Чтобы не получить отказ в регистрации и не нервничать из-за дотошных проверок налоговой, к документам прикладывают гарантийное письмо. Оно сообщает ФНС, что компания реальная, адрес настоящий, а собственник разрешил использовать помещение.
Разбираемся, как правильно составить гарантийное письмо на юридический адрес, кто его подписывает и где чаще всего ошибаются.
Что такое гарантийное письмо и зачем оно нужно
Гарантийное письмо — документ, в котором собственник или арендодатель помещения подтверждает своё согласие на то, чтобы компания была зарегистрирована по этому адресу. Это нужно, если у юрлица нет своего помещения для регистрации.
По закону гарантийного письма нет в списке обязательных документов для регистрации ООО или смены/подтверждения адреса.
Обычно требуют только выписку из ЕГРН или свидетельство о праве собственности.
Здесь есть два «но»:
- Без письма налоговая может решить, что адрес «недостоверный» — то есть по этому адресу связаться с компанией нельзя
- Пакет документов могут объявить неполным и отправить дособирать
Оба этих пункта — основание для дополнительных проверок или отказа в регистрации.
Поэтому мы рекомендуем приложить письмо сразу, чем потом бегать с жалобами или переподавать заявление и ждать.
У нас есть статья про юридический адрес и требования к нему — полезно при регистрации ООО.
Когда без письма точно не обойтись
Гарантийное письмо нужно для всех регистрационных действий, связанных с юридическим адресом.
Обычно это:
- регистрация ООО. Вы только создаёте компанию и указываете адрес, где «приземлитесь»
- смена адреса. Переезжаете в другой офис или даже в новый город? Нужно подтвердить, что адрес не фиктивный
- подтверждение адреса после метки о недостоверности. Если налоговая уже внесла в ЕГРЮЛ запись «адрес недостоверен», без гарантийного письма её не убрать
Важно: стандартное время рассмотрения документов — 5 рабочих дней. Но если у налоговой возникнут вопросы к адресу, проверка затянется до 1,5 месяцев. Приложенное гарантийное письмо снижает риски.
Что обязательно указать в гарантийном письме
Единого «правильного» шаблона письма нет, оно может быть в свободной форме. Но чтобы налоговая не придралась, включите в него следующие пункты
1) Кому адресовано
Лучше указать номер и адрес конкретной налоговой (регистрирующую ФНС) или написать «по месту требования»
2) Данные всех подписантов
Кто даёт согласие на использование адреса:
- ФИО
- паспортные данные
- мобильный телефон
- дата и номер записи в ЕГРН
Для юрлица:
- ИНН
- ОГРН
- должность руководителя
3) Данные помещения
- кадастровый номер (если есть)
- полный адрес с индексом
- площадь
- назначение (нежилое, офисное)
4) Фраза о согласии
«Настоящим подтверждаю согласие на использование помещения в качестве юридического адреса для ООО „Название“»
Образец гарантийного письма
Вы найдёте его вместе с полной версией статьи в блоге Кнопки