Привет! Меня зовут Женя Лопатин, я руководитель проектов в Умной Логистике и каждый день помогаю компаниям перейти на ЭТрН. На встречах с клиентами я наблюдаю одну и ту же картину: бизнес откладывает внедрение, теряет месяцы и переплачивает за доработки, потому что недооценивает масштаб изменений.
В статье расскажу, где компании ошибаются на практике, какие проблемы всплывают уже после старта и как пройти этот путь без лишних затрат и не попасть в огромную очередь на внедрение ЭДО.
Реально ли рынок готов к переходу на ЭПД?
Компании уже знают, что переход на электронную транспортную накладную неизбежен. При этом часть рынка до сих пор уверена, что сроки сдвинут и процесс можно отложить. В итоге возникает странная ситуация: бизнес понимает, что изменения будут, но продолжает надеяться, что время еще есть.
О степени готовности к переходу на ЭТрН можно судить по вопросам клиентов. Такие я слышу чаще всего:
- Что такое ЭТрН?
- Как это внедрить?
- Кому это нужно?
Это базовые вопросы, а ведь до императива осталось всего четыре месяца. В 70% случаев компании пока не понимают, что из себя представляет ЭТрН. Еще 20% уже разобрались, как работает документ, но не понимают, как встроить его в свои процессы. И только около 10% действительно начали что-то делать, чтобы перейти на электронный формат.
Еще один момент: компании не понимают, как распределяется работа между участниками перевозки:
- кто отвечает за документ со стороны грузовладельца;
- какую роль играет перевозчик;
- что делает грузополучатель.
Подобная неопределенность тоже тормозит процесс перехода на ЭТрН.
Почему бизнес откладывает переход и чем это опасно
По опыту работы с большими и средними компаниями выделил три причины, почему бизнес откладывает переход.
Бюрократия: внутренние согласования проходят долго
Пока составили задание, нашли подходящих операторов ЭДО, согласовали одного из них и выделили бюджет. Только на это уходят недели и месяцы.
Уверенность, что сроки перенесут
На самом деле это не так. Сроки уже зафиксировали в 140-ФЗ, они жесткие и не поменяются.
Нужно перестраивать внутренние процессы под ЭТрН
Недостаточно просто внедрить софт. Нужно перестроить процессы, отладить их, пересмотреть роли сотрудников.
Причины выглядят рационально. Но такая подстраховка только съедает время на внедрение. В нашей ситуации время — это деньги и репутация.
Если грузовладельцы затянут с внедрением:
- не смогут вывозить объемы;
- начнут срывать сроки перед партнерами;
- получат штрафы и прямые убытки.
Если перевозчики затянут:
- машины будут стоять без загрузки — потому что заказчики будут работать только по ЭТрН;
- потеряют клиентов — они уйдут к тем, кто уже работает с ЭТрН;
- рискуют тоже попасть на штрафы.
Но найти простой и недорогой вариант перехода на ЭДО — полдела. Проблемы и задержки по срокам возникают уже сейчас на этапе внедрения. Тут срабатывают два фактора.
1. Высокая загруженность операторов ЭДО.
Некоторые мои клиенты рассказывали, что ждали ответов по две недели. Представьте, что будет в августе. Есть шансы не успеть внедриться даже за месяц и получить первые штрафы.
2. Неподготовленность компаний.
На этом остановимся подробнее.
3 ошибки в подготовке компаний при внедрении ЭПД
Я общался с директорами и линейными специалистами крупных и средних компаний. Опыт у всех разный, но по их историям можно выделить 3 ошибки, которые допускают чаще всего.
Покупают модуль ЭДО, не проанализировав свою инфраструктуру
Компании подключают оператора ЭДО и рассчитывают, что этого достаточно. Но уже на этапе внедрения становится понятно: ЭТрН требует гораздо больше данных, чем есть в текущей системе.
Для оформления ЭТрН нужны не только базовые данные по рейсу, но и дополнительная информация:
- данные по транспортному средству;
- информация о водителе;
- тип владения ТС, договор собственности, VIN, CТC;
- реквизиты участников перевозки;
- и другие обязательные поля.
Во многих компаниях этих данных либо нет в системе, либо они хранятся разрознено — в чатах, таблицах и разных сервисах. В итоге вместо автоматизации появляется дополнительная работа. Нужно вручную искать и вводить данные.
Проблема часто становится очевидной уже после покупки модуля. Например, одна из компаний, с которой я работал, подключила оператора ЭДО и потратила около пяти месяцев на доработку своей системы, чтобы обеспечить передачу всех нужных данных.
Так происходит потому, что ЭТрН требует более детализированной информации, чем есть в большинстве систем. Если инфраструктура к этому не готова, компании вынуждены дорабатывать ее уже на ходу, то есть в процессе внедрения.
