С началом новой рабочей недели, всех! 😊
Что-то захотелось написать про аутлук (Microsoft Outlook) и про то, как он изменил мою жизнь — и я перестал всё забывать. Думаю, эта информация будет актуальна и для тех, кто пользуется другими почтовыми клиентами. 📧
Думаю, почти все из вас, кто работает в офисе, пользуются почтой. Но я нередко вижу людей, у которых 1000 непрочитанных писем, или тех, кто не отвечает на письма в течение 24 часов.
Я считаю, что в современном мире так работать нельзя.
В обычном аутлуке есть вкладка «Календарь». 📅 Мой рабочий день организован на основе этого календаря. Я рекомендую поставить вид календаря — «Рабочая неделя». Так вы хорошо поймёте свою загруженность на собраниях в течение недели.
В этот же календарь нужно закладывать время на такие активности, как «подготовить отчёт», «ответить на запрос коллеги/начальника» и другие. Ровно на всё, что вы выполняете в рабочее время. Всё что вы записали в блокнот нужно при первой же возможности перенести в "Календарь".
Одновременно это будет служить и напоминанием, чтобы вы ничего не забыли. ✅
А теперь о главном. Когда вы пролистываете ленту писем (а делать это нужно не реже чем раз в час), и если на письмо требуется ответ от вас, но вы не можете дать его моментально — тут же ставьте себе «встречу» в календарь на ближайший свободный слот (благо это делается по щелчку правой кнопкой мыши на письме). 🖱️
Если позже появилось письмо, на которое требуется более скорый ответ, — ставим его на ближайший слот для разбора писем, а встречу для менее важного письма сдвигаем.
Как будто это и есть весь механизм.
Он позволяет не забывать про задачи и отвечать на письма максимально оперативно. ⏱️
И да, встречи, которые потенциально могут быть сдвинуты, желательно отмечать как «необязательные», чтобы при необходимости коллеги могли поставить собрание на этот слот. Или второй вариант — сделать свой календарь доступным всем (что я и сделал :-))
#timemanagement
