Рецепт простого наведения порядка на микропредприятии

Автор помог наладить на маленьком предприятии коммуникацию, и время на обработку данных сократилось. Как же это удалось?

Существует одна очень частая проблема на производстве — утверждение полученной информации. Разные отделы и специалисты из офиса и производства имели данный не первой свежести, и сначала всю информацию утрясали через звонки, а затем через один общий чат в зеленом мессенджере.

Как вы понимаете, новые вводные оттеснялись новыми сообщениями, а если человек не в контексте (а в производстве не до чтения длительных переписок), то попытка вникнуть становится отдельной, сложной задаче.й

Надо ли говорить, что за связанностью контекста в едином рабочем чате никто не следил даже за тем, чтобы сообщения летели цепочкой, то есть ответы были невпопад. Например, было "Нет, не надо". А что нет-то? Естественно, что было трудно понять, о чем идёт речь.

Каждой заявке — свой чат📚

В результате автор предложил простой подход. Бесплатный таскер и деловой мессенджер. Это не реклама, так как таких достаточно много и везде есть такой функционал. Мы для предприятия использовали Пачку.

Было достаточно просто — каждая заявка становилась новым чатом. Когда заявка была завершена (отгружена), заявки отправлялись в архив и пропадали у всех участников. Достаточно простое и бесплатное решение проблемы разорванных контекстов. В заявке поменялось количество деталей? Об этом пишет менеджер и человек на производстве (любой из) просто доносил это до производственников. Таким образом в каждом тематическом чате было просто отследить, что происходит с заявкой.

Преимущества подхода:

Все обсуждения по конкретной детали или изменению комплектации находятся в одном месте. В Пачке нельзя удалить чат, поэтому архивированные чаты не пропадают. Контекст сохранен. Все обсуждения по конкретной детали или изменению комплектации находятся в одном месте.

• Мгновенная синхронизация. Если в заявке изменилось количество деталей, менеджер пишет об этом прямо в чат заявки. Производственник видит уведомление и сразу реагирует. Не нужно искать, кому сообщить.
• Чистота. В рабочих чатах нет флуда про погоду или поздравлений с днем рождения. Только рабочая информация.
• Вы находите старые чаты и видите старые обсуждения — как мы делали такую же или схожую заявку.

Оптимизация производственного процесса не обязательно должна быть очень дорогой, достаточно иногда навести порядок.

Общие чаты вне заявок ☝

Были чаты и для снабжения. Повредился удлинитель или развалилась кувалда? А в какой чат это отнести?

Чтобы решить эту проблему, были чаты снабжения, которые закреплялись у снабженца, офисных работников и производственников.

Система тоже простая: "Подразделение — снабжение":
Офис—снабжение,
Цех—снабжение,
Монтаж—снабжение.

Чтобы чаты общие не терялись среди номерных, мы меняли обложки на цвета из одной дизайнерской палитры. В принципе, та же Алиса ИИ может вам подобрать симпатичные цвета, которые не будут создавать визуальный хаос.

Чаты можно группировать и закреплять только необходимые. Для офисных устройств — свой чат. Для производственных — свой.

Вспомогательные каналы 📣

Рекомендую завести ещё каналы — чаты, где писать могут только менеджеры и директор. В Пачке такое тоже есть.

Зачем они нужны? Например, есть общий чат для объявлений, где указывается режим работы и разные распоряжения.

Ну или все правила идут в Справочную, а для тех, кто плохо знаком с тем, как пользоваться программой или приложением Пачки — Подсказки:

Кодификация правил — полезная практика. Улучшение процессов идёт только через их отслеживание и внесение изменений.

Такая практика себя оправдывает и действительно приводит все в порядок, сокращая время (и нервы) на производственные процессы. А самое главное, что система полностью бесплатная. Единственное ограничение — 2000 сообщений на бесплатном тарифе в месяц. Но если учесть, что мы с трудом набираем 1000 сообщений, то этого хватает выше крыши.

💙Понравилась статья? Поставьте лайк и подпишитесь, у нас выходит регулярно выходит много интересных и полезных статей: