В этой статье я расскажу начинающим бухгалтерам, какие бухгалтерские записи нужно сделать в учёте при начислении и выплате отпускных.
🟦Организация не создаёт резерв на оплату отпусков
Если организация не создаёт резерв, то бухгалтерские записи будут следующие:
- ДТ 20 (23, 25, 26, 44...) КТ 70 - начислены отпускные;
- ДТ 20 (23, 25, 26, 44...) КТ 69 - начислены страховые взносы с отпускных;
- ДТ 70 КТ 68.1 - удержан НДФЛ;
- ДТ 70 КТ 50 (51) - выплачены отпускные.
Если отпуск работника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом, то начислять их нужно общей суммой без распределения по месяцам. Согласно пункту 65 Положения, утв. приказом Минфина N 34н от 29.07.1998, такие суммы не являются расходами будущих периодов.
📍Резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете могут не создавать организации, имеющие право вести упрощённый бухгалтерский учёт. При этом такая компания всё же может по собственному желанию его формировать, отразив это в своей учетной политике.
🟩Организация создаёт резерв на оплату отпусков
В пункте 3 ПБУ 8/2010 прописана обязанность компаний создавать резерв на оплату отпусков. Согласно пункту 8 ПБУ 8/2010 затраты на создание резерва на оплату отпусков - это предстоящие расходы, которые являются оценочным обязательством.
Бухгалтерские записи:
- ДТ 20(23, 25, 26, 44...) КТ 96 «Резерв на оплату отпусков» - создание резерва;
- ДТ 96 «Резерв на оплату отпусков» КТ 70 - использование резерва на оплату отпускных;
- ДТ 96 «Резерв на оплату отпусков» КТ 69 - использование резерва на страховые взносы с отпускных;
- ДТ 20 (23, 25, 26, 44...) КТ 70 - отпускные, превышающие резерв;
- ДТ 20 (23, 25, 26, 44...) КТ 69 - страховые взносы с отпускных, превышающих резерв;
- ДТ 70 КТ 50 (51) - выплачены отпускные;
- ДТ 70 КТ 68.1 - удержан НДФЛ.
📍Согласно статье 136 ТК РФ перечислить отпускные следует не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска.
В соответствии с пунктом 15 ПБУ 8/2010 оценочное обязательство по резерву нужно отражать на каждую отчетную дату. Периодичность формирования резерва организация закрепляет в своей учётной политике. В этом же документе прописывается методика расчёта резерва.
Инвентаризация резерва
На конец года нужно будет провести инвентаризацию резерва и составить соответствующий акт инвентаризации по своей форме, с указанием обязательных реквизитов.
Бухгалтерские записи:
- ДТ 20 (23, 25, 26, 44...) КТ 96 «Резерв на оплату отпусков» - доначислен резерв;
- ДТ 96 «Резерв на оплату отпусков» КТ 91 «Прочие доходы» - излишняя сумма резерва списана в состав прочих доходов.
🔻Пример расчёта резерва на оплату отпусков на 2026 год
В организации числятся 3 человека со следующими показателями среднедневного заработка для оплаты отпусков и количеством неиспользованных дней отпуска по состоянию на 1 января 2026 года:
- 1-ый работник - 3000 руб., 20 дн.
- 2-ый работник - 2500 руб., 25 дн.
- 3-ый работник - 3500 руб., 10 дн.
Расчёт резерва методом обязательств:
- (3000 × 20) + (2500 × 25) + (3500 × 10) = 157 500 руб. - на выплату отпускных;
- 157 500 руб. × 31,2% = 49 140 руб. - на уплату страховых взносов с отпускных (с учётом взносов от несчастных случаев).