Обращение с наличными деньгами — ключевой элемент бухгалтерского учёта в любой организации. Разберём пошагово, как грамотно отражать кассовые операции в программе «1С:Бухгалтерия», минимизируя риски ошибок и санкций со стороны контролирующих органов.
Правовая основа работы с кассой в 2026 году
При организации кассового учёта опирайтесь на следующие нормативные акты:
- Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ задаёт базовые правила: как оформлять документы, устанавливать лимит кассы, хранить наличные. Несмотря на то что документ достаточно старый, все его требования актуальны.
Указание ЦБ РФ от 9 декабря 2019 г. № 5348‑У «Об осуществлении наличных расчётов». Регламентирует порядок расчётов наличными между организациями. Этот документ немного более новый, правила расчётов, описанные в нём, берут на вооружение многие проверяющие:
1. Федеральная налоговая служба (ФНС);
2. силовые структуры (Прокуратура РФ, МВД, ОРЧ, СК) в рамках совместных выездных налоговых проверок;
3. управляющие компании рынков (с 1 марта 2025 года наделены контрольными функциями в части проверки наличия зарегистрированной онлайн‑кассы у арендаторов торговых мест).
Важно: банки не уполномочены проверять кассовую дисциплину.
- Федеральный закон № 54‑ФЗ «О применении контрольно‑кассовой техники». Определяет, в каких случаях обязательно использовать ККТ при наличных расчётах.
- Федеральный закон от 23 июля 2025 г. № 248‑ФЗ (вступает в силу с 1 сентября 2026 года). Вводит новое требование: компании с годовой выручкой свыше 120 млн рублей, обслуживающиеся в системно значимых банках, обязаны принимать оплату в цифровых рублях.
Как настроить лимит кассы в «1С»
Лимит кассы — это предельно допустимая сумма наличных, которую можно оставлять в кассе после окончания рабочего дня. Излишки необходимо сдавать в банк.
Пошаговая инструкция по настройке в «1С»:
- Откройте раздел «Главное» → «Организации».
- Выберите карточку нужной организации.
- Перейдите по ссылке «Лимиты остатка кассы» и создайте новую запись.
Заполните:
1. дату, с которой лимит начинает действовать;
2. сумму лимита в рублях.
Важный нюанс: субъекты малого предпринимательства и ИП вправе отказаться от установления лимита, но должны закрепить это решение в приказе или "Учетной политике", и продолжать вести учёт поступлений и расходов.
Совет: регулярно пересматривайте лимит кассы — например, раз в год или при изменении объёмов наличных операций. Это поможет избежать накопления излишков и снизить риски штрафов.
Оформление поступлений: создаём ПКО (приходный кассовый ордер) в «1С»
Поступление наличных фиксируется документом «Поступление наличных» (раздел «Банк и касса» → «Касса»).
Порядок оформления ПКО:
- Определите тип операции: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат подотчётных сумм» и т. д.
- Внесите обязательные данные:
1) информацию о контрагенте (если есть);
2) точную сумму поступления;
3) статью движения денежных средств;
4)основание операции (кратко опишите суть хозяйственной сделки). - При необходимости дополните реквизиты для печатной формы — например, укажите перечень прилагаемых документов.
Распространённые типы операций:
- «Оплата от покупателя» — деньги от контрагентов (чаще всего это оптовая выручка).
- «Розничная выручка» — поступления от розничных продаж.
- «Возврат от подотчётного лица» — возврат неизрасходованных авансов от сотрудников.
- «Получение наличных в банке» — средства, полученные через инкассацию с расчётного счёта.
Лайфхак: используйте функцию автозаполнения в «1С». Программа может подставить корректные счета учёта и статьи движения денежных средств в зависимости от типа операции. Это сэкономит время и снизит риск ошибок.
Выдача наличных: работаем с РКО (расходный кассовый ордер)
Расход наличных оформляется через документ «Выдача наличных». Принцип заполнения схож с ПКО: укажите кассу, статью расхода и сумму.
Основные типы операций РКО:
- «Выдача подотчётному лицу» — для выдачи авансов сотрудникам.
- «Оплата поставщику» — для расчётов с контрагентами.
