С 1 сентября 2026 года для участников перевозок начинается новый этап: перевозочные и экспедиторские документы должны будут оформляться в электронном виде. Это касается всех участников грузоперевозок, а именно: экспедиторов, перевозчиков, заказчиков, складов и грузополучателей.
Ключевая задача для участников рынка на текущем этапе - понять, какие документы являются обязательными, кто их оформляет, кто подписывает и как распределяются роли между участниками перевозки.
Какие документы переходят в электронный формат
С 1 сентября 2026 года в электронном виде должны оформляться:
- транспортная накладная;
- заказ или заявка на перевозку;
- экспедиторские документы;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- отдельные авиационные и железнодорожные перевозочные документы.
Многие компании раньше работали без большей части документов или заменяли их перепиской, заявками, актами и внутренними формами. После перехода на электронный документооборот такой подход может создать проблемы.
Почему экспедитору нужно разобраться в ролях
Для избежания ошибок, необходимо понимать, на каком этапе перевозки какая роль у каждого ее участника.
Например, в ТТН, грузоотправитель - это не всегда тот, кто физически отгружает товар со склада. В реальности, грузоотправитель - это сторона, которая заключает договор перевозки с фактическим перевозчиком, то есть с владельцем собственных машин, на которых будет осуществляться физическая транспортировка груза (автомобили могут так же быть в лизинге)
Если клиент сам нанял перевозчика, грузоотправителем будет клиент. Если клиент передал перевозку экспедитору, а экспедитор принял груз под свою ответственность (что также оформляется отдельным документом - экспедиторской распиской) и нанял перевозчика, тогда грузоотправителем может быть экспедитор.
Перевозчик - это фактическая транспортная компания или ИП, которые выполняют перевозку. Если экспедитор привлек стороннего перевозчика, в транспортной накладной перевозчиком указывается этот подрядчик, а не сам экспедитор.
Грузополучатель - это тот, кто принимает груз на конкретном плече перевозки. При прямой доставке это может быть конечный получатель либо склад или терминал если перевозка мультимодальная.
Что значит принять груз во владение
Для экспедитора ключевой вопрос - принимает ли он груз во владение.
Это не обязательно означает, что груз физически заехал на склад экспедитора. Речь о юридической ответственности. Экспедитор принимает груз во владение через экспедиторскую расписку. Этим документом он подтверждает, что принял груз под свою ответственность и может организовывать перевозку: нанимать перевозчиков, согласовывать маршрут, привлекать склады и контролировать процесс доставки.
Если экспедитор фактически принимает груз на свой склад, появляется еще один документ - складская расписка. Она подтверждает, что груз принят на хранение.
Важно разделять эти документы. Экспедиторская расписка подтверждает ответственность за груз в рамках организации перевозки. Складская расписка подтверждает приемку груза на склад. Один документ не заменяет другой.
Как выглядит цепочка документов
В обычной экспедиторской схеме сначала есть договор транспортной экспедиции между клиентом и экспедитором.
Затем клиент оформляет поручение экспедитору. В нем указывается, какой груз нужно перевезти, откуда и куда, какие есть требования к срокам, маршруту, транспорту, условиям хранения или перегрузки.
После этого экспедитор оформляет экспедиторскую расписку. Она подтверждает, что экспедитор принял груз под свою ответственность.
Если груз поступает на склад экспедитора, дополнительно оформляется складская расписка.
Когда экспедитор выбирает перевозчика, оформляется заказ или заявка на перевозку. В ней экспедитор указывает параметры груза и маршрута, а перевозчик подтверждает, какой транспорт, прицеп и водитель будут направлены на погрузку.
После этого оформляется транспортная накладная. Она фиксирует саму перевозку: погрузку, передачу груза перевозчику, доставку и приемку у грузополучателя.
Как подготовиться к переходу
Экспедитору лучше не ждать сентября 2026 года. Подготовку можно начать уже сейчас.
Первое - разобрать типовые схемы перевозок. Определить, в каких ролях выступает компания, какой набор документов будет.
Второе - проверить договоры и формы документов. Нужны понятные шаблоны поручения экспедитору, экспедиторской расписки, складской расписки, заявки на перевозку.
Третье - определить роли по каждой схеме: кто заказчик, кто грузоотправитель, кто перевозчик, кто отвечает за погрузку, кто принимает груз.
Четвертое - подключить электронный документооборот и проверить, готовы ли к нему перевозчики, склады и основные клиенты.
Пятое - обучить логистов
Вывод
Переход на электронные перевозочные документы – понятный, но тем не менее достаточно сложный и кропотливый процесс.
И чем раньше компания разберет свои процессы, тем спокойнее пройдет переход с 1 сентября 2026 года.
Будем рады вашим реакциям на данную статью – если она была полезна. Это мотивирует нас писать еще больше материала, максимально прикладного для бизнеса
Материал подготовлен экспертами ООО "Юни Вэй Логистик" (UNIWAY LOGISTIC)
Подробнее о компании: https://uwayl.ru