Электронный документооборот (ЭДО) давно стал частью повседневной работы компаний. Но при переходе на цифровой формат многие сталкиваются с непониманием: какие документы можно подписывать в свободной форме, а для каких нужен строгий формат, утверждённый налоговой службой.
Разберёмся, чем отличаются формализованные и неформализованные документы, когда что использовать и как не ошибиться в выборе.
✅ Что такое формализованный документ
Формализованный документ — это файл в XML-формате, структура которого утверждена ФНС. Все поля в нём жёстко заданы: ИНН, сумма, дата, номер и другие обязательные реквизиты. Такой документ можно прочитать и обработать автоматически, без участия человека.
Какие документы относятся к формализованным:
- счёт-фактура;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- корректировочный счёт-фактура (УКД);
- акт о приёмке выполненных строительных работ (форма КС-2, утверждённая приказом ФНС от 28.07.2022 № ЕД-7-26/691@) .
Важное ограничение: формализованный документ можно подписать и отправить только через сервис, имеющий статус оператора ЭДО. Перечень таких операторов публикует ФНС на своём официальном сайте.
📄 Что такое неформализованный документ
Неформализованный документ — это файл произвольной формы. Он может быть создан в PDF, Word, Excel, JPG или любом другом формате, который удобен компании. Единственное требование — такой документ должен быть подписан электронной подписью, чтобы иметь юридическую силу.
Какие документы обычно создают в неформализованном виде:
- договоры и дополнительные соглашения;
- акты выполненных работ (если сторонам удобна собственная форма);
- коммерческие предложения, счета на оплату;
- служебные записки, заявления, уведомления;
- переписка с контрагентами.
Преимущество неформализованных документов: их можно подписывать в любом сервисе ЭДО, даже если этот сервис не имеет статуса оператора. Главное, чтобы подпись была юридически значимой.
🔄 Ключевые изменения с 2026 года
С 1 января 2026 года вступили в силу важные изменения, которые нужно учитывать при выборе формата документа.
Что отменили
ФНС приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@ прекратила действие двух электронных форматов:
- товарная накладная (ТОРГ-12) в XML-формате;
- акт выполненных работ (оказанных услуг) в XML-формате .
Это означает, что обмениваться через операторов ЭДО накладными и актами по старым форматам больше нельзя. Если попытаться отправить такой файл, оператор его просто не примет.
Что пришло на смену
Основным формализованным документом для отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг теперь является универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03.
УПД хорош тем, что объединяет в себе два документа: первичный учётный документ (накладную или акт) и счёт-фактуру. В одном файле закрываются и бухгалтерские, и налоговые потребности.
УПД может использоваться в двух статусах:
- Статус «1» — документ выполняет функции и счёта-фактуры, и первичного документа;
- Статус «2» — документ используется только как первичный учётный документ (без счёта-фактуры).
Что осталось неизменным
Бумажные формы ТОРГ-12 и актов никто не отменял. Если вам удобно работать на бумаге, вы можете продолжать это делать и после 1 января 2026 года .
Кроме того, остаётся возможность создавать неформализованные версии накладных и актов — например, в формате PDF, подписанные электронной подписью. Такие документы имеют юридическую силу, но отправлять их в налоговую нельзя. Для внутренних расчётов и взаимоотношений с контрагентами - пожалуйста, а для налоговой строго нет.
🗓️ Когда что использовать
Формализованные документы нужны, когда:
- вы отчитываетесь перед налоговой и хотите, чтобы документы принимали автоматически;
- вы работаете с контрагентами, которые требуют формат XML;
- вы используете УПД для закрытия отгрузок (особенно если у вас прослеживаемые товары, потому что для них неформализованные документы не подходят).
Неформализованные документы подходят, когда:
- вы заключаете договоры, подписываете допсоглашения, служебные записки;
- вы обмениваетесь коммерческими предложениями или счетами на оплату;
- вы работаете с контрагентами, которые не требуют строгого формата;
- у вас нет необходимости отправлять документ напрямую в ФНС.
💡 Что выбрать: рекомендации
- Для налоговой отчётности и документов, которые могут запросить при проверке, используйте формализованные документы. Это упростит взаимодействие с ФНС и ускорит обработку.
- Для договоров и внутренней переписки используйте неформализованные документы. Здесь гибкость важнее строгой структуры.
- При работе с контрагентами заранее согласуйте форматы. Если ваш партнёр требует УПД, а вы привыкли к бумажным актам, лучше договориться заранее, чтобы потом не переделывать документы.
- Обновите учётные системы. С 2026 года старые форматы ТОРГ-12 и актов больше не принимаются операторами ЭДО. Убедитесь, что ваша программа настроена на создание УПД версии 5.03 .
🔗 Подробнее о том, как работать с формализованными и неформализованными документами в Nopaper
Разобраться в тонкостях электронного документооборота бывает непросто. Особенно когда нужно одновременно учитывать требования ФНС и удобство работы с контрагентами.
На нашем сайте мы подробно рассказали, какие документы можно подписывать в Nopaper, как правильно выбирать формат и какие виды электронной подписи для чего подходят.
👉 Перейти к статье о формализованных и неформализованных документах. В ней вы найдёте больше практических примеров и советов по настройке ЭДО под задачи вашего бизнеса.