Н.В. Артонкина, документовед, архивист
Секретари и помощники нередко работают с экселевскими и вордовскими файлами совместно с другими сотрудниками. Как отследить изменения, которые вносит в них тот или иной пользователь? Реально ли скрыть содержимое некоторых ячеек? Как сделать так, чтобы при необходимости человек не мог ничего менять в документе? Узнайте о доступных инструментах защиты информации.
Файл с подобной защитой можно открыть исключительно в режиме Только чтение. В таком случае никто из пользователей не имеет возможности вносить нежелательные правки. Однако это тоже не панацея. Да, в текущую версию файла правки внести нельзя, но документ можно пересохранить под другим именем уже без пароля. Получается, чтобы полностью застраховать создаваемые данные, следует позаботиться об этой секретной комбинации.
Как установить пароль? Используйте команду Сохранить как. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в левом нижнем углу нажмите опцию Сервис и в выпадающем списке выберите Общие параметры (рис. 1).
Откроется новое диалоговое окно Общие параметры. В нем в поле пароль разрешения записи: введите секретную комбинацию и нажмите ОК. Затем MS Word попросит подтвердить пароль в соответствующем окне (рис. 2, 3).
Теперь сохранить изменения в текущей версии файла сможет только пользователь, знающий этот пароль (рис. 4).