«Работа со справочниками в „1С:Бухгалтерия“: контрагенты, номенклатура, склады — просто о сложном»

Добро пожаловать в мир 1С:Бухгалтерии!

Вы только начинаете работать с «1С:Бухгалтерия» и чувствуете себя как в лабиринте? Не переживайте — сегодня мы разберём один из ключевых элементов программы: справочники. Представьте их как умные записные книжки, где хранится вся важная информация о вашем бизнесе. Разберёмся, как с ними работать — легко и без стресса!

Что такое справочники в 1С?

Справочники — это структурированные списки данных, которые используются в работе предприятия. Они помогают:

1. хранить информацию в упорядоченном виде;
2. быстро находить нужные данные;
3. автоматически подставлять реквизиты в документы;
4. избежать ошибок из‑за ручного ввода.

Основные справочники, с которыми вы будете работать чаще всего:

1. Контрагенты — ваши партнёры (поставщики, покупатели, клиенты).
2. Номенклатура — товары, материалы и услуги.
3. Склады — места хранения товаров.

Расположение раздела "Справочники".

Справочник «Контрагенты»: знакомимся с партнёрами

Здесь хранятся данные обо всех организациях и физлицах, с которыми работает ваша компания.

Что можно хранить:

1. наименование организации/ФИО;

2. ИНН, КПП, ОГРН;

3. юридические и фактические адреса;

4. банковские реквизиты;

5. контакты (телефоны, email);

6. договоры и т. д.

Интерфейс справочника "Контрагенты"

Как добавить нового контрагента:

1. Перейдите в раздел «Справочники» → «Контрагенты».
2. Нажмите кнопку «Создать».
3. Заполните данные:

1) выберите вид контрагента (юрлицо, физлицо, ИП и т. д.);

2) введите ИНН — если подключён сервис «1С:Контрагент», большинство полей заполнится автоматически, в том числе руководители и должностные лица;

3) укажите наименование (для документов и наименование в программе) "Наименование для документов"-это то, которое будет отражаться в печатных формах документов-пшется с кавычками, организационной формой перед названием (ООО, АООТ и т.д.); "Наименование в программе"-это то, которое будет отражаться в журнале для быстрого поиска-пишется без кавычек, с начала строки, организационная форма пишется после наименования в конце строки. Иначе поиск будет работать медленно.

4) внесите адреса (юридический, фактический, почтовый)-с использованием классификаторов ФИАС;

5) добавьте банковские реквизиты;

6) заполните контакты ответственных лиц (если подключен сервис "Проверка контрагента" эти данные могут быть заполнены автоматически).

4. Нажмите «Записать и закрыть».

Пример карточки контрагента.

Если подключен сервис "Проверка контрагента", то по соответствующей кнопке на основании ИНН анализируется вся информация по контрагенту, проверяется на предмет наличия признаков однодневки и прочих нарушений. Это страхует от рисков с принятием входного НДС. По сведениям из верхней линейки ссылок, информацию можно внести позже.

Лайфхак: группируйте (создавайте папки) контрагентов по категориям (например, «Поставщики сырья», «Розничные покупатели») — так будет проще ориентироваться в списке.

Справочник «Номенклатура»: учёт товаров и услуг

Это каталог всего, что вы продаёте, покупаете или используете в производстве.

Пример расположения справочника "Номенклатура"

Какие данные хранятся:

1. наименование товара/услуги;

2. артикул;

3. единица измерения (шт., кг, м и т. д.);

4. цена (оптовая, розничная);

5. ставка НДС;

6. счёт учёта и т. д.

Пример карточки номенклатуры

Наиболее значимая информация заполняется по ссыле "основное", остальные гиперссылки из верхней линейки могут быть заполненяы позже.

Как создать новую позицию:

1. Откройте «Справочники» → «Номенклатура».
2. Нажмите «Создать».
3. Выберите вид номенклатуры (товар, услуга, материал) — от этого зависит счёт учёта.

Пример создания карточки номенклатуры. Поля с красным пунктирным подчеркиванием обязательны для заполнения.

4. Заполните основные поля:

1) наименование — понятное название для работы в программе;

2) полное наименование — для печатных форм;

3) артикул (если есть);

4) единица измерения;

5) ставка НДС.

• При необходимости укажите цену и группу (например, «Электроника», «Канцтовары»).
• Нажмите «Записать».

Совет: создавайте группы (папки) для товаров — это упростит поиск и анализ продаж.

Справочник «Склады»: где что лежит

Здесь фиксируются все места хранения товаров: основные склады, розничные точки, временные хранилища.

Пример размещения справочника "Склады" и отражение типа склада.

Зачем нужен:

1. учёт остатков по каждому складу;
2. контроль перемещения товаров;
3. формирование отчётности в разрезе складов.

Как добавить склад:

1. Зайдите в «Справочники» → «Склады».
2. Нажмите «Создать».
3. Укажите:

1) наименование склада (например, «Основной склад», «Магазин на Ленина, 5»);

2) тип склада (оптовый, розничный);

Отличие складов по видам в «1С:Бухгалтерия»

В программе выделяют три типа складов — у каждого свои задачи и особенности:

1. Оптовый склад

• Для чего: оптовая торговля, хранение крупных партий товаров.
• Где используют: центральные склады, распределительные центры.
• Учёт: количественно‑суммовой, по закупочным ценам.
• Операции: закупка и отгрузка партиями, комплектация/разукомплектация товаров.
• Отчётность: по накладным, по партиям.

Когда выбирать: если товары закупаются и отгружаются партиями, нет ежедневной розничной реализации.

2. Розничный склад (АТТ — автоматизированная торговая точка)

• Для чего: розничная торговля с автоматизированным учётом.
• Где используют: супермаркеты, магазины с POS‑системами, интернет‑магазины с интеграцией онлайн‑касс.
• Учёт: по продажным ценам с наценкой, ежедневный учёт продаж по чекам.
• Операции: ежедневные продажи через ККТ, формирование отчётов по сменам.
• Интеграция: обязательна связь с кассовым оборудованием.

Когда выбирать: если есть онлайн‑кассы или POS‑системы, нужен ежедневный учёт продаж по позициям.

3. Неавтоматизированная торговая точка (НТТ)

• Для чего: розничная торговля без ежедневного технического учёта.
• Где используют: киоски, рынки, сезонные палатки.
• Учёт: периодический (по итогам инвентаризации), сводные отчёты о выручке.
• Операции: нет детального учёта продаж по позициям, запрещены комплектация/разукомплектация.
• Отчётность: раз в неделю/месяц, по группам номенклатуры.

Заключение

Работа со справочниками — это фундамент грамотного учёта в «1С:Бухгалтерия». На первый взгляд может показаться, что это долго и сложно, но уже через пару недель вы будете делать всё на автомате. А главное — сэкономите кучу времени в будущем: программа сама подставит реквизиты в документы, посчитает остатки и сформирует отчёты.

Начните с простых задач, постепенно расширяя свои навыки. Со временем вы заметите, как рутинные операции станут занимать меньше времени, а отчётность будет формироваться почти без вашего участия. Попробуйте применить эти советы на практике уже сегодня — и оцените, насколько проще станет ваша работа с «1С»!