1. Предпосылки перехода на электронный документооборот
Традиционный бумажный документооборот между организациями сопряжён с рядом операционных издержек. К ним относятся затраты на печать, курьерскую доставку или почтовые отправления, время на ожидание документов, риск утери оригиналов, а также необходимость организации физического архива. Кроме того, ручной ввод входящих бумажных документов в учётную систему создаёт дополнительные трудозатраты и повышает вероятность ошибок.
Электронный документооборот (ЭДО) решает эти проблемы. Юридически значимые электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, имеют равную силу с бумажными оригиналами. «1С-ЭДО» представляет собой решение, встроенное непосредственно в программы 1С, что исключает необходимость использования отдельных систем и интеграционных мостов.
2. Что такое 1С-ЭДО и как он работает
1С-ЭДО - это встроенный сервис для обмена электронными документами между контрагентами, функционирующий внутри программ 1С. Пользователь не покидает привычную среду учётной системы: отправка, получение, подписание и хранение документов происходят без переключения на внешние веб-интерфейсы.
Процесс подключения и начала работы включает следующие шаги:
● запуск мастера подключения непосредственно в программе 1С (занимает около 5 минут);
● регистрация организации в качестве участника ЭДО (возможно создание нескольких учётных записей у одного или разных операторов);
● отправка контрагентам приглашений к обмену (персонально или массово);
● после подтверждения со стороны контрагента стороны начинают обмениваться документами.
Базовая схема документооборота:
● продавец создаёт электронный документ (счёт-фактуру, накладную, акт, УПД) на основе документа реализации в 1С;
● документ подписывается электронной подписью уполномоченного сотрудника и отправляется контрагенту через оператора ЭДО;
● покупатель получает документ, система автоматически создаёт соответствующий учётный документ (поступление);
● покупатель подписывает документ своей электронной подписью и отправляет подтверждение продавцу.
Весь цикл занимает минуты вместо дней при бумажном обмене.
3. Преимущества для разных сегментов бизнеса
Для малого бизнеса:
● не требуется отдельная интеграция ЭДО с учётной системой - сервис уже встроен в 1С;
● входящие документы автоматически создают объекты учёта, номенклатура сопоставляется автоматически;
● в рамках договора 1С:ИТС ПРОФ предоставляется до 100 бесплатных исходящих комплектов документов в месяц;
● если организация преимущественно получает документы от контрагентов и отправляет не более 5 комплектов в месяц, сервис может использоваться полностью бесплатно.
Для среднего и крупного бизнеса:
● возможность создать несколько учётных записей ЭДО у разных операторов;
● автоматический роуминг позволяет обмениваться документами с контрагентами, подключёнными к любым операторам, поддерживающим эту технологию;
● поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД) - полный жизненный цикл от создания до отзыва, автоматическая проверка полномочий и подписей;
● возможность получения сертификатов электронной подписи для сотрудников через сервис «1С:Подпись»;
● предоплаченные тарифы снижают стоимость отправки комплекта в два раза по сравнению с оплатой по факту.
Для участников оборота маркированных товаров:
● учёт маркировки и прослеживаемости ведётся непосредственно в электронных и учётных документах;
● обязательная передача данных в государственные информационные системы происходит автоматически, без дополнительных действий со стороны пользователя.
4. Ключевые функциональные возможности
4.1. Организация обмена электронными документами
● регистрация любого количества организаций в качестве участников ЭДО;
● возможность использовать несколько учётных записей у одного или разных операторов;
● персональная и массовая отправка приглашений контрагентам к обмену;
● отображение в справочнике «Контрагенты» статусов ЭДО каждого контрагента;
● настройка индивидуальных правил обмена документами с каждым контрагентом;
● автоматический роуминг с контрагентами, подключёнными к разным операторам;
● контроль состояния документооборота в едином интерфейсе;
● различные способы оповещения о поступлении новых документов;
● разграничение прав доступа пользователей к работе с ЭДО.
