Возьмите эти три чек-листа и пройдитесь по своей базе. Результат увидите уже через неделю.
Чек-лист №1. Аудит номенклатуры (или «почему у вас 300 одинаковых гаек»)
Цель: найти дубли, «мертвые души» и неликвид.
Как проводить (алгоритм на 2 часа):
1. Выгрузите из 1С/ERP справочник материалов за последние 12 месяцев.
2. Отсортируйте по алфавиту и описанию.
Что проверяем (галочки):
Что делать прямо сейчас: заведите столбец «Категория». Сгруппируйте все похожие позиции в одну группу (например, «Крепеж М6»). Назначьте одного ответственного за чистоту этой группы.
Чек-лист №2. Аудит поставщиков (или «кто спит на ваших деньгах»)
Цель: выявить завышенные цены и монопольные позиции без альтернатив.
Как проводить (1 день на категорию):
Блок А. Мониторинг цен (делать раз в квартал):
· По каждой топ-10 позиции по объему затрат запросили коммерческие предложения у 2-3 новых поставщиков (даже если вас все устраивает).
· Сравнили текущие цены с новыми КП. Если текущие выше рынка >5% — запланировали переговоры.
· Проверили, не поднял ли поставщик цены «потихоньку» за последние 6 месяцев (акт сверки с прайсом).
Блок Б. Риски монополии:
· Есть ли позиции, которые поставляет только один контрагент? (Запишите список. Это бомба замедленного действия).
· Есть ли у этого монополиста альтернатива: другой бренд, другая технология, другой регион? (Хотя бы гипотетическая).
Блок В. Лень vs Выгода:
· Проверьте 5 последних закупок мелкой канцелярии/хозяйственных товаров. Не закупаете ли вы их у «своего» дяди Васи дороже, чем на Ozon/Ozon Бизнес или ВсеИнструменты? (Разница часто 30-40%).
Что делать прямо сейчас: создайте файл «Карта поставщиков» (Excel) с колонками: Товар → Поставщик 1 (цена) → Поставщик 2 (цена) → Альтернатива. И ходите по ней, как по карте.
Чек-лист №3. Аудит процессов (или «где время становится деньгами»)
Цель: измерить, сколько денег вы теряете на бюрократии.
Как проводить (взять 3-5 последних заявок, лучше «срочных»):
Красные флаги:
· Любая заявка идет дольше 1 рабочего дня.
· Заявку на 2000 руб. подписывают 3 человека.
· Закупщик тратит >30% времени на «потушить пожары» (срочные закупки).
Что делать прямо сейчас: введите правило «Зеленый коридор» — для закупок до 5000 руб. и из утвержденной номенклатуры достаточно подтверждения руководителя отдела за 10 минут. Остальное — в общем порядке.
Шаблон «Реестр потерь» (скопируйте в Excel)
Возьмите и заполните по каждой закупке за последний месяц. Цифры вас удивят.
Важное правило: как только вы насчитали сумму потерь — покажите её на планерке. Люди начинают оптимизировать только тогда, когда увидят свою фамилию рядом с цифрой потерь.
Итог: как не сорваться и довести аудит до конца
Многие начинают аудит, а бросают к вечеру пятницы. Потому что страшно и много.
План-минимум на завтра:
1. Утро (1 час): Чек-лист №1 — выгружаете номенклатуру, ищете дубли по поиску Ctrl+F.
2. Обед (30 мин): Берете топ-3 товара с максимальным оборотом. Гуглите их цены у новых поставщиков.
3. Вечер (1 час): Смотрите последние 5 «срочных» заявок. Считаете, сколько они отняли времени.
Нашли одну «дыру» на 10 000 руб. — уже окупили свой день. А дальше — система, описанная выше.