Игорь Филипьев — Delivery Lead, основатель «Школы Канбана» и один из первых пользователей Кайтена. За 9 лет он применял систему в самых разных задачах: обучал команды, переносил процессы из Jira, а позже собрал в одном пространстве работу над тренингами, подкастом, книгой и другими проектами.
В этом материале разбираем, как Кайтен стал для Игоря не просто таск-трекером, а полноценной основой для управления всеми рабочими инициативами.
Знакомство с Кайтеном началось почти 10 лет назад
Игорь Филипьев начинал с управления IT-проектами и собственной веб-студии. В 2016 году он погрузился в Agile: Scrum, Канбан и командный коучинг. С тех пор эта сфера стала для него основной.
Примерно тогда же Игорь впервые узнал о Кайтене — это произошло на тренинге в 2016 году. Продукту на тот момент было всего несколько лет, поэтому по функциональности он заметно отличался от современной версии. Но уже тогда в нем были возможности, которых Игорю не хватало в Jira.
«Меня зацепили возможности визуализации Канбан-системы — наличие подколонок, дорожек, WIP-лимитов. В 2016–2017 годах я работал с Jira, и сделать в ней нормальную Канбан-доску было нереально. Поэтому Кайтен привлек меня в первую очередь именно инструментами визуализации», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Первую учетную запись Игорю создал один из основателей Кайтена. Сначала он использовал систему в легком режиме: вел блог, собирал личные заметки и изучал возможности инструмента.
Особый интерес тогда вызывали метрики:
- графики;
- спектральные диаграммы;
- отчеты по скорости выполнения задач.
Игорь экспериментировал с ними, наблюдал за данными и постепенно разбирался, как Кайтен может помогать не только визуализировать работу, но и лучше понимать процесс.
Первое серьезное применение Кайтена — проверка отчетности
Со временем интерес Игоря к аналитике вышел за рамки простого изучения возможностей системы. Кайтен стал для него рабочим инструментом проверки данных.
В одной из компаний, где работал Игорь, система управления задачами не поддерживала готовую отчетность. Команда вела учет процессов с помощью Excel-шаблона, и на первый взгляд все работало корректно. Однако Игорю было важно убедиться, что расчеты действительно точны.
Для этого он параллельно выгружал карточки из рабочей системы и загружал их в Кайтен, используя платформу как независимый источник проверки.
«Сверял цифры, смотрел на графики, проверял, совпадает ли картина. Кайтен выступал эталоном — независимым инструментом, по которому можно проверить, не врет ли основной отчет», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Сравнение показало: Кайтен рассчитывает показатели так же, как и вручную собранные Excel-отчеты. Но с важным преимуществом — вся аналитика уже встроена в систему.
- не нужно вручную переносить данные;
- не требуется собирать списки задач с датами начала и завершения;
- графики и диаграммы формируются автоматически.
То, что в Excel занимало значительное время, в Кайтене происходило без дополнительных усилий. После этой проверки Игорь полностью отказался от ручной отчетности и перешел на аналитику системы.
Сегодня он считает отчетные инструменты Кайтена одними из самых сильных на российском рынке.
От тренингов к внедрению Кайтена в крупной компании
Хотя Кайтен занимает важное место в работе Игоря, это не единственная система, с которой он глубоко знаком. За годы работы он получил серьезный опыт администрирования Jira и хорошо понимает сильные стороны обеих платформ.
В одной из компаний Игорь выступил инициатором перехода с Jira Cloud на Кайтен и убедил руководство попробовать новую систему.
Миграция оказалась непростой. Команды привыкли к логике Jira, поэтому внедрение потребовало большого количества ручной настройки и сопровождения. Игорь лично работал с отделами, помогая воспроизвести привычные процессы уже в Кайтене.
«Поначалу было очень больно. Я был тем человеком, который всех уговаривал, а потом был тем, который всех успокаивал. Я прямо ходил по отделам и пытался восстановить в Кайтене копию той доски, которая у них была в Jira», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Этот опыт помог Игорю лучше понять, в каких сценариях каждый инструмент показывает себя эффективнее. По его мнению, в крупных компаниях со сложной структурой процессов и строгими требованиями к разграничению доступа Jira пока остается более привычным выбором.
«Несмотря на это, видно, что Кайтен развивается в сторону энтерпрайза — например, для крупных клиентов появились инструменты, чтобы визуализировать потоки задач. То есть какие-то сценарии, к которым люди привыкли в Jira, переносят сюда», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
При этом для команд до 100–200 человек Кайтен, по наблюдениям Игоря, часто оказывается более удобным решением: в системе проще разобраться, быстрее организовать рабочее пространство и легче поддерживать процессы.
