Компания отгрузила древесину по договору, часть поставок уже принята, часть еще “в пути”, по некоторым ЭСД есть расхождения в объеме, были возвраты или корректировки. В бухгалтерии уже выставляют документы, а контрагент говорит: “у нас другие цифры”.
В такой ситуации важно проверить ФГИС ЛК и разложить все поставки по документам.
Сверка нужна не только бухгалтерии. Она важна логисту, специалисту по ФГИС ЛК и руководителю, потому что одна поставка по ФГИС ЛК может пройти через несколько связанных действий: выписан ЭСД+автоматический отчёт о списании, приемка с иной кубатурой, корректировка, возврат.
Если смотреть только на один документ, легко получить неверную картину.
Когда нужна сверка поставок
Сверку стоит проводить не только в конце периода. Так как в лесной отрасли нормативы постоянно ужесточают, сверка рекомендована в конце дня либо после поставки, в обычной операционной работе.
Например:
- при закрытии месяца;
- перед подготовкой УПД или другой первички;
- если контрагент спорит по объему;
- если были возвраты древесины;
- при завершении договора;
- перед внутренним аудитом или проверкой данных во ФГИС ЛК.
Главная задача сверки — понять, какой объем реально отгружен, какой принят, и какой объем не закрыт Покупателем и находится в пути. Что реально возвращено, и что требует корректировки. Так как цифры в ваших системах учета фактически могут не идти с отраженными во ФГИС ЛК.
Какие данные собрать перед сверкой
Перед сверкой лучше не открывать сразу десятки карточек подряд. Сначала нужно понять, какие документы участвуют в цепочке.
Перед сверкой лучше не открывать все карточки подряд. Сначала нужно понять, какие документы участвуют в цепочке.
Начните с договора или сделки во ФГИС ЛК. Проверьте стороны, период действия, вид древесины и общий объем. Затем соберите ЭСД, отчеты об отгрузке, отчеты о приемке, корректировки и возвраты.
Отдельно стоит посмотреть внутренние перемещения, если древесина двигалась между объектами компании и могла быть не передана контрагенту.
Важный момент: при оформлении ЭСД во ФГИС ЛК автоматически формируется отчет об отгрузке на объекте отправления с объемом который вы выписали в ЭСД. Если принятый объем отличается от отгруженного, во ФГИС ЛК вы можете оформить отчет о корректировке который обновить остатки на вашем складе на основе принятой кубатуры.
Как провести сверку по шагам
1. Выберите договор и период
Начните с договора или сделки: номер, контрагент, период действия, роль вашей компании.
Важно понимать, кто вы в конкретной операции: продавец или покупатель. От роли зависит, как читать объемы, возвраты и приемку.
2. Соберите все операции по сделке
По выбранному договору нужно отдельно выделить:
- отгрузки;
- приемки;
- поставки “в пути”;
- возвраты;
- ошибочные отправки;
- корректировки;
Не стоит сразу складывать все в один общий итог. Сначала операциям нужно дать статус. Иначе поставка в пути может попасть в закрытые поставки, а возврат — выглядеть как новая отгрузка.
3. Сравните отгруженный и принятый объем
Расхождение между отгрузкой и приемкой не всегда означает ошибку.
Возможные причины:
- приемка оформлена на другой объем ввиду недостачи;
- приемка еще не завершена;
- часть древесины находится в пути;
- древесина принята по другому виду или сортименту;
- мастер внес не те данные по объекту.
Поэтому сначала нужно понять природу расхождения, а уже потом исправлять документы.
4. Отделите поставки в пути
Поставки “в пути” нельзя смешивать с закрытыми поставками. Но также это сама частая причина расхождений:
ЭСД уже оформлен, отгрузка есть, но приемки еще нет. Для отправителя объем уже ушел, а для получателя он еще не закрыт приемкой во ФГИС ЛК, но акт приёмки выписан и направлен отправителю.
Рекомендовано проверять сразу статус закрытия Покупателем принятых по акту приемки машин в системе ФГИС ЛК.
5. Разберите возвраты
Возврат нельзя считать обычной новой поставкой.
Если древесина возвращается после приемки, этот объем должен уменьшать итог по сделке. При транспортировке возврата может оформляться ЭСД, а в отдельных случаях — отчет об отгрузке.
