заявление электронно. Альтернативный вариант: обратитесь к нотариусу с паспортом, нотариус заверит подпись и направит документы в налоговую самостоятельно.
Меняется ли email в публичной выписке из ЕГРЮЛ?
Да. Адрес электронной почты относится к публичным сведениям реестра. После регистрации изменений обновленный email будет виден каждому, кто запрашивает выписку через сервис налоговой или получает ее на бумажном носителе.
Отличается ли процедура изменения email для ИП?
Для индивидуальных предпринимателей аналогичные сведения вносятся в ЕГРИП по другой форме: Р24001 (утверждена тем же Приказом ФНС № ЕД-7-14/617@). Принцип идентичен: заполняются только релевантные листы, госпошлина не взимается, срок регистрации составляет 5 рабочих дней.