- «Выдача заработной платы» — для выплаты зарплаты через кассу.
- «Прочий расход» — для нестандартных операций.
Важные нюансы:
- При выплатах зарплаты и иных обязательных платежей учитывайте нормы Трудового и Налогового кодексов РФ.
- Убедитесь, что получатель — именно то лицо, которое указано в документе. При необходимости запросите паспорт или иной удостоверяющий документ.
- Получатель обязан расписаться в получении, а также имеет право пересчитать сумму только в присутствии кассира — иначе претензии по сумме не принимаются.
Кассовая книга: формируем отчёт в «1С»
Кассовая книга (форма № КО‑4) — это сводный документ, отражающий все движения наличных и остаток на конец дня.
Как создать в «1С»:
- Перейдите в раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы».
- Нажмите кнопку «Кассовая книга».
- Задайте нужный период и выберите организацию (если ведётся учёт по нескольким юрлицам).
- Программа автоматически подготовит отчёт по утверждённой форме.
Проверка на ошибки: после формирования кассовой книги сверьте итоговые суммы с данными ПКО и РКО. Если есть расхождения, проверьте правильность заполнения документов и перепроведите их при необходимости.
Основные правила для кассиров: памятка по работе с наличными
Чтобы избежать ошибок и нарушений, кассирам следует придерживаться следующих правил:
1. Приём денег. Тщательно пересчитывайте поступившие наличные и сверяйте сумму с документом. Обеспечьте клиенту возможность наблюдать за пересчётом. Проверяйте платёжеспособность купюр: не принимайте банкноты, повреждённые более чем на 60 %, — их нельзя обменять по номиналу.
2. Выдача денег. Убедитесь, что получатель — именно то лицо, которое указано в документе. Получатель обязан расписаться в получении.
3. Размен наличных. С 2024 года (действует и в 2026‑м) при размене купюр одного номинала на другой кассир обязан выдать квитанцию. В ней указываются: сумма, номиналы, дата, ФИО и подпись кассира. Пересчёт при размене должен происходить на глазах у клиента.
4. Инвентаризация кассы. Регулярно проводите пересчёт наличных и сверяйте фактическую сумму с данными кассовой книги. В 2026 году инвентаризация регулируется:
1)ФСБУ 28/2023 (утв. Приказом Минфина от 13 января 2023 г. № 4н);
2)Указанием ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210‑У.
Практические советы по учёту
- Контроль лимита. В «1С:Бухгалтерии 8.3» есть функция контроля остатка наличных. Если сумма в кассе превышает установленный лимит, система выдаст предупреждение.
- Работа с онлайн‑кассой. Если ваша организация обязана применять ККТ, соблюдайте следующие правила:
1) фиксируйте каждую операцию и передавайте данные в ФНС;
2) выдавайте клиенту фискальный чек независимо от способа расчёта (наличными или картой);
3) своевременно заменяйте фискальный накопитель.
3. Безопасность хранения. Руководитель определяет место проведения кассовых операций и меры по сохранности наличных. Обязательные требования:
1) наличие металлического сейфа или несгораемого шкафа;
2) ограничение доступа посторонних лиц;
3) назначение материально ответственного кассира с заключением договора о полной материальной ответственности.
4. Экспресс‑проверка. Используйте встроенный инструмент «Экспресс‑проверка ведения учёта» (раздел «Отчёты»). Он поможет выявить ошибки в кассовых операциях и оперативно их исправить.
По кнопке "Показать настройки" можно выбрать только какой-либо один нужный аспект анализа. Для этого достаточно выбрать (проставить или снять чек-бокс (зеленую "галочку")).
Итог: грамотное ведение кассовых операций в «1С:Бухгалтерия» сводится к четырём шагам
- Настройте лимит кассы или оформите приказ об отказе от него.
- Оформляйте ПКО и РКО для каждой операции с наличными.
- Ежедневно формируйте кассовую книгу при наличии операций.
- Регулярно проверяйте остатки и соблюдайте правила работы с наличными.
Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите корректный учёт и избежите штрафов.
Остались вопросы? Хотите, разберу какой‑то этап подробнее? Пишите в комментариях!