Cовсем недавно открыла для себя, что на просторах интернета разрозненная информация касательно классификации записок и использования термина в принципе. Давайте постараемся пошагово разобрать этот вопрос и прийти к каким-то логическим выводам.
Нашла очень древний оцифрованный словарь видов и разновидностей документов (аж 1974 г.), но нужно от чего-то оттолкнуться. В нем четыре вида записок.
Пояснительная записка – технический документ, в котором дается описание работы, изделия без расчетных данных.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Пояснительная записка – это вид технической документации. У меня сразу возникает вопрос: есть, например, пояснительные записки к приказу – никак не техническая документация, т. е. определение неполное, на мой взгляд. А вот докладная, объяснительная и служебная по определению относятся к управленческой, однако имеют отличительные особенности. Прежде всего это адресат: докладная и объяснительная должны быть направлены только вышестоящему лицу (вертикальный уровень), а вот служебная – равнозначному должностному лицу (горизонтальный уровень). Во-вторых, это, содержание: изложение вопроса, инцидента, факт выполнения работы. На мой взгляд, практика далеко ушла вперед, и содержание каждого вида записки значительно шире. Использование таких документов упирается в необходимость информационного обмена между лицами, подразделениями и т. п. Есть что-то общее с письмом, только записки используются внутри организации.
Если обратиться к Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), то можно встретить два вида записок: 0286041 – докладная записка о нарушении трудовой дисциплины и 0286091 – объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины. Сразу бросается в глаза узкая тематика – нарушение трудовой дисциплины. Вида «служебные записки» не указано, хотя почему факт нарушения трудовой дисциплины не может быть изложен в документе, направляемом для другого структурного подразделения одного уровня?
Иными словами, только две формы записок унифицированы. Нет четкой классификации и определений видов записок (мы еще к этому вернемся), а следовательно, ясных требований к их оформлению.
Несоответствия. Записки обязательно должны регистрироваться, а в приказе Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 указаны сроки их хранения (перечисляются докладные, служебные, пояснительные, аналитические, объяснительные). При этом пояснительные записки входят в разделы «Нормативно-правовое обеспечение деятельности» и «Организационные основы управления», что еще раз подтверждает – это не только техническая документация, как было дано в словаре, но и группа организационно-распорядительной. Аналитические записки появляются в разделе «Статистический учет и отчетность» и больше нигде не используется, что говорит об узком круге применения. Обращаю внимание, что в указателе документов приказа выделены разделы докладных, служебных, объяснительных записок, а также просто записок, куда входят пояснительные и аналитические. Почему тогда в указателе последние два не выделены в самостоятельные разделы перечня?
В ГОСТ 7.0.97–2025 (об оформлении организационно-распорядительной документации) упоминаются только два вида записок: докладные и служебные (пп. 5.13, 5.15). А что с остальными? Они «спрятались» под сочетанием «информационно-справочные документы»? Но как это понять, если общего современного словаря-справочника по видам документов не существует?
В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах власти (утв. приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199) выделен раздел 3.3.12 «Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)». Замечаю: не хватает пояснительной.
К перечисленным видам в инструкциях предлагается обязательно определить: реквизиты (в зависимости от вида); структуру текста; наименование структурного подразделения – автора; вид документа; дату документа; регистрационный номер; заголовок к тексту (при необходимости); адресат; подпись; отметку об исполнителе (при необходимости). Иными словами, реквизиты, характерные для организационно-распорядительной документации. Что лишний раз указывает на смешанный характер рассматриваемого вида документов: организационный и информационно-справочный.
Как мне кажется, все перечисленное упирается в одно: требуется разработка современного словаря-справочника видов документов. При этом всех видов документации, не только управленческой. Четкая классификация видов записок в нем и их определения сняли бы вышеуказанные недопонимания и несостыковки в приказах и стандарте, а также решили определенные трудности в оформлении. Кроме того, это позволило бы снять еще один вопрос, который возникает при изучении ГОСТ 7.0.97–2025: как можно написать реквизит «наименование вида документа», если полного установленного перечня видов по сути нет? Так, нет установленных определений записок, значит нельзя точно указать вид документа. При этом рассматриваемый реквизит обязателен для всех видов документов (за исключением писем), следовательно, мы должны его использовать.
Оформление докладных и служебных записок. Приведем оформление реквизитов именно для данных видов записок, поскольку они упоминаются в указанном выше ГОСТ, как следствие, для них можно определить форму документа.
Наименование организации должно соответствовать закрепленному в уставе. Можно не использовать прописные буквы для оформления этого реквизита (как на рисунке) – стандарт того не требует.
Справочные данные и место составления (город) не указываются в любых видах записок (пп. 5.8, 5.13). Хотя на практике многие применяют в бланках инструкций организации данные реквизиты, все же, на мой взгляд, эти данные не нужны для таких внутренних документов.
Про наименование вида документа мной уже были сделаны выводы. В данном случае, руководствуясь практикой, пишут «Докладная записка», «Служебная записка». Начертание шрифта и использование прописных не регламентированы. При этом в оформлении отдельных элементов может использоваться полужирное начертание (п. 3.6), что позволяет организациям самостоятельно решать подобные вопросы.
Заголовок к тексту, в соответствии с последней версией ГОСТ, используется всегда (вне зависимости от объема основного текста).
Отмечу еще одну деталь: если используется наименование должности в бланке (под наименованием организации), то в подписи должность уже не пишется, только инициалы и фамилия справа.
Проблему в оформлении записок вызывает реквизит «отметка о приложении». Ввиду отсутствия в понимании характера рассматриваемого вида документов возникает вопрос, какую часть п. 5.19 ГОСТ 7.0.97–2025 использовать. Все-таки, на мой взгляд, здесь будет правильным применять те же принципы, что заложены для информационно-справочных документов, но с небольшим дополнением.
Отступая от основного текста, следует написать «Приложение (-я)» (в зависимости от их количества) без использования абзацного отступа, после двоеточия – название (если оно названо в тексте, то не нужно), количество листов (за исключением сброшюрованных) и экземпляров. Каждое приложение к служебной записке должно иметь свою нумерацию страниц.
И вот то, что я бы дополнила в стандарте: при наличии нескольких приложений к служебным и докладным запискам возможно на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу печатать слово «Приложение» (при наличии указать его номер), приводить наименование вида, дату, номер документа, к которому относится приложение:
Приложение 1
к служебной записке
от 29.04.2026 № 34
Иными словами, я бы допустила использование оформления, характерного для распорядительной документации, в отношении докладных и служебных записок, если приложений несколько. Это решение позволяет снять «серую зону» в стандарте: на практике указанное оформление активно используется, однако, если следовать ГОСТ, так можно делать отношении конкретных видов распорядительных документов – служебные и докладные записки здесь не прописаны, да и помним про их смешанный характер.
Оформление других видов записок устанавливается каждой организацией самостоятельно.
Вот такой удивительный вид документа. Один из самых ходовых и при этом четко не зафиксированных в приказах и стандартах по делопроизводству.