Н.В. Артонкина, документовед, архивист
Секретари и помощники нередко работают с экселевскими и вордовскими файлами совместно с другими сотрудниками. Как отследить изменения, которые вносит в них тот или иной пользователь? Реально ли скрыть содержимое некоторых ячеек? Как сделать так, чтобы при необходимости человек не мог ничего менять в документе? Узнайте о доступных инструментах защиты информации.
Нередки случаи, когда в файле с большим количеством вычислений не работают какие-то формулы. Где кроется ошибка? Она может быть как в самой формуле, так и в формате данных, внесенных в ту или иную ячейку. Чтобы их проверить, потребуется время, которого у нас часто нет. А если над файлом работают несколько сотрудников, придется отслеживать, какие действия совершал в нем каждый пользователь. Используя простой инструмент, можно избавить себя от лишней головной боли и потери времени. Опция Проверка данных не только выяснит, что ввел тот или иной пользователь, но и не позволит ввести некорректную информацию.
Выделите те ячейки, где нельзя будет ничего вставлять. Затем на вкладке Данные выберите команду Проверка данных (рис. 1).
Откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений, выберите вкладку Параметры и нажмите ее. Появится выпадающий список с типами данных – отметьте те, что разрешают ввод информации в выделенных ячейках. Например, Дата. После MS Excel потребует указать начальную и конечную даты (рис. 2).
Вкладки Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке в диалоговом окне Проверка вводимых значений вы можете использовать как подсказки, которые помогут вам при заполнении ячеек.