Если ваш бизнес связан с грузоперевозками — будь вы производитель, транспортная компания или торговая точка — эта информация касается вас напрямую.
С 1 сентября 2026 года в России вводится обязательное оформление электронных перевозочных документов. Бумажные накладные и путевые листы уходят в прошлое.
Разбираемся, что меняется, кого это затронет и как подготовиться без срывов и штрафов.
Что такое ЭПД и зачем это нужно
Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги привычных бумажных документов, которые сопровождают груз в пути. Главная цель нововведения — повысить прозрачность логистических цепочек, упростить контроль со стороны государства и снизить административную нагрузку на бизнес в долгосрочной перспективе.
Ключевой документ в новой системе — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Она подтверждает договор на перевозку, фиксирует состояние груза на каждом этапе и служит основанием для списания транспортных расходов. Все данные передаются в государственную информационную систему ГИС ЭПД в режиме реального времени.
Кто обязан работать с электронными документами
Требование распространяется на всех участников процесса: грузоотправителей, перевозчиков и грузополучателей. Не имеет значения, используете вы собственный транспорт или нанимаете стороннюю компанию — если есть перемещение груза, нужен электронный документ.
Процесс подписания выстроен последовательно.
- Сначала документ формирует и подписывает отправитель
- Затем перевозчик фиксирует приёмку груза
- После чего получатель подтверждает доставку.
- Каждый этап завершается квалифицированной электронной подписью соответствующей стороны.
Водитель, если он наёмный сотрудник, не подписывает документы лично. Ему достаточно иметь доступ к QR-коду, который предъявляется при проверке. Если же водитель — индивидуальный предприниматель, он подписывает накладные своей электронной подписью.
Электронный путевой лист: обязательно или по желанию
Здесь важно не запутаться. С 1 сентября 2026 года электронный путевой лист становится обязательным только для перевозок алкогольной и спиртосодержащей продукции. Для всех остальных категорий грузов его использование остаётся добровольным.
Тем не менее, переход на электронный формат рекомендуется даже там, где он не обязателен. Цифровой путевой лист автоматически фиксирует предрейсовый медосмотр, технический контроль и пробег автомобиля — это упрощает подтверждение расходов и снижает риски при проверках.
Оформление документа происходит поэтапно: диспетчер вносит общие данные, медработник подтверждает допуск водителя, механик — исправность транспорта. После подписания всех разделов информация автоматически передаётся в ГИС ЭПД, а водитель получает QR-код для работы в рейсе.
С чего начать переход на ЭПД
Первое, что нужно сделать — выбрать систему для работы с электронными документами. Если вы уже используете продукты 1С, логичным решением станет сервис 1С-ЭПД. Он интегрирован непосредственно в учётную систему, поэтому сотрудникам не придётся переключаться между разными программами или сайтами.
Далее потребуется оформить квалифицированные электронные подписи для сотрудников, которые будут работать с документами, и подключиться к аккредитованному оператору электронного документооборота. После этого — настроить внутренние процессы и провести тестовые отправки, чтобы отработать все этапы до старта обязательного периода.
Важно не откладывать подготовку на последний момент. Внедрение новых требований требует времени на обучение сотрудников, техническую настройку и отладку взаимодействия с контрагентами. Те, кто начнёт работу заранее, войдут в новый режим без простоев и ошибок.
Как работает сервис 1С-ЭПД
Сервис позволяет создавать, подписывать и отправлять перевозочные документы прямо из интерфейса 1С. Вы заполняете накладную или путевой лист как обычно, нажимаете «Подписать и отправить» — и документ уходит контрагенту через оператора ЭДО, одновременно дублируясь в ГИС ЭПД.
Получатель видит документ в своей системе, проверяет данные, подписывает своей электронной подписью — статус автоматически обновляется у всех участников. Для водителей предусмотрено мобильное приложение: можно сканировать QR-коды на погрузке, подтверждать этапы перевозки и подписывать документы касанием.
Стоимость сервиса зависит от объёма документооборота. Базовые пакеты начинаются от 6 рублей за документ при небольшом количестве отправок, при увеличении объёма цена снижается. Подключение занимает от двух до пяти рабочих дней и включает аудит текущих процессов, настройку системы, оформление электронных подписей и обучение сотрудников.
Помощь в переходе на ЭПД
Компания «Софт-Бизнес» помогает бизнесу перейти на работу с электронными перевозочными документами под ключ. Специалисты проводят аудит готовности, настраивают сервис 1С-ЭПД в вашей конфигурации, оформляют электронные подписи через «1С-Подпись», подключают мобильное приложение для водителей и сопровождают тестовые отправки.
Такой подход позволяет минимизировать риски и сосредоточиться на основной деятельности, пока технические вопросы решают эксперты. В результате вы получаете полностью работоспособное решение, соответствующее требованиям законодательства, и уверенность в том, что с 1 сентября 2026 года ваши перевозки будут оформляться легально, без штрафов и задержек.
Начать подготовку стоит уже сейчас: проверьте, какие документы вы оформляете, оцените потребность в электронных подписях и оборудовании, обсудите с контрагентами готовность к обмену ЭПД. Чем раньше вы включитесь в процесс, тем спокойнее пройдёт переход на новые правила.