Расскажу честно, как это обычно выглядит у большинства компаний. Декабрь. Конец года. Нужно сделать бюджет на следующий год. Открывается Excel, достаётся файл с названием типа бюджет_2024_финал_v3_ИТОГО_правки_Маши.xlsx и начинается священный ритуал копипасты.
Три часа спустя в файле живут #ЗНАЧ!, #ССЫЛ!, #ДЕЛ/0! и загадочная строчка // старые данные удалить! которую никто не удалял с 2021 года. Маша (или Петя, или Сергей Владимирович) вносит правки в свою копию файла. Потом кто-то вносит правки в другую копию. Потом эти копии надо слить. Это называется «бюджетный процесс».
Мы решили это починить.
Шаг 1. Расшифровка как единственный источник правды
Всё начинается с одного листа. Называется «Расшифровка». Туда падают все операции — дата, сумма, статья, вид деятельности, контрагент. Никакой магии, просто аккуратная таблица.
Смысл в том, что это единственное место где кто-то что-то вводит руками. Всё остальное — формулы.
Шаг 2. Дашборд который считает сам
Дальше — скрипт. Запускается один раз. Создаёт лист с живыми формулами. После этого скрипт можно удалить — он уже не нужен. Это важный момент, потому что люди обычно боятся: «а вдруг скрипт сломается и всё рухнет?». Не рухнет. Формулы живут в ячейках, а не в скрипте.
Переключатель года — один выпадающий список в ячейке C2. Меняешь 2025 на 2026 — весь дашборд пересчитывается. Магии нет, просто SUMIFS с фильтром по году.
Шаг 3. ДДС который не врёт
Самая частая проблема в отчётах о движении денег — операционное и финансовое перемешано в одну кучу. Получение кредита попадает в выручку, погашение займа — в расходы. В итоге смотришь на «прибыль» и думаешь что дела идут хорошо, а на счету денег нет.
Мы сделали так чтобы каждая статья знала свой вид деятельности. Формула сама фильтрует — операционное к операционному, финансовое к финансовому. И отдельно — контрольная строка «под отчёт»: если выдали 100 тысяч и получили обратно 100 тысяч — строка зелёная, всё хорошо. Если расхождение — краснеет и кричит.
Как это работает технически — без воды
Вся конструкция держится на трёх вещах:
Google Apps Script — пишем скрипт один раз, запускаем, он создаёт лист с формулами. После этого скрипт удаляем — он больше не нужен. Формулы живут сами.
SUMIFS с фильтром по году — вместо того чтобы делать отдельные файлы на каждый год, в один лист пишем данные за все годы, а формула сама выбирает нужный. Меняешь год в ячейке C2 — всё пересчиталось.
Вид деятельности в Расшифровке — каждая операция помечена: Операционная, Финансовая, Инвестиционная, Техническая. ДДС читает именно этот столбец. Никакой магии — просто SUMIFS(...;"Операционная"...).
Что в итоге
Раньше: конец месяца, три часа в Excel, пять версий файла, непонятно какая актуальная, #ЗНАЧ! в строке прибыли.
Теперь: открыл Google Таблицы, вбил операции в Расшифровку, переключил год — дашборд и ДДС обновились сами.
Маша больше не получает файл бюджет_финал_v7_МАША_ПРАВКИ.xlsx.
Всем хорошего следующего бюджетного сезона...
@fbmaru