На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, руководитель компании «Архив-63», эксперт по делопроизводству и архивному делу
Вопрос
В организацию пришел оформленный со стороны контрагента договор для дальнейшего оформления с нашей стороны. Сопроводительного письма нет. Где в таком случае поставить входящий штамп?
Ответ
Отметку о поступлении документа (штамп входящего документа, штрихкод и т.д. – в зависимости от используемой системы) ставят только на сопроводительных письмах. Если в компанию поступил документ, не являющийся письмом или копией приказа вышестоящего органа, не имеющий при этом сопроводительного письма, то этот документ не регистрируется, а передается напрямую исполнителю.
Чтобы подстраховаться, секретарь может снять копию с первого листа договора и попросить исполнителя расписаться на ней и проставить дату в знак того, что договор передан. Если есть возможность направить документ по электронной почте, то лучше так и сделать – факт отправки будет зафиксирован.
В Приложении № 12 к Примерной инструкции по делопроизводству* приведен примерный перечень нерегистрируемых документов. К ним относятся:
- анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;
- бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные);
- ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации;
- графики, наряды, заявки, разнарядки;
- документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата;
- конкурсная документация;
- научно-техническая и проектная документация;
- корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично»;
- печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты;
- поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты;
- прейскуранты;
- пригласительные билеты, приглашения;
- программы конференций, совещаний;
- рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты);
- учебные планы, программы;
- формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
Если эти документы поступают без сопроводительного письма, то регистрации не подлежат.
____________________________
* Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).