Печать в корпоративной среде часто воспринимается как второстепенная функция, но даже этот процесс нужно контролировать. Кто и что печатает, как распределяется нагрузка, где простои и риски утечки данных — отсутствие контроля неизбежно приводит к финансовым потерям. Компании видят стоимость расходников, но не управляют печатной инфраструктурой как частью ИТ-ландшафта. Наш эксперт — Евгений Никифоров, менеджер по развитию печатного направления — объясняет, почему нужен инфраструктурный подход.
Что приводит к потерям
Потери начинаются не с поломки, а с непрозрачности: нецелевое использование, отсутствие учета заданий и ролевых ограничений (например, цветная печать доступна всем, хотя нужна не всем). Парк МФУ формируется формально — по одному на отдел, хотя в одном случае принтер может с трудом справляться с нагрузкой, а в другом в основном простаивать без нагрузки. Отказ от мониторинга заканчивается аварийными закупками и простоями, а неконтролируемая печать создает риски безопасности: документы остаются в лотках, доступные посторонним, особенно в общих зонах и распределенных структурах.
Проблему осознают, но не управляют ею: прямые расходы видят, а совокупную стоимость печати (нецелевое использование, простои, неравномерная нагрузка) не считают. В распределенных компаниях без централизованной аналитики невозможно оценить реальную загрузку и затраты. Разрыв между ИТ и администрацией усугубляет ситуацию: печать остается без координации, а бизнес оптимизирует видимые расходы, не меняя сам механизм их воспроизводства.
Берем печать под контроль
Инструменты для управления печатью переводят ее из реактивного режима в управляемый. Когда в компании учитывают все задания, контролируют затраты по подразделениям, соблюдают правила печати и грамотно перераспределяют нагрузку, печать становится частью ИТ-инфраструктуры с понятной экономикой и централизованным контролем. Это особенно важно, если у компании есть филиалы в разных регионах страны. Вопрос безопасности решается авторизацией по PIN-коду или карте: конфиденциальные документы не остаются без контроля. В итоге управление инфраструктурой объединяет экономичность, доступность и защиту данных.
Где проект оправдан, а где избыточен
Основное препятствие — цена на старте, но при учете экономии за 1–2 года эффект становится заметен: снижение цветной печати, плановые закупки, удаленный контроль. Подход оправдан для компаний с парком от 30–50 устройств, особенно в филиалах. В офисах с 5–10 аппаратами он избыточен.
Типовые ошибки на старте:
- отсутствие аудита (непонятно, что и где стоит),
- игнорирование реальных сценариев печати,
- недооценка совместимости МФУ (не все поддерживают встроенные приложения).
Внедрение стоит начинать с инвентаризации, анализа нагрузки и определения требований к безопасности — только затем выбирать платформу.
Печать — часть ИТ-ландшафта, даже если это не закреплено на уровне решений. Игнорировать её — значит сохранять скрытые расходы, мириться с простоями и рисками. Управление печатью как системой даёт предсказуемые затраты, меньше инцидентов и устойчивую инфраструктуру.
Полный текст на сайте издания ICT-ONLINE.
Если вас заинтересовало решение, вы можете связаться с нами по ссылке и уточнить все детали.