4.2. Работа с электронными подписями и доверенностями
● создание и использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) всех типов, включая доверенности с передоверием;
● автоматическая проверка подписей и МЧД контрагентов;
● регистрация МЧД в реестре ФНС и отзыв доверенностей прямо из 1С;
● получение сертификатов электронной подписи для сотрудников через сервис «1С:Подпись»;
● возможность подписания документов с меткой доверенного времени.
4.3. Автоматизация обработки документов
● автоматическое создание электронных документов из документов реализации;
● автоматическое формирование учётных документов по входящим электронным документам;
● загрузка формализованных документов из внешних файлов (в том числе при обмене с маркетплейсами);
● настройка автозаполнения дополнительных данных, которые запрашивает контрагент (номер и дата заказа, артикул товара и другие);
● автоматическое сопоставление номенклатуры продавца и покупателя (система запоминает правила сопоставления);
● контроль отражения документов в учёте - видно, какие входящие документы ещё не обработаны;
● учёт маркировки и прослеживаемости в электронных и учётных документах;
● создание корректировочных документов и аннулирование;
● отправка и получение документов в составе пакетов;
● массовая рассылка неформализованных документов (договоры, письма, сканы);
● настройка маршрутов подписания исходящих документов (последовательное или параллельное);
● хранение электронных документов вместе со связанными документами учёта.
4.4. Взаимодействие с государственными информационными системами
● автоматическая передача данных о маркированных товарах в систему «Честный ЗНАК»;
● быстрый подбор документов в ответ на требования ФНС (при совместном использовании с сервисом «1С-Отчетность»);
● поддержка обмена электронными перевозочными документами (через модуль «1С-ЭПД»).
5. Технические условия внедрения
Поддерживаемые конфигурации 1С:
● «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 2.0 и 3.0, включая базовые версии);
● «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (редакции 1.0 и 2.0);
● «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации»;
● «1С:Управление торговлей» (редакции 10.3 и 11, включая базовые);
● «1С:Комплексная автоматизация» (редакция 2.0);
● «1С:ERP Управление предприятием 2.0»;
● «1С:Управление холдингом»;
● «1С:Управление нашей фирмой»;
● «1С:Розница» (редакция 2, включая базовую);
● «1С:Документооборот КОРП»;
● «1С:Документооборот государственного учреждения»;
● «1С:Управление производственным предприятием»;
● «1С:Садовод» (включая базовую);
● «1С:Гаражи»;
● «1С:Касса»;
● «1С:Клиент ЭДО» (редакция 2).
Возможность встраивания: сервис может быть интегрирован в любые другие прикладные решения на платформе «1С:Предприятие 8».
Технические требования: необходим доступ в Интернет. Отдельной установки серверного ПО не требуется.
6. Условия использования и тарификация
Бесплатные возможности для всех пользователей:
● регистрация любого количества организаций в качестве участников ЭДО;
● получение любого количества входящих документов (безлимитно);
● отправка до 5 комплектов документов в месяц не тарифицируется - для организаций, которые преимущественно получают документы и совершают единичные отгрузки, сервис может быть полностью бесплатным.
Лимиты для пользователей 1С:ИТС:
● для договора 1С:ИТС уровня ПРОФ - до 100 исходящих комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты;
● для договора 1С:ИТС уровня ТЕХНО - до 50 исходящих комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.
Для пользователей пакета «СтартЭДО»:
● до 20 исходящих комплектов документов в месяц без дополнительной оплаты.
Платная отправка сверх лимитов:
● стоимость отправки одного комплекта документов составляет от 1,8 до 10 рублей в зависимости от объёма трафика и условий оплаты (предоплаченные тарифы дают стоимость в два раза ниже, чем оплата по факту).
Под комплектом документов понимается, например, пара «счёт-фактура + накладная» или универсальный передаточный документ (УПД).
7. Регламент работы пользователя
Шаг 1. Подключение сервиса.
● В программе 1С запустить мастер подключения 1С-ЭДО.
● Пройти регистрацию в качестве участника ЭДО (выбрать оператора, заполнить данные организации).
● При необходимости создать несколько учётных записей у разных операторов.
Шаг 2. Приглашение контрагентов.
● В справочнике «Контрагенты» выбрать нужных контрагентов.
● Отправить приглашение к обмену электронными документами (индивидуально или массово).
● Дождаться подтверждения со стороны контрагента. Статус ЭДО отображается в карточке контрагента.
Шаг 3. Отправка документов.
● Создать документ реализации (реализация товаров, услуг, акт и так далее) в обычном порядке.
● Нажать кнопку «Отправить по ЭДО» - система автоматически сформирует электронные версии документов (счёт-фактуру, накладную, УПД).
● Подписать документы электронной подписью уполномоченного сотрудника.
● Отправить контрагенту.
Шаг 4. Получение и обработка входящих документов.
● Система уведомляет о поступлении новых документов (способ уведомления настраивается).
● Открыть поступивший документ - 1С автоматически создаёт на его основе учётный документ (поступление товаров, акт и так далее).
● Проверить автоматическое сопоставление номенклатуры, при необходимости скорректировать (система запомнит правки для следующих раз).
● Подписать документ электронной подписью и отправить подтверждение контрагенту.
Шаг 5. Контроль и хранение.
● Все электронные документы хранятся в единой базе, привязанные к соответствующим учётным документам.
● Интерфейс контроля позволяет видеть статус каждого документа (отправлен, получен, подписан, отклонён).
● По требованию ФНС можно быстро сформировать пакет документов через интеграцию с «1С-Отчётностью».
8. Сравнение с бумажным документооборотом
Скорость доставки. Бумажный документ доставляется курьером или почтой за время от нескольких часов до нескольких дней. Электронный документ доходит за секунды.
Трудозатраты на ввод. Бумажный документ требует ручного создания учётного документа в 1С (вбивание всех реквизитов, позиций номенклатуры). Электронный документ автоматически создаёт учётный документ в базе.
Риски утери. Бумажный оригинал можно потерять при пересылке или хранении. Электронный документ хранится в защищённой облачной инфраструктуре.
Затраты на отправку. Бумажный документ требует расходов на печать, бумагу, конверты, курьера или почтовые услуги. Электронный документ имеет стоимость от 0 до 10 рублей за комплект (а часто бесплатно - в рамках лимитов 1С:ИТС).
Архивация. Бумажные документы требуют физического пространства и системы хранения. Электронные документы хранятся в учётной системе с возможностью мгновенного поиска.
9. Поддержка и информационные ресурсы
Каналы технической поддержки:
● поддержка обеспечивается партнёрами фирмы «1С», а также собственной линией консультаций фирмы «1С»;
● график работы линии консультаций: с 8:00 до 20:00 по московскому времени в рабочие и выходные дни, с 9:00 до 18:00 - в праздничные дни;
● при обращении необходимо указать ИНН организации.
Информационные ресурсы:
● подробная информация о тарифах доступна на официальном сайте 1С-ЭДО;
● демонстрационные материалы и инструкции - на портале 1С:ИТС.
10. Заключение
«1С-ЭДО» представляет собой встроенное решение для электронного документооборота, которое позволяет организациям любого масштаба отказаться от бумажной первички без потери юридической силы документов и с сохранением полного контроля над процессами.
Ключевые характеристики решения:
● полная интеграция с учётной системой - документы не нужно вводить руками;
● поддержка роуминга между разными операторами ЭДО;
● работа с машиночитаемыми доверенностями и электронными подписями на всех этапах;
● выполнение требований законодательства по маркировке и прослеживаемости;
● низкий порог входа - до 100 бесплатных отправок в месяц для пользователей 1С:ИТС ПРОФ, а для организаций с преимущественно входящим документооборотом сервис может быть полностью бесплатным.
Переход на электронный документооборот с контрагентами - это не требование законодательства (хотя для некоторых категорий товаров это так), а инструмент повышения операционной эффективности. Меньше времени на рутину - больше времени на задачи, которые приносят доход.