Ты сделал отчет, заботливо уложил его в почту и нажал "Отправить". И уже через 15 минут полетели сообщения: а почему здесь какая-то странная цифра? данные за предпоследнюю неделю, а где за последнюю? почему тотал не сходится с детализацией? и так далее... И вместо того, чтобы закрыть задачу, ты лезешь в нее обратно - проверять, исправлять, объяснять.
Знакомо? Только не говори, что нет, потому что у каждого, кто работает с данными много и интенсивно - бывают осечки, все мы люди.
Привет, коллега! На связи Ленивый аналитик, а значит следующие несколько минут ты проведешь с пользой для себя.
Ошибки в отчётах бьют по трём самым критичным точкам:
- быстро рушат доверие руководства или клиента - это плохо для твоей репутации как специалиста
- съедают часы на бесконечные правки и согласования
- и, что опаснее всего, становятся основой для неверных управленческих решений.
Хорошая новость: 90% таких промахов можно отловить заранее, если регулярно проверять себя.
Данные и цифры - проверка на адекватность
Кривые цифры могут привести к кривым решениям. Плохо, если получатель заметит ошибку и "натыкает носом" в нее автора отчета. Совсем плохо - если не заметит и примет неправильное управленческое решение.
Поэтому проверяем, что:
- Порядок цифр в отчете адекватный
Если у вас выручка в месяц измеряется в миллионах, то миллиарды там быть не должны (а жаль, да). Если себестоимость в пределах 30-40%, то цифра 80% должна заставить вас пойти проверять.
- Итоговые суммы сходятся с детализацией
Особенно когда итоги и детализация в разных таблицах. Обязательно проверяйте фильтры в сводных таблицах - они должны быть едиными для итогов и детализации.
- Данные охватывают нужные периоды
Если нужны данные за 2 последние недели - проверяем, что в отчете именно нужные недели, а также - что данные содержат полное количество дней в каждой неделе.
_________________________________________________________________________
Из личной практики: часто я проверяю также выбросы данных.
Что это такое? Иногда итоговая цифра выглядит ну очень адекватно. Однако, если разложить ее на составляющие - например, на подразделения или месяцы - то можно увидеть, что какие-то строки сильно выбиваются. Это повод проверить, что вы правильно "забрали" данные, нигде не поехали формулы и т.д.
_________________________________________________________________________
Проверяем "под капотом"
Так я называю листы со вспомогательными расчетами, скрытые от глаз пользователей.
- Формулы протянуты до конца диапазона данных, если вы делаете расчеты формулами, а не при помощи SQL и Power Query.
- Формулы не сломаны. Бывает, что приходится расчет, сделанный формулой, скорректировать вручную. И сколько ни выделяй такие ячейки цветом, все равно есть риск, что эти хардовые значение так и останутся в расчетах.
О том, как найти сломанные формулы, я делала небольшой ролик. Или можно просто заново протянуть формулы сверху до конца столбца.
- Диапазон данных для сводных таблиц захватывает все нужные столбцы и строки.
Чтобы в этом не было необходимости, сводные таблицы лучше строить на основе "умных" таблиц или хотя бы добавлять в диапазон данных полностью столбцы, а не диапазон ячеек - это проверено не влияет на производительность, но облегчает обновление сводных таблиц.
- Проверьте фильтры в источниках. Если итоговые таблицы строятся на основании сводных таблиц (например, сводные таблицы из сводных таблиц), то проверьте фильтры в таблицах-источниках.
Если используете Power Query или SQL - проверьте фильтры в них.
А точно ли всё понятно
Правильные цифры - это, конечно, главное, но еще не всё. Важно, чтобы "потребитель" данных понял их правильно. Поэтому проверяем, что:
- Графики и таблицы имеют наименования
Также заголовки столбцов таблиц должны быть понятны.
- Единицы измерения подписаны, если они не очевидны
Если обычно вы отправляете выручку в рублях, а сейчас сделали в тысячах рублей - подпишите это.
- Единицы измерения единообразны
Если в одной таблице данные в рублях, а в другой - в миллионах, это не хорошо. Даже если подписано.
- Если использовали специфические термины - они должны быть расшифрованы
Доступность и безопасность
Когда закончили с проверкой самого файла, переходим к финальными "чеку" перед отправкой.
- Размер файла
Смотрим на размер готового отчета - сможет ли ваш почтовый клиент переслать его или выдаст ошибку. Если вес файла большой, его можно уменьшить разными способами. Например, удалить источники сводных таблиц или сохранить итоговые таблицы как значения (если в них были формулы) и также удалить листы-источники.
(конечно же, делайте это на копии отчета)
- Есть ли у получателей доступ к сетевой папке или другому ресурсу, где лежит отчет
Как один из вариантов решить проблему большого файла при отправке можно выбрать отправку данных как ссылку на файл в сетевой папке. Однако, у получателей может отсутствовать доступ к этой папке - это нужно учитывать.
- Проверка адресатов
Это прям важно! Иногда задача приходит вам по почте, и в адресаты добавляют буквально "всех подряд" на всякий случай. Однако, когда мы отправляем итоговый отчет, прежде чем нажать "Ответить всем", лучше убедиться, что:
- все адресаты имеют право видеть эти данные (чтобы ненароком не слить коммерческую тайну или просто лишние подробности)
- все адресаты заинтересованы получить эту информацию.
Пишите в комментариях, что еще вы проверяете перед отправкой отчета ⬇️
P.S Завела канал в MAX Ленивый аналитик, там будут выходить не только анонсы статей, но и дополнительные материалы, все так же, как в канале в ТГ.
