Защита данных в MS Word: защита на изменение документа, кроме ввода данных в поля форм

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Секретари и помощники нередко работают с экселевскими и вордовскими файлами совместно с другими сотрудниками. Как отследить изменения, которые вносит в них тот или иной пользователь? Реально ли скрыть содержимое некоторых ячеек? Как сделать так, чтобы при необходимости человек не мог ничего менять в документе? Узнайте о доступных инструментах защиты информации.

Такую защиту устанавливают для того, чтобы обезопасить документы, которые имеют поля (самостоятельные, со своим кодом). Речь идет о шаблонах[1] писем и типовых договорах. Пользователь может вносить данные только в определенные поля – обычно с серой заливкой, но способы их выделения могут быть другими (рис. 1).

Рис. 1. Пример шаблона служебной записки с полями

Чтобы установить такую защиту, в области задач Ограничить форматирование выберите разрешенный способ редактирования – Ввод данных в поля форм (рис. 2).

Рис. 2. Способ редактирования Ввод данных в поля форм

_________________________________

[1]Создание таких шаблонов – тема для отдельной статьи. Мы не будем подробно останавливаться на этом.

Журнал "Секретарь-референт"