Как Кайтен помог организовать личные проекты: всего 3 доски вместо хаоса
Параллельно с рабочими задачами Игорь продолжал использовать Кайтен и для личных проектов. Постепенно система стала для него единым пространством, где можно держать под контролем все важные дела — от контента до крупных инициатив.
К текущей структуре Игорь пришел не сразу. За годы использования было много экспериментов: отдельные доски для книг, пространства под тренинги, промежуточные форматы организации задач и разные варианты компоновки.
Со временем лишние элементы отпали, а самые удобные сценарии закрепились. Финальная структура практически не меняется уже несколько лет — Игорь постепенно тестировал разные подходы, пока не нашел систему, с которой комфортно работать ежедневно.
Сегодня все пространство строится вокруг трех основных досок.
1. Доска с идеями
Это точка входа для всего нового. Любая идея — для сайта, блога или других проектов — сначала попадает сюда.
Чтобы не терять контекст, Игорь распределяет идеи по дорожкам:
- проекты;
- публикации;
- кейсы;
- книга.
Такая структура помогает быстро фиксировать мысли и позже возвращаться к ним, когда появляется время или необходимость превратить идею в полноценную задачу.
2. Доска для крупных проектов
Здесь Игорь ведет более масштабные инициативы:
- подкасты;
- мероприятия;
- книгу;
- важные личные задачи.
Карточки на этой доске уже содержат больше деталей: чек-листы, сроки, ссылки на документы и дополнительную информацию, необходимую для работы.
3. Доска с операционными задачами
По словам Игоря, эта доска даже важнее проектной. Крупные инициативы могут временно выпадать из фокуса, но операционная работа остается всегда.
Основной поток задач здесь связан с созданием контента:
- публикации для блога;
- материалы для соцсетей;
- работа над подкастами.
Чтобы ничего не терялось, весь процесс — от черновика до публикации — разложен по этапам. Колонки, чек-листы и автоматизации помогают не забывать про задачи и поддерживать стабильный рабочий ритм.
В итоге трех досок оказалось достаточно, чтобы держать под контролем все ключевые процессы — и рабочие, и личные.
«Когда я начинал пользоваться Кайтеном, многого из того, что есть сейчас, еще не существовало. Списки, таблица, временная шкала, календарь — все это появилось позже. Я про них знаю, но за столько лет привык работать с досками, и мне их более чем достаточно, чтобы рулить одним или несколькими проектами», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
3 инструмента Кайтена, без которых у Игоря не выходит ни один пост
Игорь работает сразу с несколькими форматами контента, и у каждого — свой цикл подготовки: статьи, подкасты, книга, публикации в соцсетях. Чтобы не держать в голове десятки этапов и не терять задачи по пути, он выстроил систему на базе трех инструментов Кайтена:
- типов карточек;
- автоматизаций;
- шаблонных чек-листов.
Типы карточек
Для каждого формата контента у Игоря создан отдельный тип карточки. Например:
- пост для сайта;
- выпуск подкаста;
- глава книги.
Изначально эта система появилась ради аналитики. Игорь хотел понимать, сколько времени занимает работа над разными форматами, анализировать скорость выполнения задач и смотреть отчеты по отдельным типам активности.
Со временем стало понятно, что при индивидуальной работе детальная аналитика уже не так важна. Но сама структура осталась — и теперь помогает выстраивать автоматические процессы.
Автоматизации
Сейчас у Игоря настроено пять автоматизаций, и все они связаны с логикой движения карточек по этапам.
Система работает просто: когда карточка определенного типа переходит в нужную колонку, Кайтен автоматически добавляет подходящий чек-лист.
Это позволяет не вспоминать вручную, что именно нужно проверить на каждом этапе, и не терять важные шаги в процессе подготовки контента.
Шаблонные чек-листы
Для каждого этапа работы у Игоря есть заранее подготовленные чек-листы. Они помогают стандартизировать процесс и быстро оценивать статус задачи.
Например, для публикаций в блоге используется два разных чек-листа.
Первый — критерии готовности материала:
- написан черновик;
- придуман заголовок;
- подготовлена иллюстрация;
- сформулирован призыв к действию.
Второй — критерии опубликованного материала:
- пост вышел в блоге;
- сделан репост в соцсетях;
- материал распространен в мессенджерах;
- выполнены другие действия после публикации.
«Шаблонными чек-листами я пользуюсь очень активно — даже уперся в лимит на их количество. Когда карточка переходит из этапа в этап, опа — автоматически создается нужный чек-лист. Мне это прямо максимально удобно», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Дополнительную пользу дает визуализация прямо на карточке: видно общее число пунктов чек-листа, количество выполненных задач, а завершенные элементы подсвечиваются зеленым.
