Правила для администраторов

Администратор — это сердце салона и ключевая фигура, с которой начинается впечатление гостя.

Его главная задача — быстро, точно и с вниманием откликаться на любой запрос клиента, помогая подобрать оптимальное время и решение так, чтобы человек с первого контакта чувствовал заботу и уверенность в своём выборе.
Администратор управляет клиентским потоком и отвечает за стабильную, слаженную работу салона: контролирует процессы, обеспечивает наличие всего необходимого и создаёт комфортные условия для работы мастеров.
Он относится к пространству как к своему дому — поддерживает порядок, эстетику и атмосферу, в которую хочется возвращаться.
Также администратор держит рамки: следит за соблюдением внутренних правил, дисциплины в команде и выполнением всех стандартов и требований законодательства.

Открытие смены:

• Отзвон «Утро» 9:30-9:44. После 9:43 за каждую минуту списывается 30р. из зп.
• Включить компьютер в окошке пользователь ввести «user», зайти в программу (страница закреплена в гугл), включить яндекс музыку.
• Распечатать чек открытия смены (в программе меню слева, финансы, финансовые операции, операции с ККМ, кнопка открыть смену, чек сохранить.)
• Достать маленький сейф, пересчитать наличку (наличка + долговой листок), если сумма не совпадает, сообщить предыдущему админу сумму, на которую не совпадает сейф(наличка).

Работа в течение дня:

• Постоянно просматривать СРМ по наличию заявок (группа ВК, WhatsApp, Авито, заявки с сайта) Ответ на заявки и сообщения осуществляются в течении 5 минут после прихода сообщения/заявки

(Если администратор не знает как пользоваться СРМ системой, то он должен пройти обучение https://disk.360.yandex.ru/i/Fk6A9oGil8KHyg https://disk.360.yandex.ru/i/iTmwoItyY5J8iw

• Встреча/расчет клиентов (пришел клиент и СРАЗУ сообщаем мастеру)
• Выдача и подсчет бланков с краской.
• Ответы на звонки, прозвон опоздавших клиентов (опоздание 10-15мин),после 30 минут отсутствия клиента в салоне и если от него нет ответа, то запись отменяем
• Подтверждение в WhatsApp завтрашних клиентов, обзвон завтрашних клиентов, которые ранее не ответили до 20:00
• Пополнение расходниками зоны смешивания и краски утром и вечером
• Контроль уборщицы по чек-листу перед тем, как ее отпустить
• Контроль рабочих мест мастеров перед их уходом( места должны быть чистыми, без инструментов и посторонних вещей)

Понедельник:

• Внесение денег на зп, Финансы-Счета и Кассы-Перевести средства, переводим средства из сейфа совы в сейф, сумму вносим ту которую принес директор, комментарий «Личные внесения Совы на зп»
• Выдача зп мастерам, администраторам, уборщице (на рабочую почту приходит документ от Даши Ивановой, нужно его открыть, скачать файл, распечатать ведомость мастеров и админов, отправить скрин зп в чат салона, выдача зп происходит через фин операции,Финансы- Фин операции-Новый платеж Касса(сейф) Получатель(Сотрудник) Сумма(сумма зп по ведомости) Комментарий «выдача зп за период» после чего дублируем это в журнал администраторов
• Отправляем файл бутика по инструкции из «Киборг Админы» на почту менеджера Эстель k.stalmakova@estelservice.ru

Четверг:

Заказ краски эстель, расходников белая линия и лейбел

Почта эстель info@estelservice.ru

Номер белой линии +7(960)257-58-73

Номер Лейбел +7 931 335 9602

• Составляем заказ сразу как приходим на смену
• вносим в бланк количество недостающих позиций исходя из норм салона
• Сверяем общую сумму заказа с суммой нормы в чате «Киборг админы»
• Отправляем файл в чат админов в плашку «заказы», когда дир одобрит заказ и отправляем его на почту эстель, номер белой линии и лейбел до 15:00

Закрытие смены:

• Проверяем все операции внесли ли из журнала «расход/приход» в юклайнс
• Заполняем «бортовой журнал»
• Заполняем «битву салонов»
• Проверяем карточки клиентов, все ли закрыты
• Скидываем в чат скрин завтрашнего дня
• Считаем сейф
• Сверяем основную кассу+кассу сейф(юклайнс) с сейфом в студии
• Перемещаем основную кассу в сейф
• Сверяем терминал с юклайнс
• Выгружаем фин.операции (кроме ямы)
• Выгружаем фин.операции (яма)- при необходимости
• Выгружаем расчет зп за период
• Выгружаем отчет по кассе за день
• Все отчеты загружаем на Гугл диск
• Отправляем письмо Даше дата/админ/уборщица, и что произошло за день
• Закрываем смену по терминалу «операции»-«закрыть день»
• Закрываем смену по ккм
• В журнале «расход приход» пишем сколько пришло выручки, сколько приход терминала, сейф(по инструкции из «супер админы»
• Складываем в файл бланки окрашивания, чеки, документы которые нужно передать в офис
• Выходим из аккаунтов
• Закрываем браузер, выключаем компьютер
• Наводим чистоту перед уходом
• Прячем сейф/ключи
• Проверяем чистоту и порядок в студии
• Проверяем закрыты ли двери/окна в студии
• Выключаем везде свет
• Ставим студию на сигнализацию
• Закрываем дверь и делаем что хотим, если не хотим, ничего не делаем, но из салона уйти надо

Как влиять на зп и выручку в салоне:

• Проверяем юкл на неделю вперед ежедневно и сокращаем ВСЕ записи, простое окр 1ч, сложное 1,5ч
• Каждые 15 минут проверяем AMO CRM и оперативно отвечаем на заявки
• Отмененных, новых, не пришедших, думающих клиентов мягко, но с уверенностью в переписке записываем на визит.
• Записи за 3400 записываем в будние дни, по полному прайсу в выходные
• Продаем услуги бровиста, стрижки и уход
• Записи делаем на 10:00-14:00-18:00, остальные записи ставим в параллель
• Приоритет записей делаем людям с высоким впп(те мастера, которые в yclients стоят левее
• Постоянных клиентов записываем только к тем мастерам у которых клиенты были ранее
• С пт, сб, вс переносим постоянников на пустые будние дни
• Обзвон отмен на неделю назад
• Рассылка клиентам которые были месяц назад с предложением придти на тонирование
• Рассылка постоянным клиентам мастера с предложением придти со скидкой
• Продажа банок клиентам
• Каждому клиенту перед оплатой предлагаем забронировать дату следующего визита
• На банки клеим всем клиентам интерактивную визитку с именем мастера(несмываемым маркером)

Все нужные файлы и скрипты можно найти в чате «киборг Админы» в плашке «Документы и памятки»