Представьте ситуацию: вы давно работаете с контрагентом, проект длится не один год, счета выставляются по этапам. По ходу проекта добавляются или переносятся работы, меняются суммы. В конце года вы проверяете дебиторку — и выясняется, что по вашим данным есть долг. А контрагент говорит, что не помнит о задолженности или не согласен с суммой.
Чтобы такие ситуации не накапливались, нужно регулярно сверять взаиморасчеты с партнерами. Это самый быстрый способ вовремя увидеть расхождения и понять, какие суммы не совпадают.
В статье разберем:
- из-за чего возникают несоответствия в расчетах;
- как проверить данные и как найти ошибку;
- что делать, если суммы не совпадают;
- какие инструменты помогают сверяться без ошибок.
Что такое расхождения в акте сверки
Акт сверки — это документ, в котором вы сопоставляете данные по взаиморасчетам с контрагентом за определенный период. В акте зафиксированы оплаты, отгрузки, а также итоговое сальдо.
В обычной ситуации суммы должны совпадать. Например, если по данным учета покупатель должен вам 100 000 руб., эта же цифра должна отражаться и у него. Но на практике бывает, что суммы не сходятся.
Даже небольшая разница влияет на расчеты с партнерами. Пока суммы задолженности не согласованы, дальнейшие оплаты задерживаются. Если таких ситуаций несколько, сложнее планировать платежи и контролировать денежные потоки. Возникает риск кассовых разрывов и задержек по своим обязательствам.
Расхождения влияют и на работу специалистов. Если ошибки не выявлены вовремя, их исправляют после закрытия периода — а это дополнительная нагрузка на бухгалтера. Кроме того, приходится возвращаться к старым документам, перепроверять расчеты и тратить время на повторные согласования.
Основные причины расхождений
Чаще всего расхождения возникают по следующим причинам:
Дублирование операций. Платеж или накладную могли случайно провести дважды. Из-за этого возникает двойное отражение хозяйственных операций и взаиморасчеты расходятся.
Ошибочно указанные данные. При ручном вводе специалист может допустить неточность: пропустить цифру, добавить лишний ноль, указать неверную сумму, дату и т. д.
Разные даты и несвоевременное отражение операций. Несоответствия могут возникнуть, даже если все суммы корректны. Причина в том, что операции отражаются в разное время. Например, платеж отправлен в последний день квартала. У одной стороны он попадает в текущий период, а у другой — только на следующий день, когда средства фактически поступили на счет.
Данные не отражены в учете. Иногда причина в том, что расчеты просто не попали в бухгалтерский учет. Например, накладная не дошла до бухгалтера, ее не внесли в программу или документ только создали в 1С, но не провели.
Ошибки в связке данных. Например, платеж может быть привязан не к тому документу, операция — проведена по другому договору или с другими реквизитами контрагента. В итоге такие операции не попадают в итоговый расчет.
Как проверить расчеты и выявить ошибку
Чтобы понять, где возникло несоответствие, сначала нужно получить данные от второй стороны. Для этого можно направить партнеру письмо с запросом в произвольной форме.
После получения документа от контрагента бухгалтер сопоставляет данные. Специалист проверяет, совпадают ли суммы, все ли документы отражены в учете, корректно ли указаны даты, нет ли лишних или пропущенных операций. Нужно не только обратить внимание на разницу в итоговых цифрах, но и разобраться, в какой именно строке есть несовпадение.
Ручная проверка — монотонная и при этом объемная работа, особенно если операций много или документы составлены в разных форматах. Ускорить сверку и снизить нагрузку на бухгалтера помогают автоматизированные решения.
Сервис Entera Акты сверки сопоставляет два акта, даже если они различаются форматом, построчно сверяет их, подсвечивает расхождения и собирает их в список. С помощью сервиса вы за 5 минут найдете источник ошибки и сможете перейти к ее исправлению.
👉 Проверим акты сверки автоматически!
Как действовать, если взаиморасчеты расходятся
Если вы нашли несоответствия во взаиморасчетах, нужно:
1. Проверить и уточнить данные.
Сопоставьте операции и найдите причину несовпадений: проверьте документы, суммы, даты и взаимосвязь платежей с отгрузками. На этом этапе нужно определить, у кого именно возникла ошибка в акте сверки и какие данные считаются корректными.
2. Внести исправления в учет.
Если ошибка — на вашей стороне, необходимо исправить ее. Корректировки можно вносить, если есть документальные основания — банковские выписки, акты выполненных работ, товарные накладные, УПД. Если нужного документа нет, запросите его у контрагента.
3. Зафиксировать разногласия.
Если ошибка — на стороне партнера, составьте протокол разногласий — это перечень операций или сумм, по которым есть разница. В сервисе Entera Акты сверки такой протокол можно скачать в формате xls сразу после проверки. После этого направьте документ контрагенту для согласования.
4. Согласовать итоговый акт.
После внесения исправлений проведите повторную проверку. Если расчеты совпадают, акт можно согласовать и подписать.
5. Урегулировать задолженность.
Если по итогам сверки обнаружилась задолженность, нужно вернуть переплату, погасить долг или зачесть сумму в счет будущих платежей.
Если требуется возврат средств, направьте контрагенту соответствующее письмо. При перечислении денег в назначении платежа нужно указать договор и основание оплаты, например, за какие работы или товары производится расчет. Указывать акт сверки в качестве основания некорректно, так как он не подтверждает саму хозяйственную операцию.
Как избежать ошибок в будущем
Полностью исключить расхождения сложно. Даже если все операции корректно проведены у вас, ошибки могут возникнуть на стороне контрагента, например из-за задержек в отражении платежей или различий в учете.
Поэтому главная задача — не исключить ошибки полностью, а уметь быстро искать и устранять их. Для этого важно сверяться регулярно. Если вы работаете с контрагентами по долгосрочным договорам, регулярно выставляете счета и оформляете закрывающие документы, сверяться раз в год недостаточно.
Чем больше операций, тем выше риск разногласий и тем сложнее в них разобраться. Поэтому нужно заранее определить порядок и периодичность сверки: можно, например, проводить ее раз в квартал.
Если контрагентов много, ручная сверка отнимает много времени бухгалтера. Упростить процесс можно с помощью автоматизации, которая позволяет быстро находить расхождения и исправлять неверные акты сверки.
👉 Узнайте подробнее о всех возможностях сервиса!
Entera Акты сверки — инструмент для быстрого поиска расхождений
Сервис Entera Акты сверки автоматизирует процесс сверки взаиморасчетов: сопоставляет два акта и за 5 минут показывает расхождения. Процесс не требует сложных действий. Бухгалтер загружает в систему два документа — свой и контрагента. После этого система автоматически сопоставляет данные. Сервис подсвечивает расхождения в суммах и датах, а также отсутствие документов в акте.
На практике нередко возникает ситуация, когда одна операция у одной стороны отражена одной строкой, а у другой — разбита на несколько частей. В обычной сверке такие записи выглядят как расхождения, хотя по сумме они совпадают.
Для работы с такими операциями в Entera Акты сверки есть функция группировки.
Она объединяет связанные записи в одну строку, чтобы корректно сопоставить данные. При необходимости операцию можно развернуть и посмотреть, на какие части она разбита и по каким суммам.
Когда ошибки в документе исправлены, проверку можно быстро повторить.
Для этого достаточно загрузить обновленный акт в первоначальную сверку и заново сопоставить данные.
Если несоответствия устранены, система покажет статус «без расхождений». После этого можно согласовать сверку и скачать печатную форму акта, чтобы подписать его с контрагентом.