По словам Игоря, раньше такой наглядности не было, и именно ее появление заметно упростило контроль статуса задач прямо на доске.
Как Кайтен помог запустить «Школу Канбана»
В конце 2019 года Игорь запустил собственный образовательный проект — «Школу Канбана». На платформе можно записаться на консультацию по бизнес-процессам или пройти обучение по Канбану.
И здесь Кайтен снова стал ключевым рабочим инструментом. Причем сразу на двух уровнях:
- как система управления задачами для самого Игоря;
- как рабочая среда для обучения участников.
Как Игорь организовал подготовку тренингов
Каждый открытый тренинг Игорь оформлял в Кайтене как отдельную карточку с типом «Открытый тренинг».
Внутри фиксировалось все необходимое для подготовки и проведения курса:
- темы занятий;
- расписание вебинаров;
- учебные материалы;
- организационные задачи.
Основной инструмент управления — чек-листы. Они помогали не упускать важные шаги и держать процесс под контролем — от подготовки программы до завершения курса.
Среди регулярных задач были:
- подготовка материалов;
- рассылка приглашений;
- проведение вебинаров;
- запись и публикация занятий.
Благодаря такой системе каждый этап был заранее прописан, а вероятность что-то забыть сводилась к минимуму.
Как Кайтен стал частью обучения
Но самое интересное — Кайтен использовался не только как внутренний инструмент организации.
Для каждого потока учеников Игорь создавал отдельное пространство в системе. Всего со временем накопилось около десяти таких пространств.
Участники получали приглашение на почту, заходили в Кайтен и работали уже не с абстрактными схемами из презентаций, а с реальным инструментом.
«У нас в тренинге был блок про S.T.A.T.I.K. Это системный подход к внедрению Канбана, пошаговый алгоритм, на выходе которого ты получаешь Канбан-доску. И работу по этому блоку я организовал в Кайтене — заранее отправлял ребятам приглашения на почту, они заходили в систему и прямо там делали визуализации: создавали доски, колонки и дорожки», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Такой формат обучения оказался особенно эффективным: вместо изучения теории на слайдах участники сразу применяли знания на практике.
Во время обучения они:
- проходили алгоритм S.T.A.T.I.K. шаг за шагом;
- создавали собственные Канбан-доски;
- настраивали колонки и дорожки;
- экспериментировали со структурой процессов.
В результате к завершению тренинга у каждого участника оставалась собственная рабочая Канбан-система, собранная своими руками и готовая к использованию в реальных задачах.
Как заявки и вопросы с сайта автоматически попадают в Кайтен
На сайте «Школы Канбана» пользователи могут оставить заявку на консультацию или задать вопрос. Чтобы не отслеживать обращения вручную и не терять потенциальных клиентов, Игорь автоматизировал весь процесс обработки входящих запросов.
В результате Кайтен стал не только инструментом управления задачами, но и системой для работы с обращениями — фактически мини-CRM.
Как работают заявки на консультации
На сайте есть форма обратной связи и почта для обращений. Основная часть таких сообщений — заявки от потенциальных клиентов, которые хотят записаться на консультацию.
Чтобы не разбирать письма вручную, Игорь настроил автоматизацию: каждое новое обращение автоматически превращается в карточку на Канбан-доске.
Процесс устроен следующим образом:
- пользователь отправляет заявку через сайт;
- сообщение приходит на почтовый адрес, связанный с аккаунтом в Кайтене;
- система автоматически создает новую карточку;
- данные из письма переносятся внутрь задачи.
Такой подход помогает не терять обращения и держать весь поток клиентов в едином рабочем пространстве.
Как Игорь обрабатывает вопросы пользователей
На сайте также есть отдельная возможность задать вопрос. Для таких обращений используется уже другой сценарий — модуль «Служба поддержки» внутри Кайтена.
Это отдельный инструмент, который позволяет:
- принимать обращения пользователей;
- вести переписку;
- хранить историю общения;
- отвечать прямо из системы.
Логика работы выглядит так:
- пользователь нажимает кнопку «Задать вопрос»;
- переходит на страницу «Службы поддержки»;
- оставляет обращение;
- вопрос автоматически появляется у Игоря в виде карточки на доске.
Дальше Игорь может сразу открыть карточку, посмотреть историю обращения и ответить пользователю, не переключаясь между несколькими сервисами.
Благодаря такой настройке все входящие запросы — и заявки, и вопросы — собираются в одном месте и становятся частью единого рабочего процесса.
