Оформление прогула - задача, с которой сталкивается практически каждый работодатель. Это не только проверка на внимательность и знание трудового законодательства, но и важный этап в поддержании трудовой дисциплины. Ошибки на этом этапе могут привести к спорам, штрафам и судебным разбирательствам.
Как зафиксировать факт отсутствия сотрудника и правильно отразить это в учётной системе? В нашей статье мы подробно разберём, как зарегистрировать прогул в популярных программах «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия».
Регистрация прогула в программе «1С:ЗУП»
В современных условиях автоматизация процесса регистрации прогулов с помощью 1С:ЗУП позволяет соблюдать требования Трудового кодекса и минимизировать риск, связанный с человеческим фактором. Прежде чем регистрировать прогул, надо убедиться, что программа настроена соответствующим образом.
- Включение почасовой оплаты. Если надо фиксировать не только полные дни, но и часы отсутствия (внутрисменные прогулы), зайдите в раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний». На вкладке «Почасовая оплата» установите флаг «Применение почасовой оплаты».
- Настройка учёта отсутствий. На той же форме, но на вкладке «Учет отсутствий», поставьте галочки напротив пунктов «Прогулы и неявки» и «В том числе внутрисменные». Это позволит регистрировать полные дни и часы отсутствия.
После выполнения этих действий станут доступны виды: «Прогул», «Внутрисменный прогул», «Неявка по невыясненным причинам» и др. Они настроены по умолчанию и готовы к использованию. Регистрация отсутствия выполняется с помощью документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» или его варианта для списка сотрудников.
- Перейдите в один из разделов: «Кадры» → «Отсутствия (болезни, прогулы, неявки)», «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников», «Зарплата» → «Все начисления». Нажмите «Создать» и выберите вид. В шапке документа укажите месяц, в котором фиксируется прогул, выберите организацию (если их несколько) и дату регистрации. Найдите и выберите работника. Установите «Расчёт утвердил» и укажите ответственного.
- Если сотрудник отсутствовал часть дня: установите «Отсутствие в течение части смены». В поле «Дата отсутствия» укажите день, а в поле «Часы отсутствия» - интервал. Если в графике есть дневные и ночные смены, уточните вид. Для дневного и ночного времени создаются отдельные документы. Если сотрудник отсутствовал весь день: укажите даты начала и окончания в полях.
- Выберите причину отсутствия. Установите переключатель в положение: «Прогул» (причина неуважительная), «Болезнь» (сотрудник болен, но больничный не закрыт), «Отсутствие по невыясненным причинам» (причина неизвестна), «Отстранение от работы» (работник временно отстранён без оплаты). В разделе «Вид времени (ПР)» по умолчанию стоит код для табеля - «Прогул». Если созданы доп. виды, выберите нужный. Если надо, установите «Освободить ставку на период отсутствия». Нажмите «Провести и закрыть».
Как сделать пересчёт прошлого периода? Если регистрируется отсутствие за прошлый месяц, на который начислены выплаты, 1С предложит пересчитать начисления для сторнирования лишних сумм. Если месяц «закрыт», используйте исправление через «Исправить» или создайте «Сторнирование начислений».
Как отразить в табеле? После регистрации прогула надо произвести расчёт зарплат. Создайте документы «Начисление за первую половину месяца» и/или «Начисление зарплаты и взносов» («Зарплата» → «Все начисления»). 1С учтёт прогул при расчёте оплаты за отработанное время. В табеле учёта времени («Зарплата» → «Табели») прогул будет отражён буквенным кодом: «ПР» - Прогул, «Б» - Болезнь (если была выбрана эта причина), «НН» - Неявка по невыясненным причинам, «НБ» - Отстранение от работы.
Из документа отсутствия можно создать: «Совмещение должностей» (назначить доплату др. работнику за исполнение обязанностей отсутствующего), «Больничный лист» (начислить пособие, если сотрудник предоставил больничный).
Регистрация прогула в программе «1С:Бухгалтерия»
В отличие от своей «сестры» 1С:ЗУП – «1С:Бухгалтерия» не может похвастаться автоматизацией кадрового учёта. Тут нет опций для оформления дисциплинарных взысканий, а регистрация прогула превращается в ручную корректировку. Но, зная алгоритм, можно учесть отсутствие сотрудника при расчёте зарплаты в этой системе.
Программа «1С:Бухгалтерия» ориентирована в первую очередь на БУ и НУ. Расчёт зарплаты тут базовый и предназначен для компаний с простой структурой. Тут нет кадровых документов, таких как «Отсутствие (болезнь, прогул)». Но это не значит, что прогулы нельзя учесть. Просто делать это нужно на этапе начисления зарплаты.
- Основной инструмент - документ «Начисление зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Все начисления» («Зарплата»)). Нажмите «Создать» и выберите «Начисление зарплаты». Укажите месяц, за который производится расчёт, и компанию. После нажатия «Заполнить»,1С рассчитает число дней по графику.
- Найдите совершившего прогул. Если прогул был целый день: измените значение в колонке «Дни» («Отработано дней»). Уменьшите число дней на прогулы. Если он был внутрисменным, уменьшать число дней нельзя, так как работник был на работе часть времени. Исправьте количество часов в колонке.
- Перейдёте к др. строке или нажмите «Рассчитать», 1С выполнит перерасчёт: оклада (пропорционально отработанному времени), НДФЛ (налог уменьшится), взносов (база для начисления станет меньше). Не надо делать доп. проводок – 1С всё сделает по введённым данным. Проверьте и нажмите «Провести и закрыть». Зарплата будет рассчитана с учётом отсутствия.
Как отразить в табеле? Табель формируется на основании данных из документа «Начисление зарплаты». Так как вручную уменьшено число дней/часов, в печатной форме табеля эти дни будут отмечены как неявки. Для обозначения прогула в табеле используется буквенный код «ПР». 1С подставит его для дней, где исправлено время.
Важный нюанс - сведения о стаже (СЗВ-СТАЖ). Так как прогул не фиксируется кадровым документом, программа не знает, что отсутствие было дисциплинарным взысканием. Для передачи данных в СФР надо указать код периода («Отчёты» → «1С-Отчётность» → Регламентированные отчёты»).
Создайте отчёт «СЗВ-СТАЖ». При редактировании данных нажмите «Редактировать данные формы». Найдите сотрудника и период, когда был совершён прогул. В графе «Территориальные условия (код)» или через контекстное меню выберите «Ввести данные о периоде». В окне укажите: начало и конец периода (даты прогула). В поле «Особые условия труда (код)» или в соответствующем блоке для обозначения периода выберите код «НЕОПЛ» (Неоплачиваемый период). Этот код информирует фонд, что данный период отсутствия не включается в страховой стаж для назначения пенсии, что полностью соответствует законодательству РФ при оформлении прогула.