Проблемы в офисе редко заметны в первый день после переезда или перестановки. Сначала кажется, что все работает: столы стоят, кресла на местах, техника подключена. А потом выясняется, что у переговорной слишком шумно, у окна жарко, часть сотрудников садится не за свои места из-за ближайшей розетки, курьер каждый раз проходит через рабочую зону, а возле прохода постоянно кто-то останавливается с телефоном.
Так выглядят дорогие просчеты. Не авария. Не провал ремонта. Офис ежедневно забирает время, внимание и деньги. Поэтому вопрос как не допустить ошибок в офисе лучше решать до закупки мебели.
Начинайте не с красивой картинки
Самая частая ошибка – планировать офис как набор предметов. Тут столы, там шкаф, у стены переговорная. На схеме все помещается. В жизни люди начинают двигаться, разговаривать, открывать тумбы, вставать из-за столов, приносить документы, искать зарядку.
Профессиональная планировка начинается с маршрутов. Кто приходит утром первым. Где встречают клиентов. Кто весь день говорит по телефону. Кому нужна тишина. Где проходят короткие обсуждения. Если эти движения не учесть, мебель вроде стоит правильно, но работать неудобно.
Где теряются деньги
Ошибки при организации офиса не выглядят как крупные расходы. Но они копятся. Сотрудник тратит время на поиск свободного места. Руководитель проводит встречу там, где слышно соседний отдел. Команда покупает шкафы, потому что прежние стоят далеко и ими никто не пользуется.
Перед покупкой мебели лучше не открывать каталог, а пройтись по офису и посмотреть, как он живет в обычный день:
- сколько людей реально приходит одновременно;
- кто работает на одном месте, а кто садится там, где свободно;
- где разговоры мешают сильнее всего;
- какие переговорные постоянно заняты, а какие пустуют;
- куда люди складывают документы, коробки, личные вещи и технику;
- где кресла и проходы мешают друг другу.
После разбора легче понять, что нужно покупать сейчас, а что только заберет площадь.
Не ставьте все впритык!
Иногда офис становится неудобным из-за попытки вместить в него максимум столов. Кажется, что площадь используется разумно: ни одного свободного угла, везде рабочие места. А потом сотрудники протискиваются между рядами, двигают кресла боком и постоянно просят друг друга подвинуться.
Для нормальной работы человеку нужно не только место за столом. Нужно отодвинуть кресло, пройти к технике, открыть шкаф, развернуться с документами в руках.
Если на плане не оставить эти расстояния, офис будет каждый день напоминать о просчете.
Переговорные не должны жить по остаточному принципу
С переговорными часто получается странная история. Большая комната пустует полдня, потом ее занимает один человек с ноутбуком. В это же время двум сотрудникам негде спокойно созвониться, а небольшая встреча проходит прямо в open space.
Здесь и появляются ошибки планирования офиса.
Переговорные нельзя считать только по площади. Важно понять, какие встречи бывают чаще: командные, короткие, личные, онлайн. Тогда в офисе появляются комнаты разного размера, а разговоры меньше расползаются по рабочей зоне.
Не забывайте про звук
Когда создают план – про шум практически не вспоминают. А зря. Ведь все-таки его обязательно замечают позже. Происходит это в тот момент, когда отдел продаж слышно бухгалтерии, а из переговорной разговор выходит в общий зал. И решение проблемы не всегда заключается в полном ремонте. Иногда помогают:
- перегородки;
- мягкая мебель;
- акустические панели;
- отдельное место для принтера.
Главное – не ставить шумные точки рядом с теми, кто работает с цифрами, текстами или документами. Звук должен оставаться там, где нужен для работы. Он не должен распространяться по офису.
Проверяйте розетки, свет и хранение
Иногда офис вроде собран правильно, но в течение дня начинает раздражать. Не сильно. По мелочи. Зарядку приходится тянуть через проход. Монитор бликует. Тумба мешает отодвинуть кресло. Документы лежат на столах, потому что хранение поставили не там, где им реально пользуются.
Потому перед тем как утвердить расстановку, лучше пройти по простым вопросам:
- где человек будет заряжать ноутбук и телефон;
- не падает ли свет прямо в экран;
- открываются ли шкафы без перестановки мебели;
- куда уйдут вещи, которые сейчас лежат на рабочих местах;
- не станет ли проход узким в часы, когда все идут на встречу или обед.
Если ответы находятся сразу, план можно оставлять. Если нет, лучше поправить расстановку до покупки мебели.
Офис должен выдерживать перемены
Команда растет. График меняется. Появляются новые встречи, техника, задачи. И если весь офис собран без запаса, любое изменение превращается в новую переделку. А это новые траты, проблемы, напрасная трата времени, чего можно было бы избежать.
И как показывает практика, запросы про планировочные ошибки офисного пространства ищут уже после того, как проблема стала заметной. Но разумнее планировать необходимую офисную свободу заранее. Модульные столы, мобильные тумбы, запасные рабочие места, мебель – все то, что можно переставить без ремонта.
И помните, что хороший офис не обязан быть сложным. В нем понятно, где человек работает, где говорит, где хранит вещи и где встречается с коллегами.
Nice-Office помогает подобрать столы, кресла, системы хранения и мебель для переговорных под реальные задачи вашей компании. Мы также предлагаем услугу - создание дизайн-проекта вашего помещения. Поэтому, если ваш офис пора обновить без лишних покупок, лучше начать с планировки, а потом уже выбирать мебель, используя помощь нашей команды.