На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
В некоторых статьях Перечня 2019 встречается следующее примечание к сроку хранения «До минования надобности»: «Относящиеся к деятельности конкретной организации – Постоянно». К каким документам можно применить это примечание, если все нормативные правовые акты, к примеру, приказы вышестоящей организации с указаниями или муниципальный нормативный правовой акт общего назначения, в организацию присланы для сведения или по факту являются распечатанными копиями?
Ответ
Для верного установления срока хранения документа и его закрепления в номенклатуре дел необходимо ответить на три вопроса:
1. Какой именно вид документа (положение, инструкция и т.д.) и какая из статей Перечня 2019 максимально точно соответствуют ситуации?
2. Какова аутентичность документа: это подлинник или копия?
3. Насколько значима информация, содержащаяся в документе, для текущей (оперативной) деятельности организации и в перспективе?
Находим в Перечне 2019 документы, о которых идет речь в вопросе.
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения[1].
Копии нормативных правовых актов или иных аналогичных документов могут быть направлены в структурные подразделения организации (подведомственную организацию, филиал и т.д.) для ознакомления, исполнения или просто для сведения. На практике это значит, что если в структурное подразделение поступают копии указанных документов, то в номенклатуру дел подразделения копии таких документов должны быть включены, поскольку все служебные документы организации (и их копии) должны быть учтены и систематизированы.
Также включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[2].
Извлечение из Инструкции по применению Перечня 2019
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов.
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
В Примерной инструкции по делопроизводству[3] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.
Извлечение из Примерной инструкции по делопроизводству
8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. […]
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
[…]
ж) указание на копийность документов дела.
С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:
- номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;
- допустимо включать в номенклатуры дел копии нормативных правовых актов и использовать слово «копия» при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел организации;
- оценивать документ для определения его срока хранения нужно не только с позиции аутентичности (копия, оригинал), но и по значимости информации, содержащейся в нем.
Ситуацию, о которой идет речь в вопросе, можно отразить в номенклатуре дел следующим образом (Пример 3).
Может оказаться, что по завершении делопроизводственного года дело 02-04 не будет сформировано, поскольку документов, касающихся основной деятельности и значимых для организации, не поступит, а все копийные документы из вышестоящей организации были присланы «Для сведения», а значит, вошли в состав номенклатурного дела с индексом 02-05. Такая ситуация возможна и допустима.
_______________________________________
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2025.
[2] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
[3] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).