В новой статье от команды проекта 42Clouds рассказываем историю о том, как утомительная ручная работа стала делом нескольких кликов.
Каждый месяц повторяется одна и та же ситуация: бухгалтерия формирует расчетные листы, а затем начинается самая кропотливая часть — рассылка. Открываешь файл, ищешь сотрудника в контактах, отправляешь. Потом следующий. И так по кругу.
Если в компании 20 сотрудников — терпимо. Но если 200 или 500 — на рассылку уходит минимум один рабочий день.
В такой ситуации оказалась организация, о которой расскажем. Ольга — бухгалтер по зарплате в компании с 500 сотрудниками. Каждый месяц после начисления зарплаты она готовила расчетные листы и отправляла их сначала самым активным, а затем остальным сотрудникам.
Ошибки были неизбежны: иногда листы одного сотрудника отправлялись другому, кто-то оставался без документа. Исправлять эти ошибки было сложно — приходилось пересылать файлы и тратить дополнительное время на объяснения.
Сотрудники просили, чтобы расчетные листы приходили в мессенджер. MAX оказался удобнее: его проверяют чаще, чем электронную почту, файлы открываются быстрее, и они не теряются в спаме. Но вручную отправлять документы каждому сотруднику означало потерять день или два.
Ольга пробовала групповые рассылки, но они не подходили: каждому сотруднику нужен свой расчетный лист, а не общий файл. Необходимо было решение, которое отправляет персональные документы массово.
Ольга обратилась к менеджеру Маркет42 и уточнила, есть ли подходящий сервис. Менеджер задавал вопросы: количество сотрудников, используемый мессенджер, частота рассылки. После этого он предложил обработку для массовой отправки расчетных листов в MAX. Документы теперь приходят каждому сотруднику персонально прямо из 1С.
После установки сервиса процесс изменился: Ольга формирует расчетные листы в 1С, нажимает «Отправить в MAX», выбирает сотрудников — и сервис делает все автоматически. Каждый получает свой документ, никто не пропадает.
Время на рассылку сократилось с нескольких дней до 15 минут. Ошибки с неправильными адресатами или забытыми вложениями ушли в прошлое. Сотрудники получают документы быстро и в удобном формате, где их точно заметят.
Ольга нашла решение, которое сэкономило ей часы работы. Если у вас похожая ситуация, вы знаете, где искать выход. А если есть сомнения, менеджеры Маркет42 всегда помогут выбрать и подключить сервисы 1С для автоматизации таких задач.