Когда мероприятие проходит спокойно и красиво, кажется, что за всем процессом стоит буквально несколько человек. Гости видят ведущего, официантов, иногда координатора в гарнитуре — и создаётся ощущение, что всё происходит легко и почти само собой.
На практике даже камерное событие — это работа большой команды, где каждый отвечает за свою часть процесса. И чем масштабнее мероприятие, тем больше специалистов одновременно участвуют в его подготовке и реализации.
Причём речь идёт не только о самом дне события. Большая часть работы начинается задолго до монтажа площадки.
Кто работает над мероприятием ещё до начала события
Подготовка начинается с продюсерской и организационной команды. Обычно в работу включаются event-продюсер или project-менеджер, координаторы, сценаристы, дизайнеры и специалисты по работе с площадкой.
Если мероприятие требует сложной визуальной концепции, подключаются декораторы, флористы, технические дизайнеры и специалисты по свету. Параллельно команда ведёт коммуникацию с подрядчиками, артистами, кейтерингом и площадкой.
Даже на небольшом корпоративе или частном ужине подготовкой обычно занимается от 5 до 10 человек ещё до начала монтажа.
Если речь идёт о крупном событии, количество специалистов на этапе подготовки может легко превышать 20–30 человек.
Сколько людей работает на площадке в день мероприятия
В день события команда становится значительно больше, потому что к организационной части подключаются технические и сервисные специалисты.
На площадке одновременно могут работать:
— организаторы и координаторы
— техническая команда
— специалисты по свету и звуку
— монтажники
— декораторы
— фотографы и видеографы
— кейтеринг и кухня
— официанты и бар
— хостес
— артисты и ведущие
— персонал площадки
— служба клининга и безопасности
Даже мероприятие на 50–70 гостей редко обслуживает команда меньше 15–20 человек.
Если это корпоратив, свадьба или большое многозональное событие на 200–300 гостей, количество специалистов на площадке может достигать 50–100 человек в зависимости от масштаба программы и сложности застройки.
Почему большое количество людей почти незаметно для гостей
Парадокс event-индустрии в том, что хорошая организация всегда выглядит лёгкой. Гости не должны видеть внутренние процессы, технические задачи и координацию команды.
Для них мероприятие должно ощущаться естественным: свет включается вовремя, еда появляется без задержек, пространство остаётся комфортным даже в самый активный момент вечера.
Но за этим ощущением всегда стоит синхронная работа большого количества людей, где каждая часть влияет на общий результат.
Именно поэтому event-проекты во многом напоминают продюсирование сложной системы, в которой одновременно работают десятки процессов.
В Event by Stroganoff каждое мероприятие собирается именно по такому принципу — как единая команда специалистов, где пространство, гастрономия, техническая часть и координация работают на общее впечатление гостей.