Меня зовут Марина, я технический писатель, и моё оружие — Word. Да, я тот самый человек, которого все коллеги считают «девушкой, которая возится со шрифтами». И знаете что? Я этим горжусь.
Вы думаете, что шаблон — это просто «красивая бумажка»? Это невидимый каркас, на котором держится порядок во всей документации компании.
Представьте, что наш новый стажёр получает задание написать текстовую часть раздела КР. Раньше он открывал чистый лист Word и начинал творить. Один использовал шрифт Times New Roman, другой — Arial. Кто-то выделял предупреждения красным, кто-то — жёлтым. В одном документе заголовки были по центру, в другом — слева. Получалась настоящая вавилонская башня из стилей.
Моя работа — чтобы этого никогда не происходило. Я создаю шаблоны, в которых уже всё продумано. В них есть «Стили». Сотрудник просто кликает на «Заголовок 1_RAM_E» — и его текст автоматически становится нужным шрифтом, размером, цветом и интервалом. Он вставляет картинку — и подпись к ней форматируется автоматически.
«Ну и что? — скажете вы. — Ну, единообразие и красота». А я вам вот что скажу. Наши сотрудники ежедневно работают над разделами проектной и рабочей документации. Объём — минимум сто страниц. Они не думают о том, как оформить оглавление, как пронумеровать рисунки, как сделать колонтитулы разными для разных разделов. Они просто пишут. Концентрируются на содержании. На точности терминов. На ясности для заказчика.
И когда через месяц наш проект купит крупная компания, её специалист, просматривая документацию, скажет: «У вас безупречно структурированные документы. Видно, что вы серьёзная компания с продуманными процессами». Он не знает, что это результат моей работы с шаблонами. Он просто почувствует профессионализм.
Моя работа — это экономия тысяч человеко-часов. Это когда любой сотрудник, от стажёра до ветерана, создаёт документ, который идеально стыкуется со всеми остальными. Это когда мы можем собрать из глав, написанных пятью разными авторами в разных городах, единый цельный документ, который выглядит так, будто его писал один человек.
Я не пишу гениальных текстов. Я создаю систему. Систему, которая не позволяет оформить документ плохо. Которая избавляет людей от рутины и позволяет им думать о сути, а не о том, как выровнять пункты маркированного списка.
Когда наши ГИПы в панике звонят мне и говорят: «Марина, я всё сломал, у меня вся нумерация поехала!», а я за две минуты нажимаю «Обновить стили» и возвращаю документу идеальный вид — это моя маленькая победа.
Я делаю невидимую работу. Но если я перестану её делать, вся эта красивая, отлаженная машина документации споткнётся о мелочи вроде несовпадающих отступов и разнокалиберных заголовков.
Я — Марина, технический писатель. И я обеспечиваю порядок в самом хаотичном месте — в документах большой компании. И поверьте, это куда важнее, чем кажется.
Автор: Марина Акзамова, технический писатель отдела нормоконтроля «Рок Энд Милл»