Тренинги закончились, но появились новые проекты
Сейчас Игорь больше не набирает новые потоки на обучение. Вместо тренингов его фокус сместился на другие инициативы, которые по-прежнему связаны с Канбаном.
Среди основных проектов:
- подкаст о практиках управления потоком задач;
- книга о Канбане;
- образовательный контент и экспертные материалы.
И, как и раньше, все процессы Игорь продолжает выстраивать внутри Кайтена.
Подкаст, работа над которым полностью организована в Кайтене
В подкасте Игорь разбирает реальные кейсы и делится практиками управления потоком задач.
Первый сезон вышел осенью 2025 года и включал 18 эпизодов. Для каждого выпуска Игорь создавал отдельную карточку с чек-листами, чтобы отслеживать этапы подготовки.
Такой подход помогал держать отдельные задачи под контролем, но не давал целостной картины сезона: эпизоды существовали как независимые задачи, а прогресс приходилось собирать вручную.
Во втором сезоне Игорь изменил структуру работы.
Он создал родительскую карточку «Второй сезон подкастов» и связал с ней 12 дочерних карточек — по одной на каждый выпуск.
Это позволило видеть сезон как единый проект:
- какие эпизоды уже готовы;
- какие находятся в работе;
- какие еще ждут записи.
Чтобы завершенные выпуски не мешали текущим задачам, Игорь добавил отдельную дорожку «Подкасты ожидают публикацию».
Логика процесса стала такой:
- готовый эпизод получает дату публикации;
- карточка уходит в отдельную дорожку ожидания;
- в нужный день возвращается в колонку выполнения.
Для видеоверсий подкаста Игорь создал отдельное пространство в Кайтене. Но используется оно не для управления задачами, а как демонстрационная среда.
Во время записей Игорь показывает зрителям реальные примеры:
- Канбан-доски;
- блокеры;
- зависимости между задачами;
- организацию потоков работы.
Это помогает объяснять подходы не только через теорию, но и через живые примеры.
Книга о Канбане: структура проекта внутри карточек
Помимо подкаста, Игорь работает над собственной книгой о Канбане. Управление процессом написания он ведет в том же пространстве, где находятся остальные проекты.
Для книги создана отдельная проектная карточка.
Внутри нее — два ключевых чек-листа:
- этапы работы над книгой;
- список глав.
Там же Игорь хранит ссылки на рабочие материалы:
- черновики в Google Документах;
- содержание книги;
- синопсис для издательства.
Для каждой главы создана отдельная дочерняя карточка с типом «Глава книги» и шаблонным чек-листом.
Изначально процесс выглядел так:
- написать главу;
- отправить эксперту на ревью;
- обработать комментарии;
- двигаться дальше.
Но после первых трех глав стало понятно, что такой подход замедляет процесс.
«Я попробовал на 3 первых главах — отправил на вычитку. Получил очень плотную обратную связь и понял, что нужно сначала дописать книгу целиком, а уже потом заниматься правками, иначе процесс сильно затянется», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
После этого Игорь изменил стратегию: сначала завершить рукопись целиком, а затем возвращаться к редактуре.
В Кайтене изменение процесса отразилось максимально просто:
- готовая глава отмечалась в чек-листе;
- к карточке прикреплялась ссылка на документ;
- задача отправлялась в архив.
Кайтен как привычка длиной в 9 лет
Сегодня Кайтен для Игоря — это не просто инструмент управления задачами, а единое рабочее пространство, в котором собраны все ключевые процессы.
Именно здесь он управляет:
- «Школой Канбана»;
- подкастами;
- книгой;
- заявками с сайта;
- личными задачами.
За девять лет система постепенно превратилась в привычную среду работы, где все организовано под собственную логику и ежедневные процессы.
Игорь не измерял эффективность в конкретных цифрах, но отмечает заметные изменения на практике: работа с карточками, шаблонами и чек-листами помогает быстрее двигаться по задачам и чаще доводить дела до результата.
Особенно полезной оказалась системность — возможность заранее описать процесс и не принимать решения заново каждый раз.
«Чек-листы помогают системно подойти к задаче — особенно в моменты, когда нет мотивации или хочется что-то пропустить. В такие моменты эмоции уходят на второй план, а задача решается по готовому алгоритму, который я сам себе заранее прописал. Раз, два, три и получаешь результат», — Игорь Филипьев, Delivery Lead и основатель «Школы Канбана».
Именно поэтому Игорь не планирует переходить на другой инструмент. Текущая система полностью закрывает его задачи, а новые проекты легко встраиваются в уже работающую структуру без необходимости перестраивать процессы с нуля.
Смотрите также: