Еще несколько лет назад большинство компаний проектировали офисы по достаточно консервативной модели: фиксированные рабочие места, резерв площадей «на вырост», большие офисные блоки и инфраструктура, рассчитанная на постоянное присутствие сотрудников.
Но рынок изменился значительно быстрее, чем сама офисная недвижимость успела к этому адаптироваться.
Удаленная работа, цифровизация процессов и гибридные сценарии взаимодействия пересобрали подход к использованию офисов. Для бизнеса встал новый вопрос: насколько эффективно используются площади, которые компания содержит ежедневно?
Этот кейс — о том, как группа компаний RAUM еще на этапе запуска собственного центрального офиса столкнулась с изменением модели потребления рабочих пространств и превратила потенциально избыточные площади в новый операционный и коммерческий инструмент.
В результате внутренний корпоративный офис стал площадкой для тестирования сервисных форматов, цифрового управления пространством и будущей основой сети сервисных офисов Buffer.
До 2020 года рынок офисной недвижимости в большинстве своем жил по достаточно понятной модели: фиксированные рабочие места, закрепленные сотрудники, переговорные «на всякий случай» и запас площадей под будущий рост компании. Такой подход долгое время считался нормой и воспринимался как элемент стабильности бизнеса.
Когда группа компаний RAUM приступила к проектированию собственного центрального офиса, мы также исходили из актуальных на тот момент сценариев работы. Пространство проектировалось под классическую офисную модель: постоянное присутствие сотрудников, развитая внутренняя инфраструктура, резерв площадей и комфортная среда для офлайн-взаимодействия.
Однако уже на этапе реализации мир столкнулся с пандемией COVID-19. Буквально за несколько месяцев компании научились проводить встречи онлайн, выстроили удаленные процессы, а затем рынок пришел к гибридному формату работы как к новому отраслевому консенсусу.
Для многих компаний это стало серьезным вызовом. Часть офисных площадей перестала использоваться с прежней интенсивностью. Пространства, которые еще недавно считались необходимыми, начали простаивать или использоваться фрагментарно. При этом расходы на эксплуатацию, содержание и обслуживание объектов никуда не исчезли.
Для RAUM вопрос эффективного использования площадей всегда был частью управленческой философии. Поэтому еще до ввода офиса в полноценную эксплуатацию было принято решение не оставлять избыточные площади в пассиве, а интегрировать их в коммерческий оборот.
Так внутри корпоративной инфраструктуры появилась первая «песочница» для тестирования нового для компании формата — сервисных офисов и коворкинга.
Ключевым фактором здесь стала именно гибкость пространства. Инженерная и планировочная структура изначально позволяла адаптировать площади под разные сценарии использования: разделять потоки, трансформировать рабочие зоны, выделять автономные блоки и гибко перераспределять ресурсы между внутренними задачами компании и коммерческой функцией.
Часть инфраструктуры продолжала работать на нужды головного офиса, а свободные временные слоты и рабочие пространства стали доступны резидентам нового формата.
Следующим этапом стало внедрение цифровых инструментов управления офисом. Была реализована система бронирования переговорных комнат, рабочих мест и общих сервисов. Это позволило уйти от модели «один сотрудник — одно постоянное место».
При гибридной работе такой подход оказался значительно эффективнее. Сотрудники могли использовать любое свободное рабочее место в момент присутствия в офисе, а личные вещи хранить в индивидуальных локерах. Для резидентов это означало снижение затрат на содержание офиса без потери качества инфраструктуры и пользовательского опыта.
В результате RAUM удалось решить сразу несколько задач:
— эффективно использовать ранее выпадающие площади;
— компенсировать значительную часть эксплуатационных затрат;
— протестировать операционные процессы нового формата;
— накопить практическую экспертизу в управлении гибкими пространствами.
Именно этот опыт впоследствии стал фундаментом для вывода на рынок сети сервисных офисов Buffer.
Сегодня гибкость пространства — это уже не дополнительное преимущество, а базовое требование к современному офису. Компании больше не готовы переплачивать за площади, которые не работают на бизнес-процессы. А сами офисы становятся не статичной средой, а динамичным инструментом, который должен адаптироваться вместе с бизнесом.
Практика последних лет показала: выигрывают не те пространства, которые были идеально спроектированы под один сценарий, а те, которые способны быстро меняться под новые условия.
