Оператор обязан отправить файлы в ГИС ЭПД в течение 10 минут после получения
Правительство РФ утвердило правила (ист.) электронного обмена экспедиторскими докуентами (поручение, экспедиторская и складская расписки) и их обязательного направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Документ вступает в силу с 1 сентября 2026 года и будет действовать шесть лет.
История вопроса:
С 1 сентября 2026 года обмен электронными экспедиторскими документами между участниками информационного взаимодействия (экспедитором и клиентом) будет проходить исключительно через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Законодатель вводит понятие «парного файла обмена»: например, для поручения экспедитору требуется последовательное направление файла клиента и ответного файла экспедитора. Без наличия парного файла использовать взаимосвязанный документ не получится.
Каждый электронный документ получает уникальный идентификатор. Операторы ИС ЭПД заранее запрашивают в ГИС пул (массив) таких идентификаторов и выдают их участникам оборота. Система проверяет уникальность кода при каждом новом файле, что исключает дублирование документов.
Законодатель устанавливает жесткие временные лимиты. Оператор ИС ЭПД обязан направить полученные от участника файлы обмена в ГИС не позднее чем через 10 минут с момента их получения. Со своей стороны государственная система должна отвечать на запросы операторов в течение 10 секунд. Обработка документов в ГИС ведется круглосуточно.
Правила предусматривают три типа экспедиторских документов. Для поручения экспедитору установлен двухэтапный процесс: сначала клиент отправляет файл-оферту, затем экспедитор – подтверждение. Клиент также имеет право сформировать опциональный файл об отзыве поручения, но с обязательством возместить фактические расходы экспедитора. Экспедиторская и складская расписки оформляются односторонне со стороны экспедитора.
Все файлы обмена подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Допускается использование усиленной неквалифицированной подписи для физических лиц (включая представителей юрлиц по доверенности), но при условии, что сертификат ключа создан в государственной инфраструктуре предоставления услуг. При подписании документов представителем по доверенности саму доверенность направляют в ГИС отдельно в машиночитаемом виде.
Файлы обмена формируются в формате XML. Операторы ИС ЭПД обязаны провести четыре проверки: соответствие утвержденным форматам (которые разработает ФНС с Минтрансом), уникальность идентификатора, его принадлежность выданному пулу и действительность электронной подписи. При отрицательном результате любой из проверок оператор в течение рабочего дня направляет участнику ответ с кодом ошибки, после чего документ формируют заново.
После отправки в ГИС система проводит собственные проверки, включая соблюдение последовательности получения файлов. В ожидании парного файла документ попадает в режим ожидания и не меняет статус электронной перевозочной расписки. Если ГИС выявляет расхождения в данных, оператор информирует участника, и тот обязан сформировать исправленный файл в течение пяти календарных дней.
Вносить изменения в уже принятые электронные экспедиторские документы по инициативе участников запрещено. Корректировки возможны только через механизм формирования нового (исправленного) файла с указанием номера и даты исправления, а также ссылкой на предыдущий идентификатор.
ГИС хранит электронные экспедиторские документы в неизменном виде пять лет со дня их размещения. Если система не приняла файл в обработку из-за ошибок, его хранят четыре месяца. Оператор ГИС по запросу уполномоченных органов предоставляет доступ к документам через систему межведомственного электронного взаимодействия или личный кабинет в ГИС. Участник также может предъявить документы через программное обеспечение, интегрированное с ИС ЭПД.
Правила действуют с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Форматы электронных документов предстоит утвердить Федеральной налоговой службе по согласованию с Минтрансом России. Соглашение об электронном документообороте между участником и оператором ИС ЭПД законодатель определил как публичный договор.
Напомним, в феврале 2026 года правительство России утвердило правила формирования и ведения реестра уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Уполномоченным органом по ведению реестра стал Ространснадзор. Постановление вступило в силу с 1 марта 2026 года. LR