В сверке возвраты лучше показывать отдельно. Тогда видно не только сколько поставили, но и какой чистый объем остался по договору.
Удобная логика такая:
Чистый объем = принятый объем - возвраты ± корректировки
Но применять ее нужно аккуратно, с учетом роли компании и типа операции.
6. Проверьте корректировки
Если вы покупатель, проверьте поставки на наличие отклонений объема принятой древесины от объема отгруженной древесины без фактических на то оснований. Часто бывает что мастер приёмки ошибся при внесении данных. В таком случае обязательно оформляется отчет о корректировке. Во ФГИС ЛК корректировка делается на основании данных приемки.
Если объемы равны, система не позволит сформировать отчет о корректировке.
Для сверки это означает простое правило: если отгрузка и приемка не совпали, нужно проверить, была ли оформлена корректировка и как она изменила баланс.
Где чаще всего возникают ошибки
Обычно проблема не в одном большом сбое, а в нескольких мелких несостыковках.
Самые частые ошибки такие:
- приемка не оформлена, и поставка остается в пути;
- возврат учтен как новая поставка;
- корректировку забыли проверить;
- в сверку попали документы не за тот период;
- перепутаны роли продавца и покупателя;
- внутреннее перемещение не сопоставлено с приходом;
- ошибочные отправки попали в итог;
Как упростить сверку
Если поставок немного, сверку можно сделать вручную. Открыть договор, пройтись по ЭСД, проверить приемку, возвраты и корректировки.
Но когда за месяц десятки ЭСД, несколько контрагентов, перевозчики, возвраты и внутренние перемещения, ручная таблица быстро превращается в отдельную работу.
В такой ситуации удобнее смотреть операции через сводные отчеты.
ЛесСТАТ не отменяет работу во ФГИС ЛК, а помогает быстрее собрать картину по уже оформленным операциям: где отгружено, где принято, где есть возврат, корректировка или поставка без приемки.
Например, для сверки можно использовать несколько отчетов.
Отчет поставок по сделкам
Подходит, когда нужно проверить договоры и контрагентов. В отчете можно выбрать период и несколько сделок, увидеть отгруженный и принятый объем, поставки “в пути”, возвраты, корректировки, операции без данных о приемке и чистый объем по сортиментам.
Такой отчет удобен для руководителя, специалиста по ФГИС ЛК и бухгалтера: видно не только общий объем, но и проблемные места.
Отчет по поставкам с перевозчиками
Полезен, когда расхождения могут быть связаны с логистикой. В нем видны дата отправки и приемки, грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик, отправленный и принятый объем.
Отдельно можно смотреть поставки с разницей объемов более 15%, корректировки и ошибочные отправки. Это помогает быстрее понять, где проблема: в документах, приемке или перевозке.
Все эти отчеты можно выгрузить в Excel и передать бухгалтерии, руководителю или ответственному специалисту.
Мини-чек-лист перед закрытием периода
Перед тем как закрывать месяц или отправлять данные на сверку, проверьте:
- все сделки за период выбраны правильно;
- поставки “в пути” отделены от закрытых;
- отгруженный и принятый объем сверены по каждому договору;
- возвраты вычтены из итогового объема;
- корректировки проверены по отчетам приемки;
- внутренние перемещения сверены по отправлению и приходу;
- ошибочные отправки не попали в итоговый объем;
- итоги выгружены в Excel или сохранены для сверки с бухгалтерией.
Итог
Если поставок немного, сверку можно вести вручную. Главное — не ограничиваться одним документом и смотреть всю цепочку: договор, ЭСД, отгрузка, приемка, возврат, корректировка и внутренние перемещения.
Но при регулярных отгрузках, ручная сверка быстро превращается в поиск расхождений по разным разделам и таблицам. В таких случаях удобнее формировать отчеты по сделкам, перевозчикам и внутренним перемещениям автоматически.
В ЛесСТАТ можно собрать эти данные в одном интерфейсе и выгрузить результат в Excel для бухгалтерии или руководителя.
Подробнее о сервисе для отчетов и аналитике для лесопользователей вы можете посмотреть на сайте ЛесСТАТ.