Есть и другой подход — выбрать готовое решение, с которым не придется пересобирать свои систему.
Чтобы начать работать с ЭТрН в Умной Логистике, достаточно базовых данных по перевозке:
— откуда и куда едет груз;
— что везут;
— в каком объеме.
Такие данные есть у большинства компаний, так как это основа любой перевозки.
Вся дополнительная информация для ЭТрН — данные по транспорту, водителю, транспортной компании — уже есть в системе. Сведения передается со стороны перевозчика через Умную Логистику Транс и хранится в справочниках.
Чтобы работать по ЭТрН, перевозчику или грузовладельцу необязательно вести всю работу в Умной Логистике. Мы настраиваем доступ для партнеров, чтобы все нужные данные подтягивались в документ.
Ждут, что оператор ЭДО возьмет весь процесс на себя и сделает работу за 2 дня
Эта ошибка — следствие первой. Вот так часто выглядит внедрение в компании:
- согласовывают задание для ИТ и бюджет на ИТ-доработки: 1–2 недели;
- ИТ-специалист или отдел дорабатывают свою систему, чтобы в нее можно было встроить модуль ЭДО: 1–2 недели;
- получают модуль оператора ЭДО и встраивают в свою систему: 1 неделя;
- настраивают справочники и запускают первые тестовые рейсы: 1 неделя.
Итого на процесс внедрения уходит 1,5 месяца.
Дело в том, что операторы только выдают коннектор. А дальше — как с ним работать, что делать — они информации не дают. То есть операторы ЭДО не помогут перенастроить вашу систему, чтобы можно было спокойно внедрить модуль. Эта работа ложится на ИТ-специалиста или целый отдел, если у компании есть ресурсы. В итоге компания платит дважды. Сначала за покупку модуля, а потом за перенастройку своей системы.
Что делать тем, у кого нет столько ресурсов и тем более целого ИТ-отдела? Проще идти к вендорам, то есть к компаниям с готовым продуктом. Они помогут с настройкой.
Например, в Умной Логистике уже встроен модуль ЭТрН от Контура. Если вы работаете в 1С или любой другой системе и подключаетесь к Умной Логистике, вам не нужно дорабатывать свою программу. Достаточно настроить интеграцию через API, чтобы все нужные данные подтягивались в ЭТрН в Умной Логистике. Это реально сделать за 3 дня. Если нет ИТ-отдела или специалиста, который может все настроить, Умная Логистика возьмет это на себя.
Не знают свои реальные процессы
Без этого невозможно корректно определить роли: кто, за что и на каком этапе отвечает. Это касается всей структуры и подразделений: складов, отделов логистики, продаж. Внутри компании сотрудники не знают, где заканчивается зона ответственности одного отдела и начинается другого.
Представьте: продажник находит заказчиков, предлагает услуги. Но по регламенту он же оформляет транспортные документы. Это нелогично: его зона — продажи, а не операционная работа. Но процессы не пересматривают.
На этапе внедрения ЭТрН это становится проблемой. Непонятно, кто должен заполнять поля и подписывать документ. В итоге задачи начинают перекидывать между отделами, а работа стоит.
Выделите куратора проекта ЭПД, который будет координировать запуск во всех подразделениях и филиалах. Он должен понимать процессы и иметь план внедрения. Либо привлекайте вендора с опытом реализации таких проектов.
Все три ошибки приводят к одному результату — внедрение затягивается на месяцы и начинает стоить дороже, чем планировалось изначально.
Что я рекомендую сделать сейчас, чтобы не потерять время и деньги
Я общался с коллегами-операторами ЭДО. Они перегружены уже сейчас, потому что помогают запускать ЭДО в крупных компаниях, там работа может длиться до нескольких месяцев. Мои клиенты описывают схожую картину, говорят, что ждут ответов неделями.
В итоге компании тратят деньги на доработку своих систем, теряют время на согласования и встают в очередь к операторам, которые уже перегружены.
Чтобы не попасть в аврал и не тратить лишние деньги, лучше сразу выбрать готовое решение. С Умной Логистикой не придется перестраивать и дорабатывать свою систему. Мы настроим интеграцию и поможем запустить первые тестовые рейсы.
У нас пока нет серьезной загрузки, поэтому внедряем ЭТрН по плану. В среднем это занимает 5–7 рабочих дней — за это время можно настроить систему и начать тестировать рейсы.
Если хотите начать работать с ЭТрН с выгодой до 72% и не ждать перехода неделями — оставляйте заявку в Telegram-боте Умной Логистики. Свяжемся с вами и обсудим, как внедрить ЭТрН в ваши процессы. В подарок получите исследование Умной Логистики о готовности рынка к переходу на ЭТрН. В нем участвовали 375 компаний — отразили их реальный опыт.