Сегодня поговорим о вещах, которые компании не принадлежат, но держать их под контролем просто необходимо. Речь пойдёт о забалансовых счетах.
Если вы считаете, что учёт — это только дебет и кредит на балансовых счетах, вы рискуете упустить важные детали. Они не попадают в основную отчётность, но могут привести к серьёзным последствиям.
Многие бухгалтеры либо вообще игнорируют забалансовые счета, либо ведут их «для галочки». А зря. Именно на них ведётся учёт активов и обязательств, которые юридически не принадлежат компании, но находятся в её пользовании или под контролем. Халатность здесь может привести к реальным потерям и претензиям.
Что такое забалансовые счета и зачем они нужны?
Термин «забалансовые» говорит сам за себя — это счета, которые находятся за пределами баланса организации. Их обороты и остатки не влияют на валюту баланса (активы = пассивы).
Основные функции забалансовых счетов:
- Контроль — учёт ценностей, которые не принадлежат организации на праве собственности, но находятся у неё в пользовании, хранении или во временном владении.
- Информация — дополнительные данные о ресурсах и обязательствах компании, важные для управления.
- Безопасность — отслеживание рисков и потенциальных обязательств.
Представьте, что вы взяли в аренду дорогостоящее оборудование. Оно не ваше — вы не можете поставить его на счёт 01 «Основные средства». Но если оно сгорит, ответственность будет на вас. Именно забалансовые счета позволяют видеть и контролировать такие «чужие» активы.
Самые распространённые забалансовые счета
Счёт 001 «Арендованные основные средства»
Сюда входит стоимость объектов ОС, полученных в аренду (кроме финансовой аренды).
Данный счет позволяет вести контроль сохранности арендованных активов.
Пример: взяли в аренду производственную линию за 10 млн руб. — Дт 001. Вернули — Кт 001.
Счёт 002 «ТМЦ, принятые на ответственное хранение»
Тут учитывается стоимость товаров, полученных от других организаций на хранение (неликвиды, товары, ожидающие отгрузки).
Этот счет необходимо проверять, например, если вы приняли на склад партию товара поставщика на 500 тыс. руб. — Дт 002. Отгрузили обратно — Кт 002.
Счёт 003 «Материалы, принятые в переработку»
Это стоимость сырья заказчика (давальческое сырьё). Контроль использования чужих материалов в производстве необходим в любой организации.
Если вы приняли 1 т металла для изготовления деталей — Дт 003. Использовали 0,8 т — Кт 003.
Счёт 004 «Товары, принятые на комиссию»
Что учитываем: стоимость товаров, переданных на реализацию по договору комиссии. Это позволяет нам видеть движение чужих товаров до момента продажи.
Пример: передали комиссионеру партию товара на 200 тыс. руб. — Дт 004. Продали на 150 тыс. руб. — Кт 004.
Счёт 006 «Бланки строгой отчетности (БСО)»
Здесь учитывается стоимость бланков (трудовые книжки, аттестаты, путевые листы, квитанции).
Тут всё просто: получили 100 бланков трудовых книжек по 100 руб. — Дт 006 (10 000 руб.). Выдали 5 бланков — Кт 006 (500 руб.).
Счёт 008 «Обеспечения обязательств полученные»
Сюда входит стоимость полученных гарантий, залогов, поручительств в вашу пользу. Это позволяет контролировать наличие обеспечений на случай неисполнения обязательств контрагентами.
Счёт 009 «Обеспечения обязательств выданные»
Сюда входят: стоимость выданных вами гарантий, залогов, поручительств. Нужно знать свои потенциальные обязательства.
Пример: выдали поручительство за дочернюю компанию на 500 тыс. руб. — Дт 009.
Как правильно вести учёт на забалансовых счетах
1. Односторонняя запись. Поступление отражается только по дебету счёта, выбытие — только по кредиту.
2. Аналитический учёт — обязателен, ведь без него забалансовый учёт теряет смысл. По каждому счёту должна быть детализация:
- по 001 — по каждому арендодателю и объекту аренды
- по 002/003 — по каждому поклажедателю и виду ТМЦ
- по 006 — по видам бланков, сериям, номерам, ответственным лицам
- по 008/009 — по каждому виду обеспечения и контрагенту
3. Документальное подтверждение: каждая запись должна быть подтверждена первичными документами (договоры аренды, акты приёма-передачи, накладные, гарантийные письма).
4. Пропишите в учётной политике, какие забалансовые счета вы используете и как организован аналитический учёт.
5. Не забывайте проводить инвентаризацию и по забалансовым счетам — сверяйте фактическое наличие с учётными данными.
Ошибки в забалансовом учёте ведут к потере контроля над чужими активами, за которые вы несёте ответственность, а также к непредвиденным тратам — например, если арендованное оборудование испортилось, а вы не увидели это в учёте, платить за ремонт придётся вам.
Кроме того, без учёта выданных поручительств вы не осознаёте свои потенциальные обязательства, а аудиторы при их проверке обратят внимание на искажения — и это повод для лишних вопросов.
Так что научитесь работать с ними грамотно — и вы будете видеть полную картину состояния компании, сможете оперативно реагировать на риски и демонстрировать высокий уровень профессионализма.