В любом, даже самом камерном ивенте, пойти не так может… примерно ВСЕ. Когда же мероприятие выходит за рамки привычного, «узких мест» становится больше, цена ошибки кратно растет, встает вопрос бизнес-рисков и безопасности сотен и даже тысяч людей — необходимы внешний опыт и подстраховка.
Внешний консалтинг при организации мероприятий можно сравнить со вторым пилотом. Он не отбирает штурвал у организатора, а работает с ним в связке: подсвечивает слепые зоны, управляет рисками, обеспечивает безопасность и помогает держать в поле зрения все ключевые процессы и задачи. На реальных примерах из практики нашего ивент-агентства PEOPLE рассказываем, как хорошая предварительная подготовка к мероприятию помогает не войти в крутое пике.
Зачем бизнес обращается в ивент-агентства за консалтингом?
Спойлер: не для того, чтобы вам нарисовали план рассадки. Разберем ситуации, знакомые многим, кто хоть раз отвечал за организацию и проведение крупного мероприятия.
Ситуация 1. «А мы не подумали…»
Пожалуй, самые страшные слова в ивент-индустрии. Обычно они произносятся после того, как ЧП уже случилось. Поэтому база консалтинга — прописывание сценариев и купирование рисков, от незначительных, но досадных, до самых критических. Когда речь идет об организации массовых мероприятий, подготовка должна быть сильнее любых вероятностей и возможностей.
Из опыта: Может показаться, что та же матрица рисков, прописанная заранее на 10 листах, — это бюрократия. Но когда мы привозили в Санкт-Петербург Роналдиньо и люди ломали заборы, ситуацию спасли не смекалка и находчивость. Это сделали проработанные зрительские потоки, грамотный инструктаж персонала, готовые аварийные схемы и планы эвакуации.
Ситуация 2. Внутренний хаос при организации мероприятий: кто за что отвечает?
В хорошем ивенте зритель не замечает работы и ошибок организаторов. В плохом — не замечает ничего, кроме них. Без проработки зон ответственности и порядка работы с инцидентами самые рядовые процессы превращаются в тушение пожаров. При организации спортивного мероприятия, фестиваля и вообще любого массового ивента это решается разработанной специально под него платформой: системой контроля, где при выявлении проблемной зоны можно задать ей степень критичности, а также назначить сроки и ответственного за ее устранение. Организация любого мероприятия становится управляемым процессом, когда вы визуально отличаете «пожар» от «рабочей ситуации».
Из опыта: Мы работаем с передовым ПО, включая отечественные разработки. От бесконечных таблиц в Excel мы перешли на решения, которые помогают полностью планировать процесс организации и проведения мероприятий и быстро реагировать на инциденты. В целом наше ивент-агентство разработало более 8-9 разных платформ, включая Torch relay management system (для Эстафеты олимпийского огня) — где нас обучали эксперты МОК.
Ситуация 3. Работа с ВИП-гостями на мероприятиях: высшая лига, где не бывает полумер
Работа с первыми лицами и мировыми именами — это не красная дорожка. Это сплошные «нельзя». Нельзя ждать. Нельзя допустить несогласованного. Нельзя недоработать. И консалтинг в вопросах участия в мероприятиях ВИП-гостей подразумевает проработку полного цикла: логистика, протокол, райдер, безопасность.
Из опыта: Мы работали с ВИП-гостями самого высокого уровня — это Диего Марадона, Уилл Смит, Роналдиньо, Роналду, Робби Уильямс, Ники Джем и другие. И знаем, что звезде не нужен фанат. Звезде нужен профессионал, который обеспечит соблюдение всех договоренностей.
В чем реальная ценность консалтинга в ивент-индустрии
Не в документах. Не в регламентах. Ценность — в вашем спокойствии. Организация мероприятий в России и за рубежом имеет один общий закон: если проблему не видно, это не значит, что ее нет. Поэтому «сделать красиво» — это полдела. В моменты, когда «красиво» не спасает, от паники спасает наличие понятного, структурированного плана. Чтобы после мероприятия слышать «как круто все прошло» и улыбаться, потому что за этой легкостью стоят десятки и сотни проработанных «если».
Из опыта: Ивент-консалтинг — это сражение с хаосом, где мы научились побеждать. 80% команды ивент-агентства PEOPLE имеют опыт работы в спортивных оргкомитетах и транснациональных холдингах. Мы знаем, как организованы процессы в ФИФА, УЕФА, МОК. Это уровень жестких регламентов и высочайших требований. Все это дало возможность перенять лучшие мировые практики, где ставка — либо безупречное выполнение, либо сход с дистанции.
Настоящее спокойствие приходит не от громких слов. А от тихой уверенности, что за вами — команда, которая уже делала это десятки раз. На самом высоком уровне. И все получилось.
Ивент-агентство PEOPLE — люди и события для людей!
А больше о закулисье ивент-индустрии — в каналах основателя агентства PEOPLE, Алексея Кириллова (Телеграм, МАХ).